Grupo Caamaño (actualmente Kimak) ya confía en Docuten

Grupo Caamaño (actualmente Kimak) es un holding empresarial líder en su sector con más de 20 años de experiencia.

Dedicado al sector del montaje integral de centros y locales comerciales, el grupo cuenta con más de 800 trabajadores repartidos por todas las partes del mundo. Alrededor del 30% de su plantilla se encuentra desplazada a nivel mundial en lugares como Europa, Latinoamérica, U.S.A, África del Norte, etc, condición que les hace complicada la firma de documentos (contratos, condiciones de trabajo y otro tipo de documentación laboral) en los plazos legalmente establecidos.

Con Docuten, y su integración con Libra, ERP de Edisa, han encontrado una herramienta de trabajo que, no solo les permite un ahorro en coste y tiempo, sino que han conseguido firmar documentos en el tiempo legal establecido.

Sin embargo, ¡preferimos que sea la propia Lorena Suárez, (ex) Directora de Recursos Humanos del Grupo, la que os cuente su experiencia con la digitalización de los procesos administrativos de la empresa!

¿En qué punto estabais en la empresa y por qué habéis tomado la decisión de uniros a Docuten para conseguir la transformación tecnológica?

Grupo Caamaño (actualmente Kimak) es un holding de empresas que trabaja fundamentalmente en un entorno internacional. Tenemos un incremento de plantilla en los últimos años muy elevado y esto hace que el volumen administrativo en cuanto a firma de contratos y procesos asociados sea muy elevado.

Buscábamos una plataforma que nos permitiese digitalizar estos procesos para conseguir, fundamentalmente, un ahorro de costes y, por otra parte, para mejorar en cuanto a las obligaciones legales que conlleva el proceso de contratación.

Los tiempos que manejábamos debido a la dispersión geográfica de nuestros trabajadores hacía que incumpliésemos, en un volumen muy elevado, la legalidad vigente y generábamos mucha desconfianza en el propio trabajador.

¿Cómo han realizado la transición?

La digitalización dentro de la empresa se ha llevado a cabo con mucha ilusión, ya que para nosotros era un beneficio. Sorprendentemente, los trabajadores también lo tomaron con la misma ilusión que nosotros. En segundo lugar, hemos comprobado que es fundamental tener un plan de comunicación interno apropiado, ser muy facilitadores y muy colaboradores.

El mundo del teléfono móvil hoy en día facilita que cualquier persona, sea o no competente tecnológicamente hablando, sea capaz de manejarse en una plataforma y con un email. Esta casuística nos ayudó muchísimo.

Además otra ventaja a favor fue que, realmente, la documentación que nosotros les estamos pidiendo que firmen revierte en su propio beneficio. No es una documentación que tenga únicamente condiciones contractuales para la empresa, sino que el trabajador ve ahí reflejadas todas las condiciones de contratación, tiene la información antes de tiempo y puede realizar acciones como el rechazo en caso de que los datos no estuviesen correctos.

Dentro del departamento de RRHH, ¿qué mejoras ha notado con este cambio?

Fundamentalmente, tiempos. Ahora mismo toda la documentación se envía a través de la plataforma al trabajador y, por lo tanto, además de recibir la información mucho antes, no asumimos el coste de impresión. De cara a nuestros stakeholders y clientes, hemos multiplicado exponencialmente los niveles de confianza gracias a la presencia de un Tercero de Confianza que valida la firma realizada.  

¿Cree que es necesario este proceso de digitalización en todas las empresas? ¿Qué recomendarías a otras empresas que se encuentran en una situación parecida a la que os encontrabais vosotros?

Por supuesto, independientemente del volumen de trabajadores existen una serie de documentos que es necesario que sean firmados por dos partes que hoy en día los propios trabajadores los que reclaman este tipo de digitalización, ya que no quieren ese papeleo en su casa, no saben ni donde guardarlo y por lo tanto debemos facilitarles que en cualquier momento y en cualquier lugar puedan tener acceso a la información.