Documentación PRL que debes gestionar en tu empresa

En plena transformación tecnológica, la digitalización empresarial acaba de aterrizar en el área administrativa y las compañías están listas para soltar amarres y despegar rumbo a la automatización y simplificación de procesos de gestión documental.

No cabe duda de que implementar herramientas enfocadas a la automatización de procesos, supone una gran ayuda para los diferentes departamentos de una empresa, entre ellos, el de Prevención de Riesgos Laborales.

Departamento PRL y firma digital de documentos. Una pequeña introducción a la gestión de documentación PRL ✍️

La gestión documental es una parte tan fundamental como compleja en los departamentos de PRL. Una plantilla numerosa, la dispersión geográfica de las sedes y la casuística propia de diferentes empresas, pueden suponer un demora en el tiempo para tener en orden toda la documentación. Lo que a su vez genera problemas en términos de seguridad y legalidad. 

Además, en cuestiones de PRL, es necesario almacenar y salvaguardar toda la documentación. Ya no sólo porque la normativa así lo dictamine, sino por la propia necesidad de los y las responsables de Prevención y Gestión de Riesgos Laborales de poder acceder, consultar y revisar todos los datos que impliquen la gestión de riesgos en el trabajo. 

La llegada de la digitalización nos permite dar un soporte más eficiente a los procesos de información y formación, algo que el equipo responsable de esta área agradece como agua de mayo.

¿Cuáles son los problemas de gestión documental a los que se enfrentan los responsables de PRL? 🤯

Los empresarios deben aplicar las medidas correspondientes en cuanto a la evaluación de riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva se refiere. Este proceso implica la gestión de documentación de PRL, proceso puede verse ralentizado por diferentes factores:

👉 Dificultades para tener la documentación en tiempo y forma: el proceso se dilata entre que la documentación se crea, se firma, se recibe, es aprobada y se devuelve firmada. 

👉 Dispersión geográfica de sedes y trabajadores, lo que obstaculiza y encarece el proceso de firma.

👉 Un alto volúmen de empleados dificulta la firma tradicional de la documentación. Dejando a un márgen la pérdida de tiempo generada por desplazamientos, impresiones… Debemos tener en cuenta que todo el proceso se hace en papel y todo lo que ello implica: almacenamiento y costes generados. 

¿Te resulta familiar? Pues sigue leyendo, no te arrepentirás. 

Agilizar todo el proceso: ¿qué documentación PRL puedo firmar con una solución de  firma digital? 🤔

Como acabamos de ver, el departamento de PRL es el encargado de velar por la seguridad y salud de todos los trabajadores, y por ende debe cumplir una serie de normativas relacionadas con la gestión de riesgos laborles.

Sin embargo, no es suficiente con cumplir con la normativa, sino que hay que justificar que estas medidas, en esencia, se están implementando. ¿Cómo? A través de la firma de la documentación necesaria por todas las partes implicadas en los diferentes procesos. 

Veamos la documentación PRL a firmar dentro de este departamento:

1. Evaluación de Riesgos Laborales

Esta evaluación consiste en examinar detalladamente todos los aspectos del trabajo que pueden provocar algún daño al trabajador. Es muy habitual que este análisis lo realice un auditor externo en colaboración con la empresa y la propia plantilla de trabajadores. 

Como resultado, obtenemos un informe que recoge dicha evaluación de riesgos. Este informe ha de ser firmado tanto por la empresa externa como por la compañía. 

💡 Con el uso de firma digital no es necesario que los representantes de ambas empresas estén físicamente para firmar esta evaluación, y tampoco invertir tiempo y dinero en su envío, impresión y almacenaje. La firma electrónica de documentación PRL facilita que cada parte implicada pueda asignar el documento en cualquier momento y lugar, almacenando la información en la nube una vez el proceso de firma termine. 

🧑‍⚖ El Artículo 20 de la LPRL establece la obligatoriedad de que todo centro de trabajo prevea las medidas de emergencias, incluyendo, entre otras: adoptar las medidas necesarias en primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación.

2. Informar a los trabajadores de los riesgos de su actividad profesional

La empresa tiene la obligación de informar a todos los trabajadores de los posibles riesgos que puede desempeñar su actividad laboral y así debe justificarlo, ¡claro! 

Para su acreditación, se entrega un dossier con toda la información relativa a los riesgos de la actividad profesional a los empleados, dossier que deben firmar. Sin esta documentación PRL firmada por el trabajador, es como si este traslado de información nunca se llevase a cabo, ya que no hay prueba de ello. 

💡 Las funcionalidades de la firma digital como el envío masivo y firma automática agiliza todo este proceso, minimizando los tiempos de espera y los costes generados. 

🧑‍⚖ El Artículo 18 de la LPRL establece que el empresario deberá consultar a los trabajadores, y permitir su participación, en el marco de todas las cuestiones que afecten a la seguridad y a la salud en el trabajo, de conformidad con lo dispuesto en el capítulo V de la presente Ley. 

3. Formación a los trabajadores en material PRL

De la misma forma que la empresa está en la obligación de impartir formaciones en materia de PRL, también debe acreditar que los empleados asistieron a esas formaciones. ¿Cómo? A través de la firma de un documento de asistencia. 

La firma de esta documentación se puede llegar a demorar en el tiempo por diferentes motivos: 

• Un alto volumen de trabajadores puede dificultar la firma del documento, así como su extravío. 
• En determinadas empresas estas formaciones se hacen online por la dispersión geográfica de sus trabajadores, por lo que aún se complica más el proceso de firma.

💡 De nuevo, el envío masivo y la firma automática son dos funcionalidades cuanto menos interesantes para automatizar este proceso. 

A tener en cuenta: a pesar de que haya elementos en común, no es la misma formación que van a recibir los empleados de una oficina que aquellos que trabajen en el sector industrial. 

Ejemplos de formaciones específicas: 

• Construcción: formaciones específicas de trabajo en alturas.
• Alimentación: formaciones orientadas a la manipulación de alimentos.

🧑‍⚖ El Artículo 19 de la LPRL establece que las empresas tienen la obligación de impartir formación a todos sus trabajadores por cuenta ajena desde el momento de su contratación y con independencia de la modalidad o duración del contrato de trabajo que estos tengan. 

4. Entrega de EPIs (en caso del sector industrial)

Al igual que en el punto anterior, la empresa debe entregar los EPIs correspondientes a la plantilla y acreditarlo, pero no es lo mismo un trabajador de oficina  que uno de fábrica o industria. 

Seguimos con los mismos ejemplos: 

• Construcción: arnés para trabajo en altura, guantes aislantes y protectores, cascos para la protección auditiva, mascarillas para la protección ante gases, vapores y otras partículas…
• Alimentación: guantes de plástico o malla en función del producto a manipular, red para el pelo, calzado de protección, gafas o pantallas para la protección ocular… 

💡 Con nuestra solución de firma digital de documentos, tendrás acceso a plantillas editables de entrega de EPIs, en las cuales el o la trabajadora podrá marcar todo el material que le haya sido entregado, cubrirá su datos identificativos y firmará el documento. Tanto el trabajador como el departamento de PRL recibirán el documento firmado y este se almacenará en la nube. 

🧑‍⚖ El artículo 17 de la LPRL establece que el empresario deberá proporcionar a sus trabajadores equipos de protección individual adecuados para el desempeño de sus funciones y velar por el uso efectivo de los mismos cuando, por la naturaleza de los trabajos realizados, sean necesarios. 

5. Informe médico 

Independientemente del área o sector de trabajo de la empresa, la empresa puede realizar un reconocimiento médico al trabajador siempre y cuando esté acepte previamente. 

💡 Siendo así, la empresa debe facilitarle al trabajador un documento que firmará tanto para su  renuncia o aceptación para la vigilancia de su estado de salud. Tanto para la empresa como para el trabajador es mucho más sencillo y cómodo enviar, recibir y firmar el documento a través de una plataforma de firma electrónica.

🧑‍⚖ El Artículo 22 de la LPRL establece que el empresario garantizará a los trabajadores a su servicio la vigilancia periódica de su estado de salud en función de los riesgos inherentes al trabajo. Esta vigilancia sólo podrá llevarse a cabo cuando el trabajador preste su consentimiento.

6. Coordinación de actividades empresariales

La coordinación de actividades empresariales consiste en poner en práctica medidas para que, cuando los trabajadores de dos o más empresas coincidan en un mismo centro de trabajo, estas puedan cooperar entre sí con objeto de que dicha concurrencia de actividades no repercute en la seguridad y salud de los trabajadores.

Siendo así, la empresa (A) en cuyas instalaciones están operando uno o más trabajadores de otra empresa (B), tiene que solicitar a dichos trabajadores la misma documentación que le demandaría a los suyos (contrato firmado y alta en la SS) así como facilitarle toda la formación y material necesario  (información, formación, reconocimiento médico y EPIs) en caso de que no lo haya hecho la empresa B.

💡 Toda esta documentación acreditativa debe ir cumplimentada con la firma de la empresa y el trabajador, proceso que se agiliza gracias al uso de un software de gestión documental.

En caso de que esos trabajadores estén subcontratados por una ETT, es esta la encargada de recoger esa documentación. 

🧑‍⚖ El Artículo 24 de la LPRL establece que cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. 

👉 Si quieres conocer el caso de uso de Carmen y Raúl, Responsables del Departamento de Prevención de Riesgos Laborales de una compañía Alimentaria, pincha aquí. 

Ventajas de usar firma digital en el departamento PRL 🚀

Como ya vimos a lo largo del post, el uso de firma electrónica en material de PRL agiliza los procesos de firma, haciendo más eficiente y eficaz al departamento. De hecho, podemos resumir las ventajas del uso de firma digital en un aumento de la productividad y competitividad del departamento de PRL, sobre todo si estamos ante la gestión de altos volúmenes de documentación. 

Pero por si la curiosidad llama a tu puerta, te desglosamos todos los beneficios que conlleva la implantación de firma electrónica de documentos en tu departamento de PRL:

• Mayor seguridad e integridad de los documentos: el contenido del documento firmado no puede ser alterado y se garantiza la identidad del firmante. 

• Se garantiza la confidencialidad y la protección de datos personales, aspecto importante para tratar con documentación sensible como puede ser el reconocimiento médico. 

• Firma cuando y donde quieras, lo que facilita que la documentación esté firmada y reglada en tiempo

• Trazabilidad: controla el estado y evolución del proceso de firma.

• Centralización de datos en un único sistema de almacenaje, lo que facilita la consulta y filtrado de documentación. 

• Eliminación del flujo físico entre firmantes (desplazamientos, traslados y errores), disminuyendo el tiempo de la recogida de firma al evitarse las esperas innecesarias de los procesos manuales. 

• Paperless: eliminación del papel, lo que implica una disminución del almacenamiento de datos de forma física y reducción de gastos. 

• Mejor experiencia para todas las personas implicadas.

Requisitos de una firma electrónica 🧐

A grandes rasgos, la firma electrónica de documentos garantiza que el documento firmado cumple con el mismo nivel de confianza que una firma manuscrita en papel. Asegura la identificación del firmante y que los documentos no han sido alterados por terceros. 

Si quieres saber más sobre seguridad y legalidad de nuestra solución de firma digital de documentos, pincha aquí .

Gana en inmediatez, accesibilidad y orden 🔝

La gestión documentación PRL sigue siendo un reto para muchas empresas, si la tuya es una de ellas, estamos a tu disposición para cualquier duda o consulta. 

Nuestro software de firma electrónica se integra de forma progresiva en los procesos internos de tu empresa, por lo tu plantilla tendrá tiempo de adaptarse a esta nueva forma de trabajo.  De la misma forma, podrás escoger la tipología o tipologías de firma que mejor se adapten a las necesidades de tu caso concreto. 

Por nuestra parte te acompañaremos en todo el proceso, desde las primeras formaciones hasta el análisis de uso de la plataforma. 

¿Quieres saber más? Contacta con nuestro equipo sin compromiso.