En un control de carretera, ¿es legal presentar el CMR, Carta de Porte y otra documentación en formato electrónico?

Si llevo el CMR en formato electrónico y me paran en un control de carretera, ¿me lo aceptarían? SÍ, al igual que la Carta de Porte, Documento de Control y cualquier otra documentación de transporte que se encuentre en soporte digital. 

Solemos pensar que la documentación en formato físico está más aceptada que la que está en formato electrónico, ¡y nada más lejos de la realidad! 

Sin ir más lejos, a nivel nacional, la propia DGT… 👇

Por su parte, a nivel europeo, el e-CMR (CMR en formato electrónico) es perfectamente válido y fue aprobado por el Convenio CMR en Ginebra el 20 de Febrero de 2008, ratificado por España el 14 de junio de 2011. 

En esta entrada veremos cómo las autoridades están preparadas para aceptar la documentación en formato electrónico, las normativas que regulan dicha documentación y las ventajas de trabajar en digital en comparación al formato físico. 

👮 Importancia a lo importante. Cuando nos paran las autoridades correspondientes, ¿cómo revisan la Carta de Porte o eCMR en formato electrónico? 

La Guardia Civil tiene una tablet para gestionar la documentación en formato digital, ya que es capaz de leer el código QR o código en formato numérico que incluye la Carta de Porte, e-CMR, hoja de ruta…. 

El propio Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana (MITMA) ha publicado un vídeo explicativo en el que se muestra cómo acceder a los datos que te pueden requerir en un control de carretera. 

⚙️ Sistemas de lectura en soporte electrónico por las autoridades en un Control de Carretera

En caso de que la documentación de control sea cumplimentada por medios electrónicos, hay dos opciones para la remisión de la misma a las autoridades,, tal y como recoge el artículo 222 del Real Decreto 1211/1990:

1. Mediante un código en formato numérico que el agente le trasladará al conductor en el momento del control.

*Para utilizar este sistema, la empresa de transportes o su representante, deberá adjuntar los documentos requeridos por el agente de Control , en formato electrónico, a la sede electrónica del Ministerio de Transporte, en un apartado destinado para tal fin.  Estos documentos deben reunir las siguientes características:

• Formato de fichero PDF/A.
• Tamaño no superior a 4MB por fichero.

2. Mediante la lectura del código QR que contenga el propio documento y que redirija a la URL donde éste está guardado. 

Para ello, los documentos deberán estar en un repositorio en formato pdf. 

Desde Docuten,  generamos un QR en los documentos, código que se puede escanear por cualquiera para visualizar el documento original firmado.

✍️ ¿Qué contenido debe incluir la documentación de control de carretera? 

En un control de carretera, el o los agentes pueden exigir el Documento del Control al transportista. En la práctica, el “documento de control” es un concepto genérico, ya que engloba el eCMR, la Carta de Porte, hoja de ruta… 

Por su parte, el transportista puede enseñar cualquiera de estos documentos, siempre y cuando el contenido de los mismos sea el que está recogido en el Real Decreto 70/2019, de 15 de febrero, por el que se modifica el Reglamento de la Ley de Ordenación de Transportes Terrestres.

La documentación de control de carretera debe contener, al menos, los siguientes datos de carácter esencial:

a) Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.

 b) Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.

c) Lugar de origen y destino del envío objeto del transporte. 

d) Naturaleza y peso de la mercancía transportada. 

 e) Identificación de la autorización especial de circulación expedida por el órgano competente en materia de tráfico, circulación y seguridad vial, cuando el vehículo haya de circular amparado por una de estas autorizaciones. 

f) Fecha de realización del transporte del envío de que se trate. 

g) Matrícula del vehículo utilizado en la realización del transporte. 

h) Siempre que así lo soliciten los sujetos intervinientes se hará constar las observaciones, reservas, o cualquier otra indicación, que consideren útil.

⚖️ ¿Qué papel juega la legislación en la aceptación de documentación en formato electrónico en los controles de carretera? 

A día de hoy existen diferentes normativas que regulan la documentación de control por transporte de carretera. Hagamos un pequeño repaso:

Ley de Ordenación de Transporte Terrestre (LOTT)

La Ley de Ordenación de Transportes Terrestres regula el transporte por carretera y ferrocarril de mercancía y pasajeros. En julio de 2016, mediante el Real Decreto 1211/1990, se reformó para adaptar dicha ley a las condiciones del código de comercio europeo. 

Entre otras cuestiones, establece las características y requisitos que deben cumplir los documentos electrónicos de control para el transporte de mercancías por carretera, cuestión que veremos en el siguiente punto. 

Protocolo e-CMR 

En marzo de 2008 se promulgó el protocolo e-CMR por parte de UNECE (United Nations Economic Commission for Europe), protocolo adicional al Contrato de Transporte Internacional de Mercancías por Carretera (CMR) -instrumento de adhesión de España el 13 de mayo de 1974. 

El protocolo e-CMR define cómo debían ser gestionados y tramitados los Documentos Electrónicos de Porte para que estos tuviesen la misma validez legal y fedataria que la documentación en papel. 

A día de hoy, 33 países del mundo, la mayor parte europeos, han ratificado dicho protocolo e-CMR, lo que implica que en todos esos países las autoridades dan como válidos el formato electrónico desde el punto de vista legal, interpretativo y fedatario. Esto quiere decir que un transportista podrá mostrar los documentos a través de su móvil/tablet sin que las autoridades presenten obstáculos.

Entendemos como documentación de transporte en formato electrónico, entre otras, el documento de control, la carta de porte electrónica relativa al transporte nacional y el e-CMR para el transporte internacional. 

Reglamento eFTI (electronic Freight Transport Information)

El Reglamento eFTI, es decir, el Reglamento  (UE) 2020/1056 del Parlamento Europeo y del Consejo de 15 de julio de 2020, sobre Información electrónica relativa al transporte de mercancías, obliga a las autoridades competentes a aceptar la información facilitada en formato electrónico a partir de agosto de 2024. 

Si bien es cierto que actualmente las autoridades competentes deben aceptar la documentación en formato electrónico, el reglamento eFTI establece un marco legal y jurídico único en la Unión,  no solo para los operadores de transporte de carretera, sino también ferroviario, marítimo y aéreo.

Datos a destacar del Reglamento eFTI

• La Comisión Europea prevé que plataformas y proveedores tengan que estar certificados por un Organizamos de Evaluación de la Conformidad (OEC). 
• Se exigirá dejar en repositorio para las autoridades de todas las Cartas de Porte y e-CMR durante 4 años.
• Asegurar la interoperabilidad de los sistemas y soluciones informáticos utilizados. 

Plataforma SIMPLE

Plataforma pública española que permitirá una gestión integrada y digital de los documentos, datos y flujos de información vinculados al transporte multimodal de mercancías, entre la cadena de transporte, alineada con la política de transporte de la UE y la Estrategia de Movilidad desarrollada por el Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana. 

🤔 Condiciones de la documentación de transporte en formato electrónico: ¿Qué debes tener en cuenta?

Por su parte, la ya comentada Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres, recoge que la documentación digital «únicamente podrá ser cumplimentada por medios electrónicos cuando los soportes y aplicaciones utilizadas para ello permitan transformar su contenido en signos de escritura legibles y reúnan las características que se encuentren señaladas por la Dirección General de Transporte Terrestre a efectos de garantizar la disponibilidad, integridad, inalterabilidad e inviolabilidad de su contenido«.

Entonces, ¿qué características debe cumplir la documentación de control?

1. Los datos consignados deben ser accesibles a toda persona habilitada para ello. 
2. Se debe garantizar el almacenamiento de los datos y envío de documentos. 

¿Qué requisitos deben cumplir las firmas digitales? 

• Estar vinculadas únicamente al firmante. 
• Permitir identificar al firmante. 
• Haber sido creadas utilizando medios que el firmante pueda mantener bajo su exclusivo control. 
• Vincularse a los datos a los que se remite de manera que cualquier modificación posterior de los datos pueda ser detectada.  

¿Y cómo podemos garantizar estas características y requisitos? 

Garantizamos estas exigencias si contamos con un Proveedor Cualificado de Servicios de Confianza (de acuerdo con el Reglamento (UE) Nº 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas), ya que, por ley:

• El período de tiempo que deben conservar la información relativa a los servicios prestados será de 15 años desde la extinción del certificado o la finalización del servicio prestado, por lo que se garantiza el almacenamiento y accesibilidad de datos.
• Los requisitos para la firma electrónica avanzada, reconocida por el eIDAS, responden a los requisitos marcados por la LOTT :
  • “Estar vinculada al firmante de manera única.
  • Permitir la identificación del firmante.
  • Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo. 
  • Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.”

Docuten es un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC), de acuerdo con el Reglamento (UE) Nº910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas (eIDAS).

🔜 Y ahora, ¿qué? La documentación de control de transporte en formato electrónico dejará de ser opcional y pasará a ser obligatoria

Actualmente, la legislación española avanza a través del Proyecto de Movilidad Sostenible  que, entre otras cuestiones,  recoge:

El documento de Control Administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancía, regulado en la Orden FOM/1861/2012, de 13 de diciembre, deberá ser necesariamente digital a partir del 1 de septiembre de 2024 (fecha prevista)*. 

*Teniendo en cuenta las últimas noticias que se han publicado en relación con esta normativa, podemos estimar que no será hasta enero de 2026 que entrará en vigor. 

Este aplazamiento no debe ser impedimento para posponer la digitalización de la documentación de transporte en tu empresa. Piensa que no es un cambio de la noche a la mañana y que, cuanto antes empieces, antes podrás implementarla por fases y sin fricciones. 

💡 ¿Cuáles son las ventajas de trabajar con la documentación de transporte en formato electrónico?

Aparte de tener garantías de que esta documentación va a ser aceptada por las autoridades, trabajar con la Carta de Porte o e-CMR en digital ofrece ventajas tanto para la empresa cargadora, como para el transportista y los propios proveedores y clientes. 

• Evitar retrasos en la facturación con clientes y proveedores.
• Inmediatez a la hora de recibir la documentación de transporte firmada por parte de los agentes implicados.
• Trazabilidad y localización de la mercancía en tiempo real.
• Eficiencia en tiempo y recursos al eliminar el papel y los gastos y procesos asociados.
• Almacenamiento y accesibilidad universal: la documentación es accesible en cualquier momento y lugar, a la vez que evitamos extravíos y deterioro de la documentación. 
• Inalterabilidad y autenticidad del documento (en caso de contar con un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza). 
• Garantías de cumplir con las normativas actuales y  futuras.

El propio Reglamento eFTI reconoce que “el uso de documentos en papel representa una carga administrativa significativa para los operadores logísticos y un coste adicional para estos y las industrias relacionadas (como el comercio y la fabricación),(…), y tiene un impacto negativo en el medio ambiente”. 

💬 ¿Estás pensando en la digitalización certificada de la documentación de transporte de tu empresa?

Ahora que ya tenemos claro que la Carta de Porte electrónica y e-CMR es totalmente legal y aceptada por las autoridades, que la tendencia apunta a la estandarización y obligatoriedad del formato electrónico, dar el paso hacia la digitalización más que una opción, se presenta como una necesidad. 

En Docuten contamos con una solución 100% adaptada a tu flujo, sin necesidad de descargar una app y te aseguramos plenas garantías legales y en seguridad. 

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