¿Cuáles son las diferencias entre un certificado digital y firma digital?
Iria Prol
La similitud entre ambos conceptos hace que, en muchos casos, confundamos sus significados y los utilicemos de forma errónea.
Por ello, antes de analizar en detalle las diferencias que los separan, es interesante definir qué es cada uno de ellos y cómo podemos emplearlos.
Qué es un certificado digital
El certificado digital es una certificación o documento electrónico expedido por una Autoridad de Certificación (FNMT).
El mismo vincula a una persona con una clave pública, confirma su identidad y le permite realizar trámites por internet, entre otros, firmar digitalmente sus documentos.
Qué es una firma digital
La firma digital es un mecanismo criptográfico que, aplicado a un documento electrónico, permite al receptor identificar al firmante y saber a ciencia cierta que el documento es el original y que, por tanto, no ha sido alterado.
Con la firma digital podrás firmar digitalmente y de forma legal sin necesidad de disponer de un certificado digital expedido por la autoridad citada anteriormente.
Diferencias básicas entre certificado digital y firma digital
El certificado digital se genera a través de una Autoridad de Certificación. Este proceso requieres la identificación, autenticación y validación, ya que el certificado se asocia a la identidad de una persona. Por su parte, la firma digital es un código que se crea a la hora de firmar un documento para que no pueda ser alterado.
Así, el certificado digital identifica al titular ya que es una acreditación y la firma solo identifica al firmante de un documento en concreto y puede basarse o no en un certificado digital.
Paralelamente, mientras que el certificado digital tiene que ser expedido por una Autoridad de Certificación (FNMT), la firma digital se realiza a través de un tercero de confianza que posibilita la firma de documento de forma legal y segura.
Diferencias entre certificado digital y firma digital a nivel usuario
A diario, nuestro equipo comercial se encuentra con empresas que les indican que ya tienen implementada una solución de firma digital, rechazando cualquier tipo de información de lo que ofrecemos.
A veces, a pesar de la negativa, conversamos un ratito más.
Es entonces cuando nos percatamos de que, en muchos casos, los interlocutores con los que solemos hablar (sobretodo cargos de RRHH) confunden ambos términos.
Hablan como si disponer de una solución integral de firma digital, fuera sinónimo de tener de certificado digital para usar en el departamento de RRHH.
Estas son algunas de las frases que más hemos escuchado últimamente:
- “Si utilizo la solución integral de Docuten, no podré emplear mi certificado de empresa”.
Claro que podrás 🤗 El certificado digital es una de las posibilidades que ofrecemos en Docuten para firmar digitalmente. Si ya dispones de uno, tendrás dos opciones:
- Subir tu certificado digital a la nube de Docuten para firmar tu documento con un simple click, realizando una firma en la nube.
- Emplear el certificado que tienes alojado en tu ordenador, efectuando una firma en local.
- “Ya puedo firmar digitalmente los documentos que envío a mis trabajadores con mi certificado”
Claro que puedes enviárselos firmados pero…
¿ellos pueden hacerlo también digitalmente o tienes que esperar a que se pasen por la oficina a firmar? ¿o quizás tengas que enviárselos a su casa por mail/correo postal y que te los devuelvan firmados de forma manuscrita?
Disponer de una solución integral permite que no solo la empresa pueda firmar digitalmente con su certificado digital. Los trabajadores también podrán hacerlo con las diversas tipologías de firma de Docuten.
Todas nuestras firmas están amparadas en el reglamento eIDAS (que regula la firma electrónica y reconoce la validez de la firma digital en la UE).
- “Algunos de mis empleados utilizan su certificado digital a través del DNIe para firmar los documentos que le envío”.
Puede que algunos lo hagan pero…¿se trata de la mayoría o más bien de casos excepcionales? ¿les has preguntado si les resulta cómodo y sencillo?
Disponer de una solución integral de firma digital hará más fácil la vida a tus empleados (tanto internos del departamento de RRHH como el resto de la plantilla).
¿Qué tipos de firma puedo usar en docuten?
Podrás utilizar en el proceso de firma, la tipología que mejor se ajuste a tus necesidades y a la naturaleza de la documentación a firmar:
- Firma con OTP: para que tus trabajadores firmen electrónicamente un documento, por ejemplo, sus contratos laborales en remoto.
- Con certificado: ¿quieres firmar los documentos automáticamente desde RRHH?. Podrás utilizar tu certificado digital para efectuar una firma electrónica cualificada en la nube o una firma en local.
- Firma biométrica: para que tus trabajadores firmen su fichaje de entrada de manera presencial o su modelo 145 desde su propia casa
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- ¿Qué es la firma digital?
- Tipos de firma digital y su legalidad
- Casos de uso en tu departamento
- Ventajas de la firma digital
Para los más curiosos, profundizamos en ambos conceptos
Ya hemos visto las diferencias a grandes rasgos entre certificado digital y firma digital, pero vamos a ir más al detalle para dar por zanjadas todas las dudas.
Más información sobre el certificado digital
En el caso del certificado, lo más importante a destacar es que, en la mayoría de los casos, se requiere acudir presencialmente a la autoridad indicada para verificar la identidad y que el mismo pueda ser expedido. Solo en casos aislados se puede obtener un certificado electrónico online, como es el caso de Docuten 😉
El certificado puede ser de dos tipos: certificado digital de persona física o certificado digital de persona jurídica.
El certificado puede ser instalado en el navegador o empleado a través de un dispositivo cualificado de creación de firma (Tarjeta criptográfica como el DNI electrónico; USB criptográfico; o HSMs, que son servidores criptográficos
Al emplear este tipo de dispositivos, si contamos con un certificado cualificado emitido por una Autoridad de certificación, como la FNMT, obtendremos una firma electrónica cualificada (antiguamente conocida como firma electrónica reconocida), recogida en el Reglamento eIDAS, y que cuenta con mayores niveles de garantías legales y de seguridad.
¿Cómo obtengo mi certificado digital cualificado con Docuten?
Hemos obtenido la autorización para la utilización de los métodos de identificación remota por vídeo para la expedición de certificados electrónicos cualificados.
Es decir, podemos emitir certificados cualificados de firma digital de manera remota a nuestros clientes.
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Más información sobre la firma digital
En el caso de la firma digital, la misma se puede utilizar para firmar electrónicamente un documento con total validez legal. Esto sin necesidad de expedir un certificado emitido por una Autoridad de Certificación. Basta con disponer de un proveedor de firma digital que esté reconocido como Prestador Cualificado de servicios de confianza, para poder emplear tipologías de firma con el mayor reconocimiento legal bajo el cumplimiento del Reglamento eIDAS.
Más información sobre la firma con certificado digital
Como acabamos de ver, una de las firmas que puedes usar en Docuten es la firma con certificado.
Este tipo de firma posibilita la utilización de certificados digitales emitidos a nombre del firmante y que permanecen alojados, de forma segura, en el almacén de certificados de Docuten.
Si ya cuentas con un certificado digital, puedes usarlo sin ningún tipo de inconveniente en nuestra plataforma para firmar tus documentos.
En caso de no ser así, Docuten, como Prestador de Servicios Cualificado, emite certificados digitales con plenas garantías legales.
Llegados a este punto puede que tus dudas se hayan disipado
Quizás respondiendo a las siguientes preguntas podrás hacerte una idea de hasta qué punto podrías necesitar una solución de firma para agilizar tus procesos administrativos:
- ¿Tus trabajadores pueden firmar su documentación laboral de manera digital desde su domicilio?
- ¿Puedes recibir la información firmada por ellos a tiempo real?
- En caso de que acudan al centro de trabajo, ¿puedes recoger su trazo biométrico digitalmente sin tener que imprimir y escanear el documento laboral que requieran firmar?
En caso de que hayas contestado negativamente a las preguntas anteriores, ¿podrías decirnos si el proceso de firma es una tarea tediosa que consume grandes cantidades de tiempo en vuestro departamento?
Te ayudamos a escoger la mejor solución
Como ves, aunque estén relacionados, existen diferencias entre certificado digital y firma digital, siendo uno una herramienta para poder realizar el otro, como la firma electrónica con certificado digital.
En Docuten trabajamos para ofrecerte la solución más adecuada a tus necesidades, siempre de forma segura y legal. Si quieres más información sobre la firma digital o conocer más en profundidad la legalidad sobre la firma electrónica cualificada, la firma en la nube o sobre la firma electrónica con certificado digital, no dudes en cerrar una reunión de tan solo 15′ con nuestros expertos o rellena el siguiente formulario, sin compromiso. Estamos encantados de poder ayudarte a convertir tu empresa en una empresa sin papel.
