Uso de la firma digital para agilizar los contratos alimentarios

Cómo la firma digital está agilizando los procesos contractuales entre compradores y productores primarios (ganaderos, agricultores…)

En esta entrada te contamos como el uso de la firma digital para agilizar los contratos alimentarios, es decir, los procesos de compra venta entre compradores y trabajadores del campo.

Eres una empresa compradora y debes firmar un contrato marco con tu Productor Primario/Proveedor. ¿Cómo lo realizas? Imaginamos que si no cuentas con una solución de firma digital, es probable que uno de tus trabajadores se desplace a las diferentes explotaciones de los Productores Primarios para firmar los contratos marco.

Sin embargo, este proceso lejos queda de la comodidad que nos pueden dar herramientas de automatización y digitalización.

¿Lo vemos? Pasar de 15 min de gestión a 2 min es posible.

Proceso de firma digital del contrato alimentario para el comprador (cliente) con Docuten

Crear el contrato (pdf editable) en base a lo acordado con el Productor Primario.

¿Por qué un pdf editable?

Una de las infracciones más frecuentes es no incluir todos los campos obligatorios en el contrato, como es el caso del precio. Gracias a los pdf editables y a la configuración en Docuten como Fast Templates con campos obligatorios, todos los campos han de ser cubiertos previamente a su envío y firma.

De esta forma, el proceso de firma no se puede realizar si no está todo cubierto, y por ende, evitamos el riesgo de sanciones.

Subir el contrato a Docuten, guardarlo como una Fast Templates y configurar los campos obligatorios* / En el caso de contratar plantillas, la configuración de las Fast Templates y los campos editables, se haría desde Docuten.

¿Por qué son tan útiles las Fast Templates?

A la hora de crear un proceso de firma, en lugar de cargar cada contrato por cada proceso, podemos seleccionarlo directamente desde la carpeta “pendientes de firma”, en donde ya están configurados previamente como pdf editable con campos obligatorios. Esto agiliza mucho el proceso, ya que siempre tenemos la documentación necesaria a golpe de clic.

Subir su certificado digital para poder habilitar la firma automática para que vosotros, como compradores, no tengáis que intervenir en el proceso de firma.
Crear un proceso de firma y enviar el contrato a firmar al Productor Primario deseado.
Firma automática del contrato.
Una vez el contrato esté firmado por ambas partes, automáticamente Docuten se encarga de registrar el contrato en el Registro de Contratos Alimentarios de la AICA.
Docuten salvaguarda la documentación durante 4 años.

*No es necesario subir el contrato y configurarlo como Fast Templates, es decir, el comprador puede subir un contrato en formato pdf editable a un proceso de firma. La diferencia está en que las Fast Templates están alojadas en “documentos pendientes de firma” y se pueden configurar para que tengas campos obligatorios.

Tienes algunas preguntas, ¿verdad?

📌 ¿Qué es la firma automática?

📌 ¿Qué son las Fast Templates?

Proceso de firma digital del contrato alimentario para el productor primario

Previamente, si el comprador así lo desea, se le comunica al Productor Primario cómo se va a realizar el proceso a partir de ese momento
Una vez el comprador inicia el proceso de firma, al productor primario le llega una notificación de que tiene un contrato pendiente de firma, bien sea por email o por sms (a elección del comprador).
Abre el documento y firma el contrato siguiendo las indicaciones del punto 1.
Le llega una copia del contrato firmado por ambas partes de forma automática.

¿Cómo es todo el proceso de automatización?

Uso de la firma digital para agilizar los contratos alimentarios

¿Cómo sería el flujo de firmas?

El comprador usa la firma automática con su certificado digital, previamente subido o creado en la plataforma de Docuten.

El productor primario usa la firma avanzada: envío directo de solicitud de firma biométrica u OTP por email u sms.

¿Por qué recomendamos emplear firma biométrica por sms?

La firma biométrica es la firma digital más similar a la firma manuscrita, por lo que es posible que el firmante sienta menos fricción a la hora de firmar que si lo hiciese con otra tipología de firma. Por su parte, el sms es una herramienta con la que estamos familiarizados y sabemos usar prácticamente todos. Por la contra, quizás no están tan familiarizados con otras soluciones de mensajería instantánea, como puede ser el correo electrónico.

Como es de esperar, la elección de la tipología de firma, depende directamente del comprador.

💡 Firma biométrica: tipología de firma avanzada que funciona como una firma manuscrita y que recoge datos identificativos del firmante: presión, velocidad o aceleración del trato.

💡 Firma OTP (One-time-password): tipología de firma avanzada con contraseña personal y código temporal de un solo uso.

Experiencia para los agentes intervinientes

De cara al comprador, el proceso es muy limpio. Hay que hacer un esfuerzo inicial a la hora de recopilar el listado de los Productores Primarios en la plataforma de la AICA y crear los contratos.

Con todo, a pesar de este trabajo inicial en colaboración con Docuten, responsable de dar de alta a la los Productores Primarios y convertir los contratos en formato pdf editable, una vez esas cuestiones estén solventadas, lanzar un proceso de firma lleva escasos minutos.

Además, desde la plataforma, el comprador puede hacer seguimiento en tiempo real del proceso de firma, conociendo en todo momento su estado: abierto, rechazado, firmado… y todo ello queda reflejado en el documento de evidencias.

Por su parte, la experiencia de usuario para el Productor Primario es muy sencilla e intuitiva: abres la url del sms, seleccionas el contrato y firmas.