Docuten y Athento unen fuerzas para integrar la firma electrónica en la gestión documental

Descargar un documento, subirlo a una plataforma de firma y volver a incorporarlo al gestor documental puede parecer una tarea menor. Cuando se repite cientos de veces, se convierte en un cuello de botella.

El reto aparece cuando dos etapas esenciales del ciclo documental (la gestión y la firma) funcionan de manera independiente. Los cambios entre aplicaciones, el traslado de archivos y las comprobaciones manuales añaden pasos que no aportan valor y dificultan la continuidad del proceso.

Para resolverlo, Docuten y Athento unen fuerzas para integrar la firma electrónica en la gestión documental. La integración permite solicitar la firma de documentos directamente desde Athento utilizando la tecnología de Docuten, conectando ambas etapas en un flujo de trabajo más ágil y continuo.

¿Por qué integrar la firma electrónica en la gestión documental?

La firma no es una acción aislada, sino una etapa dentro de un proceso documental más amplio. Antes de llegar a ella, un documento puede haber sido creado, clasificado, revisado y aprobado. Una vez firmado, deberá conservarse, consultarse o servir como punto de partida para nuevas actuaciones.

Integrar la firma electrónica en la gestión documental permite dar continuidad a todo ese recorrido. El documental avanza hacia la firma desde el contexto en el que se gestiona, junto con la información y las reglas del proceso al que pertenece.

Esta continuidad reduce operaciones intermedias, facilita el trabajo de los equipos y evita que la trazabilidad del documento se fragmente precisamente en una de sus etapas más importantes.

Una integración nativa para conectar todo el proceso documental

La integración entre Docuten y Athento permite enviar documentos a firma electrónica directamente desde la plataforma de Athento. Así, la gestión documental y la firma quedan conectadas desde un mismo flujo, sin que los equipos tengan que trasladar archivos manualmente de una plataforma a otra.

La integración está disponible en el marketplace de aplicaciones de Athento y viene preparada para utilizarse con Docuten. Para activarla, basta con incorporar las credenciales del servicio, sin necesidad de desarrollar una conexión específica para cada organización.

Esto permite incorporar la firma electrónica a los procesos documentales existentes de una forma rápida y sencilla. En lugar de añadir una herramienta aislada o diseñar un circuito paralelo, las organizaciones pueden integrar la firma como una etapa natural del flujo que ya gestionan en Athento.

¿En qué procesos aporta más valor la integración?

La integración resulta especialmente útil cuando la firma no marca el final de una tarea aislada, sino una etapa dentro de un proceso con revisiones, responsables y documentación asociada. Cuanto mayor es el volumen de documentos o el número de personas que intervienen, más importante resulta evitar procesos manuales entre la gestión y la firma.

Estos son algunos de los procesos en los que puede aportar más valor:

• Contratación con clientes y proveedores. El contrato puede prepararse y revisarse en el flujo documental de Athento y enviarse a firma con Docuten cuando alcanza la fase correspondiente, sin tener que descargarlo y trasladarlo manualmente.
• Compras y acuerdos comerciales. Pedidos, acuerdos marco, anexos y otras condiciones negociadas pueden incorporarse a circuitos en los que la revisión interna y la firma formen parte de un recorrido conectado.
• Gestión de personas. Contratos laborales, consentimientos, políticas internas y otros documentos relacionados con empleados pueden enviarse a firma desde el expediente o procesos en el que se gestionan.
• Documentación mercantil y societaria. Actas, acuerdos, poderes u otros documentos corporativos pueden avanzar hacia la firma manteniendo su relación con el expediente y el contexto documental al que pertenecen.
• Autorizaciones y procedimientos internos. La integración también puede aplicarse a documentos que requieren la aceptación o firma de uno o varios participantes antes de que el proceso pueda continuar.

Más que responder a un único caso de uso, la integración ofrece una capacidad transversal: incorporar la firma electrónica en la gestión documental allí donde el proceso requiera formalizar una decisión, un acuerdo o una autorización.

Beneficios de integrar Docuten y Athento

La integración de la firma electrónica en la gestión documental mediante Docuten y Athento no solo evita cambiar de aplicación para enviar un documento a firma. Su principal valor consiste en conectar dos etapas críticas del ciclo documental y convertirlas en parte de un proceso coordinado, reproducible y más fácil de gobernar.

• Eliminación de traspasos manuales. El documento puede enviarse a firma desde Athento, evitando descargas, cargas y transferencias entre plataformas. Se reducen así las operaciones que no aportan valor y la exposición a errores durante el intercambio de archivos.
• Continuidad del contexto documental. La solicitud de firma parte del entorno en el que el documento ha sido clasificado, revisado y gestionado. De este modo, la firma no se ejecuta como una acción desconectada, sino como una fase vinculada al proceso y al expediente correspondientes.
• Menor tiempo de ciclo. Al eliminar pasos intermedios, el documento puede avanzar hacia la firma en cuanto alcanza el punto previsto dentro del flujo. Esto reduce esperas operativas y agiliza procesos como la contratación, las compras o la formalización de acuerdos.
• Procesos más consistentes y escalables. La integración permite incorporar la firma a flujos documentales definidos, de manera que los equipos no tengan que resolver cada envío de forma diferente. Esta estandarización cobra especial importancia cuando aumenta el volumen de documentos o intervienen distintas áreas de la organización.
• Despliegue sin desarrollos a medida. Al tratarse de una integración nativa disponible en el marketplace de Athento, las organizaciones pueden activar la conexión utilizando sus credenciales de Docuten, reduciendo el esfuerzo técnico necesario para ponerla en funcionamiento.
• Una experiencia de trabajo más fluida. Los usuarios pueden iniciar la firma desde el entorno en el que ya gestionan sus documentos. La tecnología acompaña al proceso sin añadir circuitos paralelos ni pasos innecesarios para los equipos.

Dos soluciones especializadas, un proceso documental continuo

La colaboración entre Docuten y Athento parte de una visión compartida: las organizaciones obtienen más valor de su tecnología cuando las distintas etapas del ciclo documental están conectadas.

Athento aporta el entorno desde el que se gestionan los documentos y sus procesos; Docuten, la tecnología que permite formalizarlos mediante firma electrónica. La integración reúne ambas capacidades para que la firma se incorpore al recorrido natural del documento, sin añadir desarrollos específicos ni operaciones manuales entre plataformas.

El resultado es una forma más coherente de abordar la firma electrónica en la gestión documental: dos soluciones especializadas que trabajan de manera coordinada para dar continuidad al proceso de principio a fin.

Consulta la integración entre Docuten y Athento y descubre cómo incorporarla a tus procesos documentales.