¿Cuál es el valor probatorio de un documento firmado electrónicamente?

🕔 8 min de lectura

Hoy en día, el uso de pruebas electrónicas en los procedimientos judiciales es cada vez más habitual. Estamos hablando de correos electrónicos, conversaciones de aplicaciones de mensajería y documentos firmados con firma electrónica, entre otros. 

A medida que avanza la tecnología, más tipos de pruebas electrónicas tienen valor probatorio. Lógico, ¿no?

Paralelamente, la ley se ha ido adaptando a estos avances para poder regular este tipo de pruebas. Hoy abordaremos el valor probatorio de la firma electrónica, centrándonos en la autenticidad, origen e integridad de los documentos. 

⚖️ ¿La firma electrónica tiene validez legal? 

Elemental, mi querido Watson 🕵️ 

La firma electrónica está plenamente reconocida en el Reglamento nº910/2014, conocido como  eIDAS. 

Por lo tanto, la firma digital tiene plena validez jurídica en todos los países de la Unión Europea.

🤔 Entonces, ¿de qué depende el valor probatorio de una firma electrónica?

La firma electrónica, dada la naturaleza y la tecnología empleada para su generación, nos va a garantizar la autenticidad y la integridad del documento. Con todo, su fuerza probatoria y efectos jurídicos  dependerán del tipo de firma electrónica utilizada, de la tecnología empleada para generarla y de la entidad encargada de ofrecerla. 

De acuerdo con los factores comentados antes podemos distinguir 3 niveles de firma. Véamos: 

Simple: 

Esta tipología no está expresamente recogida en el Reglamento eIDAs, pero se infiere por la distinción que hace el reglamento entre firma electrónica, firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada.

Por definición, son «los datos en formato electrónico anexos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar».

Es una solución fácil y rápida, pero su calidad probatoria puede ser muy débil y pueden negarse sus efectos en caso de que la tecnología utilizada para la firma no sea suficientemente segura, no garantice la identidad del firmante o sea fácilmente reproducible. 

Con todo, aún percibiendo cierta debilidad, usando este tipo de firma y, de conformidad con el eIDAS, no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.

Avanzada:

La firma electrónica avanzada está recogida en el Reglamento eIDAS y cumple con los siguientes requisitos:

• Estar vinculada al firmante de manera única
• Emitir la identificación del firmante
• Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo. 
• Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación es ulterior de los mismos sea detectable. 

Esta tipología de firma tiene una mayor fuerza probatoria que la firma simple debido al modo en el que se realiza.

Cualificada:

La firma electrónica cualificada está también recogida en el Reglamento eIDAS. Comparte todas las características de la firma electrónica avanzada, ya que también está vinculada al firmante de forma única e intransferible y ligada al documento, de tal manera que no pueda alterarse posteriormente. 

La diferencia es que, a mayores de lo ya comentado, debe basarse en lo siguiente:

• Un certificado electrónico cualificado que valida la identificación del firmante de forma inequívoca, el cual debe ser expedido por una Autoridad de certificación (Prestador de Servicios de Confianza) como es el caso de Docuten, lo que repercute en que sea un método muy seguro y completo
• Debe crearse mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas. Se trata de dispositivos físicos en el que se genera y almacena un Certificado Digital Cualificado, de forma única, sin que existan más copias de él, y sin que sea posible exportar o extraer, por ningún medio, la clave privada del certificado. Los Dispositivos Seguros de Creación de Firmas (QSCD) existentes en la actualidad, son:
  • Smartcard (por ejemplo el DNI electrónico)
  • Token USB.
  • HSM (Hardware Security Module).

Este tipo de firma otorga el mismo valor que una firma manuscrita. De esta manera, una firma electrónica cualificada basada en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro será reconocida con este mismo nivel en todos los demás Estados miembros.

Cabe destacar que en Docuten, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC), emitimos certificados cualificados con los que podrás firmar documentos con firma digital y que los mismos sean reconocidos legalmente en otros Estados miembros.

💡¿Quieres saber más sobre las tipologías de firma? Clica aquí 

🕵️ ¿Quién demuestra la autenticidad de la firma electrónica en caso de impugnación?

Frente a la impugnación de un documento suscrito con firma electrónica, un informe pericial informático demuestra tanto la identidad de los firmantes (autenticidad), como la no manipulación de los datos (integridad del contenido). 

Con todo, encontramos especificaciones por tipo de firma: 

Simple

En caso de que se impugne su autenticidad, será la parte que la ha presentado quien deberá demostrar su autenticidad y fehaciencia.

Avanzada

En caso de que se impugne su autenticidad, será la parte que la ha presentado quien deberá demostrar su autenticidad y fehaciencia. Podemos recurrir a un perito caligráfico para demostrar que, en función a los datos recogidos por nuestra plataforma,  en efecto esa persona lo ha firmado. 

Cualificada

Se otorga el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita, es lo que se conoce como principio de equivalencia funcional.

De acuerdo con la regulación española, cuando se impugna la autenticidad de la firma electrónica cualificada, la carga de la prueba se invierte, es decir, es la persona que cuestiona la autenticidad de la firma la que deberá probar la veracidad de la misma.

✍ ️ Tipos de firma digital y casos de uso. Recomendaciones. 

Como ya hemos visto, cada tipología de firma tiene su nivel de seguridad. Esto no quiere decir que únicamente tengamos que usar la firma cualificada, ¡nada más lejos de la realidad! Si no que debemos tener en cuenta qué tipo de documento queremos firmar y el grado de seguridad que queramos otorgarle. 

Firma simple

Lo habitual es que la firma simple se use para transacciones de escaso valor o riesgo, como las condiciones generales de una web o para validar los días de vacaciones de un trabajador.

Firma avanzada

• Biométrica: la firma biométrica se recomienda tanto para casuísticas presenciales como a distancia. El caso de uso más típico es la firma de documentación comercial, como ofertas o contratos. El firmante, una vez recibida la petición de firma, realizaría un trazo biométrico sobre un dispositivo táctil (smartphone/tablet) y el documento quedaría válidamente firmado con la firma digital.

• OTP: Este tipo de firma digital es uno de los más utilizados por nuestros clientes para la firma de, por ejemplo, documentación de índole laboral. En concreto, una de las situaciones que más se produce es su uso bajo la dispersión geográfica de sus empleados, ya que la firma con OTP resulta especialmente eficiente. 

Firma cualificada

Aún siendo la tipología de firma electrónica con el mayor nivel de legalidad, es la que tiene menor usabilidad debido a la necesidad de tener un certificado cualificado expedido por un prestador cualificado de servicios de certificación auditado. 

Este tipo de firma es muy útil para firmar contratos de riesgo o contratos mercantiles de gran relevancia.

Funcionalidades de Docuten 🔝

Y por si todo esto no fuese suficiente, aparejado a nuestro programa de firma electrónica, en Docuten tenemos funcionalidades propias muy útiles a nivel legal. Te lo contamos:

Sello de tiempo

El sello de tiempo es un mecanismo que garantiza la no alteración de los datos asociados al documento firmado con firma electrónica: fecha, hora y lugar de realización de la firma, la dirección de correo del emisor del documento de la firma, la dirección del correo del firmante…

Aporta un valor extra, por lo que lo añadimos para darle más validez legal a la firma digital.

Documento de evidencias

O lo que es lo mismo, la prueba de todo lo que ha sucedido sobre el documento, es un informe que recoge todos los cambios que ha sufrido el documento (apertura, firma…), la fecha y hora en la que estos se han producido, la IP y el navegador desde el que se ha generado y un largo etc.

¿Por qué es tan útil? 

• Toda esta información te permitirá demostrar que el proceso de firma ha tenido lugar y evidenciará la identidad del firmante a modo de prueba en un litigio.
• Este documento se erige como un certificado firmado por Docuten en virtud de nuestra figura como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza.
• Puedes descargarlo en cualquier momento.

Herramienta de verificación forense

Para reforzar todavía más la fortaleza de nuestra firma biométrica, en Docuten contamos con una herramienta de verificación forense para su potencial uso por parte de un perito calígrafo en un litigio.

La herramienta de verificación permitirá realizar comparaciones en los distintos aspectos de la firma, desde la presión, la velocidad o el tiempo, hasta un vídeo de cómo se ha realizado cada firma. Además, mediante un algoritmo la herramienta realiza un análisis del que se obtiene un porcentaje de coincidencias.

👋 C’est fini

Una de las mayores ventajas de utilizar la firma electrónica frente a la manuscrita es que garantiza la trazabilidad de todo el proceso de firma del documento.

Desde que se crea el documento hasta que se envía y se firma, en todo momento tienes información en tiempo real de los cambios que este va sufriendo. Toda esta información es fundamental como evidencia probatoria de quién y cómo ha firmado el documento en cuestión.

Asimismo, la comodidad que otorga disponer siempre del documento original en la nube de Docuten, pudiendo realizar las comprobaciones necesarias de manera cómoda y a golpe de click es otro de sus puntos fuertes frente a la firma de documentación de forma manuscrita.

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