DeCA obligatorio: La digitalización del documento de control administrativo entra en su recta final

El 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo en el transporte por carretera deja de admitir el papel: su formato digital pasa a ser obligatorio. Las empresas de transporte, cargadores y operadores logísticos que aún no hayan adaptado sus procesos disponen de un margen cada vez más ajustado para hacerlo.

Este artículo resume, a partir del texto oficial publicado en la Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE A-2026-12784), qué exige exactamente la norma y cómo prepararse antes de que el plazo expire.

Qué es el DeCA y por qué te afecta

El Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) es la versión digital del documento de control exigible en el transporte público de mercancías por carretera, regulado en la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre. 

La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, estableció que este documento debe ser necesariamente digital. La Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784), es la que concreta las características técnicas que deben reunir tanto los documentos electrónicos como los sistemas informáticos que los generan. Esta resolución sustituye y deja sin efecto la anterior de 22 de mayo de 2023.

La fecha límite para la digitalización obligatoria es el 5 de octubre de 2026.

A quién aplica

La obligación afecta a los transportes interiores, definidos como aquellos que tienen su origen y destino dentro del territorio español y que, como regla general, discurren íntegramente dentro de este. Las operaciones de cabotaje por territorio español están incluidas en esta obligación.

Quedan fuera del ámbito de dicha obligación los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio español, ya que estos seguirán empleando los documentos de control establecidos en los convenios internacionales suscritos por España.

La obligación de conservación recae tanto en el cargador contractual como en el transportista efectivo en el caso de mercancías, así como en las empresas transportistas en el caso de viajeros.

Requisitos técnicos del DeCA

La resolución detalla las características que debe reunir el documento electrónico:

• PDF nativo digital (máximo 5 MB): el DeCA debe generarse transformando los datos estructurados de la aplicación en un documento legible. No son válidos los ficheros obtenidos escaneando un documento en papel ni las imágenes digitalizadas. La fecha y hora de creación y de modificación deben constar como metadatos del propio PDF.
• Código QR obligatorio: cada PDF debe incluir un código QR con la dirección web (URL) única y específica del documento. Ese código QR puede tenerse disponible, además, como fichero independiente.
• URL de descarga directa y segura: la dirección web debe utilizar protocolo HTTPS bajo estándar TLS 1.2 o superior. Al invocarla, debe producir la descarga directa del PDF, sin solicitar credenciales, sin autenticación y sin botones u otros elementos que impliquen una interacción manual.
• Disponibilidad del enlace: la URL debe permanecer activa durante todo el servicio de transporte. Transcurridos siete días naturales tras la finalización del servicio, se podrá desactivar la opción de descarga.

Qué deben cumplir las aplicaciones informáticas

Además de las características del documento, la resolución establece requisitos para el software que gestiona los DeCA:

• Debe contemplar, como mínimo, los datos previstos en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 (cargador contractual, transportista efectivo, origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía, etc.).
• Debe transformar esos datos en el fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio, registrando la fecha y hora de creación, así como la de cualquier modificación posterior.
• Debe almacenar los ficheros en un repositorio que garantice su disponibilidad para la descarga en las inspecciones de carretera. El dominio del repositorio es libre y no requiere comunicación previa a la administración.
• Cada fichero almacenado debe tener una URL única y específica.

La copia para el conductor

Una vez generado el DeCA, y siempre antes del inicio efectivo del servicio, debe entregarse una copia al conductor para que la lleve a bordo del vehículo. Esta copia puede ser:

• Una copia electrónica que pueda mostrarse en un dispositivo móvil, o
• Una copia impresa en papel.

En ambos formatos, la copia debe contener el código QR. En una inspección, el conductor puede presentar el DeCA con el código QR o, en su defecto, únicamente el código QR.

Las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa no tienen validez: la única forma admitida para modificar un DeCA es la establecida en la propia resolución.

Modificaciones durante el servicio

Si durante el transporte se necesita modificar o actualizar los datos del DeCA, la norma contempla dos vías:

1. Modificar el PDF existente: se añaden los nuevos datos y el motivo del cambio, y se conservan los datos antiguos indicando claramente que ya no son válidos. Al mantenerse el mismo PDF, la URL y el código QR no cambian.
2. Generar un nuevo PDF: se crea un documento nuevo con todos los datos, lo que implica una nueva URL y un nuevo código QR. En este caso debe conservarse el fichero original a efectos de trazabilidad.

En ambos casos, el conductor debe recibir la versión actualizada.

Agrupación de varios envíos en un mismo DeCA

Es posible consignar varios servicios en un único DeCA, siempre que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos. En ese caso, deben identificarse con claridad los datos de cada envío individual (origen, destino y naturaleza y peso de la mercancía). La secuencia en que aparecen los envíos no implica ningún orden de ejecución.

La firma electrónica: cuándo interviene

Conviene aclarar un punto sobre el que existe cierta confusión. La firma no es un requisito para la validez del documento de control administrativo: ni la Orden FOM/2861/2012 ni la normativa de hojas de ruta exigen firma para la validez del documento.

La resolución únicamente regula qué características debe tener la firma cuando se decida firmar el documento, algo que ocurre cuando el DeCA se utiliza también con una finalidad contractual (por ejemplo, como prueba de entrega). En esos supuestos, deberá emplearse como mínimo una firma electrónica avanzada (AdES) conforme al Reglamento eIDAS (UE 910/2014). También son válidas las firmas electrónicas cualificadas (QES).

Conservación de los documentos

Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año. Pueden hacerlo en el mismo repositorio o en repositorios independientes. Si una de las partes genera el documento, es suficiente con que la otra pueda descargarlo durante ese periodo.

La excepción eFTI

La resolución contempla una excepción: si los datos exigidos por el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 se gestionan y presentan bajo el esquema del Reglamento (UE) 2020/1056 (Reglamento eFTI) y sus reglamentos de desarrollo, no será necesario presentar el DeCA en la forma descrita en la resolución.

Cómo Docuten te ayuda a cumplir con la normativa

Docuten, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC) conforme al Reglamento eIDAS, cubre los requisitos que establece esta resolución y añade funcionalidades diseñadas específicamente para la operativa del transporte:

• Visibilidad de los portes: pantalla de inicio con los portes más recientes, mostrando estado, fecha y matrícula, y agrupados por lote.
• Acceso rápido en carretera: el transportista accede al código QR de forma ágil durante un control y puede seguir visualizándolo aunque su dispositivo móvil no tenga conexión a internet.
• Gestión de entregas por lotes: posibilidad de agrupar los portes en un mismo lote para facilitar la gestión del chofer y su carga.
• Generación conforme a la norma: creación de PDFs nativos digitales con código QR y URL de descarga directa, con registro de los metadatos de creación y modificación.
• Firma electrónica avanzada y cualificada: para los casos en que el documento cumple una finalidad contractual, integrable con el ERP o TMS existente a través de API.
• Firma masiva: firma biométrica masiva para todos los portes de un mismo lote, evitando la firma documento a documento.
• Confirmación de entrega: cierre de la entrega mediante fotografía de la mercancía descargada cuando el destinatario no puede firmar.

No esperes al último momento

El marco técnico del DeCA ya es definitivo y la fecha de obligatoriedad se aproxima. Adaptar los sistemas, validar el software y formar a los equipos requiere tiempo, y quienes se anticipan evitan tanto el riesgo en inspección como las prisas de última hora.

Si quieres una demo o deseas más información sobre cómo Docuten puede ayudarte a cumplir con el DeCA, contacta con nosotros en docuten@docuten.com