Digitalización administrativa en el sector hortofrutícola

Sector hortofrutícola: casos de uso de la digitalización administrativa

El sector hortofrutícola, por muy tradicional que pueda parecer, no se queda atrás en la implantación de soluciones digitales tanto dentro como fuera del campo.

El uso de tecnología ha impulsado los procesos administrativos, lo que ha permitido un ahorro en tiempo y recursos y permite a las empresas centrarse en actividades de mayor valor.

En esta entrada veremos algunos ejemplos de digitalización administrativa en el sector hortofrutícola

Registro de Contratos Alimentarios

El sector hortofrutícola es uno de los más afectados por de la normativa del Registro de Contratos Alimentarios de la AICA. Esto se debe a la propia casuística y operativa del sector:

❌ Es complicado determinar el precio antes de la entrega de mercancía, ya que se establecen una serie de parámetros para fijarlo: cantidad, calidad, dulzura, tamaño… No es hasta el momento en el que compras la mercancía hasta que reflejas el precio de compra, lo que implica formalizar un contrato marco y posteriores anexos/modificaciones con el precio.

❌ Diferentes centros de trabajo y explotación.

❌ Entregas semanales, incluso diarias, con la respectiva documentación asociada.

❌ Es habitual contar con diferentes proveedores, cada uno con un contrato y documentación mercantil vinculante, además de tener que dar de alta a todos ellos como Productores Primarios en la Plataforma de la AICA.

❌ Necesidad de contar con un contrato marco con las especificaciones necesarias relacionadas con el precio e incluyendo todos los datos indicados por ley.

❌ Subir manualmente los contratos, modificaciones y adendas a la plataforma de la AICA.

❌ Salvaguardar la documentación durante 4 años, con la posibilidad de extravío.

¿Cómo puede ayudar Docuten a la parte compradora?

✅ La empresa hortofrutícola ha de establecer un o varios contratos marco para enviar a sus Productores Primarios. Docuten puede configurar estos contratos (pdf) con campos editables y los sube a Docuten con indicaciones previas del cliente (campos obligatorios).

✅ Salvar las distancias: firma digital y en remoto.

✅ El comprador, es decir, la empresa hortofrutícola, lanza los procesos de firma de contratos mercantiles desde la plataforma de Docuten invirtiendo escasos minutos. Estos contratos se encuentran alojados en la plataforma de como Fast Templates.

✅ Las Fast Templates son especialmente útiles porque el comprador siempre las tiene “a mano” para su envío, además de que están configuradas con campos obligatorios, por lo que no se podrá enviar el contrato de no estar cumplimentados.

✅ Te ayudamos a dar de alta a los Productores Primarios en la AICA.

✅ Una vez los contratos están firmados por ambas partes: Importación automática y continua de contratos, modificaciones y anexos en el RCA de la AICA.

✅ Custodia y almacenamiento durante 4 años acorde a las exigencias legales.Envío al cliente del justificante de registro de contratos, modificaciones y anexos en el Registro de Contratos Alimentarios.

Hagamos una comparativa entre hacerlo de forma manual y de forma digital.

Firma de contratos y documentación laboral con temporeros/as

Con la solución de firma digital, podrás agilizar la contratación de temporeros o de cualquier otro trabajador de tu compañía. Con nuestra plataforma, podrás enviar documentos a firmar a distancia en pocos minutos. Veamos un ejemplo:

Por un lado, tenemos a una empresa hortofrutícola ubicada en su sede central de Almería.

Por otro, el trabajador se ubica en uno de los 10 campos de trabajo de la empresa, que se encuentran a más de 60km de la central.

Teniendo en cuenta la distancia geográfica y la cantidad de trabajadores repartidos por los distintos centros de trabajo, para agilizar la contratación, la empresa envía a cada uno de los trabajadores y trabajadoras el contrato de trabajo a firmar digitalmente.

¿Cómo es el proceso?

La automatización del proceso de firma de contrato comienza con la formalización del mismo entre empresa y temporero.

El responsable de RRHH de la empresa entra en la plataforma de Docuten e inicia el proceso de firma. En este momento, puede añadir adjuntos, como puede ser el documento relativo a la ley de protección de datos.

A posteriori, añade los datos identificativos de las personas que firmarán el documento y la tipología de firma que empleará cada uno. Recomendamos el uso de firma automática para el representante de la empresa y Firma OTP para el trabajador/a.

El trabajador o trabajadora recibirá una notificación de un documento pendiente de firma.

Finalizado el proceso de firma, se envía una copia del documento firmado a ambas partes y se salvaguarda en la plataforma de Docuten.

Gestión de entrega de EPIs

Al igual que con la gestión de documentación laboral, con la solución de firma digital podrás agilizar la firma de documentación laboral de tus trabajadores, como la entrega de EPIs y firma de documentos relativos a esta entrega.

Desde Docuten podemos configurar el documento de entrega de EPIs como una plantilla PDF editable y alojarla como Fast Templates en la plataforma, lo que permitirá tener siempre disponible la plantilla en “documentos pendientes de firma”.

Una vez hecho esto, tras la entrega de los EPIs, el responsable de PRL o RRHH abrirá, en su tablet, la app de Docuten y hará clic en documentos pendientes de firma, donde ya tendrá disponible el documento. Abre el documento y, junto al trabajador, se marcan los EPIs entregados. Una vez hecho esto, el trabajador firmará con firma biométrica y el documento quedará almacenado en la cuenta de Docuten del cliente.

¡Así de sencillo!

Documentación PRL que debes gestionar en tu empresa

Facturación electrónica

Es un aspecto crucial de la digitalización administrativa de cualquier sector. La posibilidad de generar, enviar, recibir y almacenar facturas en formato electrónico en lugar de en papel, presenta numerosas ventajas:

Eficiencia y reducción de errores
Ahorro de tiempo y costos
Trazabilidad y control
Cumplimiento regulatorio
Impacto ambiental