Evita retrasos en la facturación y acelera los pagos a los proveedores con la digitalización de la carta de porte
Rocío Soto
La gestión analógica de las cartas de porte, albaranes de entrega y documentos logísticos es cosa del pasado.
En el mundo empresarial, la rentabilidad y eficiencia son aspectos críticos que pueden verse comprometidos por una mala gestión de la documentación, que afecta directamente a la facturación de los clientes, así como los pagos a los proveedores.
Hoy hablamos de cómo la digitalización de la carta de porte no solo elimina el papeleo del día a día, sino que facilita y agiliza los trámites administrativos.
¿A qué nos enfrentamos si gestionamos las cartas de porte en papel?
❌ Retrasos en la facturación a los clientes
- Extravío de documentación.
La documentación física firmada por todas las partes puede perderse durante el trayecto e incluso a la hora de almacenarse, lo que dificulta la gestión de la facturación entre clientes y proveedores.
- Mezcla de documentos de diferentes transportes.
Asociado a una entrega puede haber, por error, documentos que no corresponden a ese transporte, lo que les dificulta poder facturar al cliente en plazo y de forma correcta.
- Retrasos para disponer de toda la documentación original firmada.
Desde que la documentación se firma hasta que dicha documentación original llega al departamento encargado de facturas, la empresa no puede facturar.
❌ Retrasos en los pagos a los proveedores.
- Retrasos para disponer de toda la documentación original firmada.
Desde que se realiza la entrega de la mercancía hasta que el cargador recibe la documentación firmada pueden pasar días/semanas. Esto provoca que no pueda cotejar la información y tenga que retrasar los pagos a sus proveedores.
- Inexistencia de la firma de alguna de las partes.
Si en algún documento falta la firma de alguna de las partes, han de cotejar que la entrega se ha realizado y eso les ralentiza aprobar el pago.
- El destinatario puede llegar a no realizar la firma en los documentos, no sellarlos o realizar un garabato cualquiera. Esto implica que no se puedan reclamar los cobros a los clientes al no tener constancia, a través de una firma o un sello, de que el destinatario la ha recibido.
❌ Carga administrativa
De forma tradicional, las cartas de porte se gestionan manualmente y en físico. Esto da lugar a una alta carga administrativa por la gestión documental que implica.
- Generalmente, se expiden tres ejemplares originales en papel de la carta de porte CMR, lo que genera mucho papeleo:
- El primer ejemplar (rojo) queda en poder del remitente
- El segundo (azul) acompaña a la mercancía y se entrega al destinatario
- El tercero (verde) queda en poder del transportista
- Habitualmente hay un cuarto ejemplar (negro) que también queda en poder del transportista
- Múltiples firmantes y personas involucradas, con las dificultades que ello acarrea: crear diferentes documentos con sus respectivos procesos de firma, almacenamiento en físico de cada uno de ellos por las partes involucradas…
- Gestión y firma manual, con los posibles errores humanos asociados: datos sin cubrir o pérdida de documentación, por ejemplo.
- Almacenamiento físico: por ley, los agentes involucrados deben guardar el documento durante un año, algo que no siempre se cumple al no contar con un gestor documental.
¿Cómo puede ayudar la digitalización de la carta de porte a tu compañía?
¿Cómo es el proceso de firma de una carta de porte electrónica?
✅ Evita retrasos en la facturación a los clientes
- Almacenamiento en la nube
Docuten salvaguarda la documentación firmada durante, mínimo, 4 años. Esto elimina la posibilidad de que la documentación pueda perderse por el camino y facilita el acceso a la misma, lo que facilita la facturación entre clientes y proveedores.
- Subdivisión de la plataforma y búsqueda avanzada
Puedes subdividir la plataforma de Docuten en diferentes departamentos/oficinas para tener la documentación organizada, así como lo harías con los archivos en físico. En este caso, con la opción de aplicar filtros de búsqueda, pues encontrar la documentación deseada en pocos segundos
- Obtén toda documentación original firmada de forma automática
Una vez el proceso de firma finaliza, se entrega una copia de los documentos firmados a todas las partes involucradas, por lo que la empresa puede empezar con el proceso de facturación.
✅ Acelera los pagos a los proveedores.
- Retrasos para disponer de toda la documentación original firmada.
La entrega de mercancía, con la correspondiente firma de la documentación, y la entrega de documentación firmada al cargador, es simultánea a la entrega. Esto facilita que se pueda cotejar la documentación.
- Carta de porte o albarán de entrega correctamente firmados
Lo que agiliza aprobar el pago, ya que no hay que volver sobre nuestros pasos para cotejar que la entrega se haya realizado.
✅ Alivio en la carga administrativa
De forma tradicional, las cartas de porte se gestionan manualmente y en físico. Esto da lugar a una alta carga administrativa por la gestión documental que implica.
- Los ejemplares están en formato electrónico, por lo que no se generan, ni gestionan, en papel.
- Gestión sencilla de varios firmantes
- Validación de datos automática de datos
- Almacenamiento en la nube durante, mínimo, 5 años.
Contacta con nuestro equipo
La digitalización de la carta de porte y albaranes de entrega mejora la gestión empresarial, la relación con clientes y proveedores y la competitividad de cada compañía.
Contacta con nuestro equipo para saber más y digitaliza toda la documentación relativa a transporte y logística.
