Mejora la gestión de tu departamento comercial gracias a la digitalización
Andrea Fernández
Las reuniones por videoconferencia, el teletrabajo y la gestión del trabajo en remoto son ya parte del día a día de muchas empresas desde hace meses. Sin embargo, la transformación digital de las empresas, o digitalización de procesos, todavía es algo muy reciente en muchos casos, por lo que todavía queda mucho trabajo por hacer.
La digitalización de todos los departamentos de la empresa es esencial para el correcto funcionamiento de la compañía; todas las piezas deben estar alineadas y en sintonía para obtener mejores resultados con la mayor eficiencia posible.
Digitalización del equipo comercial
El departamento comercial es uno de los más relevantes para las empresas, por ser precisamente quien se encarga de captar nuevos clientes para obtener beneficios. Por ello, la digitalización del equipo comercial es una necesidad en estos tiempos de teletrabajo.
Una de las herramientas que mejor funciona para la digitalización del equipo comercial es la automatización de procesos, como la factura electrónica y firma digital. Gracias a ellas, se puede conseguir la digitalización de procesos como la gestión de proveedores y clientes.
Beneficios de la digitalización de procesos
La digitalización de procesos trae consigo grandes beneficios:
Mejora la relación con tus clientes
En ocasiones, si el trámite para poder dar de alta un nuevo cliente es demasiado engorroso, o incluso es necesario que este se traslade para poder firmar un contrato, su percepción de la empresa será negativa. En cambio, si desde el principio se agilizan los documentos que el cliente debe firmar, pudiendo hacerlo desde la comodidad de su casa u oficina, su percepción será positiva.
Dedica menos tiempo al papeleo y más a la búsqueda de nuevos negocios
Cuando el volumen de trabajo administrativo es muy elevado, se puede perder tiempo en realizar tareas que distraen del principal objetivo: conseguir nuevos clientes y cuidar la relación con los que ya se tiene.
La automatización de procesos como la firma digital de documentos y su almacenaje automático, permiten ahorrar costes y tiempo para invertirlos en alcanzar los objetivos empresariales.
Cierra contratos desde donde quieras en cuestión de minutos, tanto de forma presencial como a distancia
La firma digital permite firmar documentos tanto a distancia como de forma presencial. Cuando la firma de contratos se realiza de forma presencial, la firma biométrica sobre una tablet supone una mayor comodidad tanto para el trabajador como para el cliente, permitiendo ahorrar una gran cantidad de papel.
Ya sea de una u otra forma, tener un documento firmado será cuestión de segundos.
Usos de la firma digital en el departamento comercial
Cualquier documento puede ser firmado digitalmente a través de la firma digital de Docuten. Sin embargo, estos son algunos de los casos de uso más comunes del departamento comercial:
- Ofertas de clientes
- Nuevos contratos (altas de nuevos clientes)
- Cotización de ofertas
- Propuestas de ventas
- Acuerdos de socios
- Renovaciones
- Firma de mandatos
- Documentos de préstamo
- Recibís
- Órdenes de traslado
Nuestros clientes nos avalan
Firma de contratos comerciales in situ
Alquiber necesitaba agilizar el proceso de firma de documentos como contratos de arrendamiento de vehículos, «recibís», órdenes de traslado, etc.
Por ello, implantaron una solución de firma biométrica app. De este modo todos los contratos comerciales son firmados a través de tablets, in situ, gracias a la solución de Docuten
Distintas necesidades por departamento
Global Omnium observaba una baja eficiencia y elevada inversión, no solo económica, sino de tiempo, a la hora de gestionar sus procesos administrativos. Para dar solución a su problemática contratan la solución de firma digital de Docuten para cubrir la firma de documentación completa.
Global Omnium emplea la firma con OTP para la firma de contratos laborales y mandatos por parte de sus clientes, mucho más sencilla al encontrarse dispersos geográficamente.
Para los certificados de obra, al considerar necesario un plus más de seguridad, emplean la firma cualificada con certificado en local.
Por último, para dar de alta a los clientes, emplean la firma biométrica, in situ.
Integración con tu ERP
GAM emplea Docuten con dos finalidades. Por un lado, a través de la integración de Docuten con su ERP, SAP, para la firma de ofertas comerciales por parte de clientes. El envío se realiza desde su propio ERP y se firma a través del módulo de Docuten, todo desde una única herramienta.
Por otro lado, emplean la plataforma web de Docuten, con una personalización ad hoc para adaptarla a su imagen corporativa, para la firma digital de contratos y documentación de índole laboral desde el departamento de Recursos Humanos.
Gracias a las distintas opciones de integración que ofrece Docuten, como la integración con cualquier ERP o CRM a través de nuestra API o las integraciones con SAP o MS Dynamics BC 365, las empresas pueden conectarse con Docuten para trabajar desde su propia plataforma, sin la necesidad de emplear distintas herramientas.
En tan solo 6 meses GAM ha conseguido un alto ahorro de tiempo, de costes y una mejora sostenible al eliminar el uso del papel.
“Yo creo que esto está ocurriendo en muchísimos sectores y es que la carga burocrática de los procesos está impactando negativamente en la cuenta de resultados de las empresas, porque nos dedicamos más tiempo a «mover papeles», por decirlo de alguna manera, que a generar negocio.
El implementar este tipo de herramientas, como puede ser Docuten al final, nos hace ser más eficientes en esos procesos administrativos y nos permite centrar más nuestro tiempo, esfuerzos y recursos en generar negocio, que al final es la parte más importante”.
Cristian G. Pastrana, CEO de El Sol Grupo
Docuten ayuda a la transformación digital de empresas
Existen múltiples proveedores de facturación electrónica. Docuten va un paso más allá. Te permite mejorar la relación con clientes y proveedores, ya que no es solo un proveedor de facturación electrónica, sino de factura electrónica y firma digital, permitiendo digitalizar todos los documentos de la empresa. A través de un único proveedor, puedes conseguir la digitalización de procesos, ahorrando costes y tiempo, y aumentando la eficiencia.
