Ejemplos reales de uso de la firma digital en el sector alimentario: burla las distancias y elimina el papeleo en tu día a día

Frente las circunstancias particulares del sector alimentario, la firma digital emerge como una solución efectiva, proporcionando una manera eficiente y segura de gestionar los documentos de forma oportuna.

En el post de hoy, veremos como la firma electrónica es tu gran aliada en la firma de documentación laboral y mercantil dentro del sector alimentario, haciendo frente a los desafíos a los que se enfrentan:

• Dispersión geográfica de sedes, centro de trabajo, proveedores, clientes…
• Temporalidad en algunos subsectores: aumento de volumen de trabajo puntual.
• Alta carga documental con diferentes agentes implicados. 
• Almacenamiento y localización en físico.

Un poco de contexto, ¿qué es la firma digital?

La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica que acompañan o que están asociados a un documento y cuyas funciones básicas son identificar al firmante de manera inequívoca, asegurar la integridad del documento firmado y la autenticidad del mismo.

🧑‍💻 Firma digital en el sector alimentario: documentación laboral y PRL

Casuísticas propias del sector alimentario que dificultan la firma de documentación laboral de forma tradicional: 

• Contratación de temporeros en temporada alta.
• Contrataciones puntuales en épocas festivas y temporada alta (ejemplo: supermercados).
• Alta rotación de personal en trabajos de campo.
• Dispersión geográfica de los centros de trabajo.

Firma de un contrato laboral

Por cada contratación laboral, se genera un volumen importante de documentación, que bien se firma en presencial, o se envía por correo electrónico.

❌ Problema

La firma a distancia implica que el trabajador debe  imprimir el contrato, firmarlo, escanearlo y reenviarlo de nuevo a la central, donde deben comprobar que está todo correctamente cumplimentado y firmarlo. 

Este proceso genera una pérdida de tiempo y recursos importante, además de la dificultad para contar con la documentación firmada en tiempo y forma.

✅ Solución

Gracias a la firma digital, los responsables de RRHH  pueden subir los contratos y adjuntos correspondientes a la plataforma de Docuten, firmarlos con el certificado de empresa, y enviarlos a firmar a los y las trabajadoras a través de:

– FirmaOTP 

– Firma biométrica

Modelo 145

A principio de año los responsables de RRHH tienen que enviar a sus trabajadores el modelo 145 para su firma. 

❌ Problema

Desde la preparación de documentos y revisión de errores, hasta la recepción y almacenamiento de los mismos, el alto volumen de documentación y la distribución geográfica de los trabajadores implica una serie de problemas si se gestiona de forma manual. 

✅ Solución

Gracias a la firma digital, el o la responsable de RRHH puede enviar el Modelo 145 (plantilla editable con campos obligatorios) a todos los trabajadores en un mismo proceso de firma (envío masivo), previamente firmado por la empresa con firma automática. 

✍️ ¿Qué es el envío masivo? Te lo contamos

Entrega de EPIs 

Las empresas están obligadas a entregar Equipo de Protección Individual a sus empleados, como pueden ser guantes, manguitos para proteger los brazos, gorro tipo malla, mascarilla, mono, delantal de brazos, cubrebrazos… Dependiendo de si son trabajadores de campo u operarios de fábrica. 

❌ Problema

Los empleados deben dar acuse conforme haber recibido dicho material a través de la firma de un documento acreditativo. Es decir, cada trabajador, de forma individual, ha de firmar dicho documento, lo que implica una gestión documental importante. 

Además, la propia gestión en papel va acompañada de posible pérdida de documentación, errores al cubrirlo, almacenamiento de dicha documentación, dificultad para encontrarla en caso de inspección…

✅  Solución

Con Docuten, los responsables de PRL pueden hacer uso de plantillas editables. Los trabajadores marcarán con un check el material que se les haya sido entregado,  cubrirán sus datos identificativos, y firmarán en físico a través de firma biométrica app o web.

🔗 Documentación PRL que debes gestionar en tu empresa

Otros casos de uso de la firma digital en departamento rrhh y prl 

• Prórrogas
• Permiso de vacaciones
• Formaciones PRL
• Entrega de equipos
• RGPD
• Aceptación o rechazo del reconocimiento médico
• etc

💼 Firma mercantil en el sector alimentario

Casuísticas propias del sector alimentario que dificultan la firma de documentación mercantil de forma tradicional: 

• Generar documentación para cada proveedor y cliente.
• Dispersión geográfica de proveedores.
• Dispersión geográfica de clientes.

Firma de contratos de compraventa con proveedores

A la hora de adquirir materias primas, maquinaria y equipo, envases o embalajes o, incluso, servicios de proveedores, se deben firmar contratos de compra por ambas partes: empresa compradora y proveedora.

❌ Problema

• Envío del contrato vía online, obligando a una de las partes a imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo por la misma vía.
• Firma del contrato en físico, lo que implica un gasto enorme por desplazamientos, que no siempre son viables. 

✅ Solución

El contrato se envía por ambas partes:

• Empresa compradora: firma automática de un representante legal de la empresa (sello de empresa).
• Proveedor: el proveedor firma el contrato mercantil a través de la firma OTP.  

Contrato entre empresa y ganaderos para establecer variaciones en los precios

En el momento de firmar un contrato en los que se establecen variaciones en los precios, la empresa debe generar un contrato por cada uno de los ganaderos.

❌ Problema

La persona autorizada para dicha tarea (en este caso el responsable del departamento de compras), va visitando uno por uno a los ganaderos.

En una jornada puede llegar a gestionar una gran cantidad de documentación delicada con la posibilidad de pérdida o extravío, generando una copia para el ganadero en físico.

✅ Solución

El responsable de compras utiliza la firma biométrica a través de tablet. 

Los ganaderos también firman presencialmente el contrato, con la diferencia de que ambas partes reciben una copia al finalizar el proceso de firma y que la documentación queda salvaguardada en la nube.

Otros casos de uso de firma digital de documentación mercantil

• Nuevos contratos
• Cotización de ofertas
• Acuerdos de socios
• Acuerdos de continuación

📤 Registro de Contratos Alimentarios

¿Cómo es el proceso con Docuten?

Si una imagen vale más que mil palabras, imagínate un vídeo

🚛 Digitalización de la Carta de Porte y eCMR

El e-CMR es un documento que formaliza un contrato de transporte por carretera y que tiene valor probatorio de las condiciones del contrato y de la recepción de la mercancía por el transportista. 

❌ Problema

– Múltiples firmantes y personas involucradas:

• Crear diferentes documentos con sus respectivos procesos de firma: generalmente, se expiden tres ejemplares originales en papel (cargador, destinatario y transportista)
• Almacenamiento en físico de cada uno de ellos por las partes involucradas.

Gestión y firma manual, con los posibles errores humanos asociados: 

• Datos sin cubrir y pérdida de documentación.

Tiempo invertido: generar todas las copias, escaneos, anexar la documentación al ERP de empresa de forma manual…

Almacenamiento físico: posibilidad de extravío y dificultades para encontrar la documentación.

Falta de control y trazabilidad

Riesgo de no cumplimiento de normativas y regulaciones

✅ Solución

Todos los firmantes firman en un mismo proceso de firma, recibiendo una copia del CMR/Carta de Porte/albarán  una vez todas las partes lo han firmado. 

Configuración de campos obligatorios, evitando errores por la falta de cumplimentación de campos obligatorios. 

Inmediatez en la recepción de la documentación firmada, acelerando la facturación a tus clientes en el momento en el que se recibe la mercancía. 

Almacenamiento en la nube durante, al mínimo, 5 años. 

Seguimiento y trazabilidad en tiempo real, con la posibilidad de actuar “en vivo” en caso de haber algún problema con la mercancía. 

Garantía de estar cumpliendo con la normativa y regulaciones

✍️ Tipologías de firma recomendadas

Firma automática (cargador)

La firma automática es aquella que se realiza de forma instantánea y desasistida, sin intervención de una persona física en el momento de firmar. 

Firma presencial (transportista y destinatario)

Puedes firmar desde tu propio dispositivo táctil, como puede ser móvil o tablet, a través de la firma biométrica. La firma biométrica es la más similar a una firma manuscrita, dado que también hay que realizar un trazo para completarla.

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💬 Contacta con nuestro equipo

La firma digital en el sector alimentariose ha consolidado como una herramienta esencial. Se enfrenta con éxito a las restricciones inherentes a la firma de documentos tradicionales, como la localización de los lugares de trabajo, la generación de una gran cantidad de documentación, y la necesidad de recoger firmas por diferentes agendas. 

En Docuten contamos con más de 100 clientes del sector alimentario, por lo que tenemos experiencia y bagaje en este ámbito. 

Si quieres conocer cómo la firma digital se puede adaptar a tus necesidades y procesos internos, ponte en contacto con nuestro equipo, escucharemos tu casuística y te aconsejaremos la mejor solución.