Firma Digital y Registro de Contratos Alimentarios en el sector vitivinícola: agiliza la compra de uva a productores primarios y regístralo automáticamente en la AICA

El sector vitivinícola es uno de los sectores más arraigados de nuestro país, tanto económica, social como culturalmente hablando. 

Y a su vez uno de los que más demanda herramientas digitales, como la firma digital, que permite agilizar considerablemente los distintos trámites administrativos, además de ahorrar costes, entre otras muchas ventajas. 

¿Qué ha conducido a esta digitalización administrativa del sector?

• La gran cantidad de agentes implicados (productores, proveedores, distribuidoras, agencias…).
• Cumplir con normativas como la Ley de la Cadena Alimentaria y el Registro de Contratos Alimentarios. 
• Dispersión geográfica de los agentes implicados. 
• Diversos documentos a firmar (y almacenar).

Hoy vemos cómo la automatización y la firma digital en el sector vitivinícola pueden facilitar los procesos de firma de la documentación que se maneja.

Registro de Contratos Alimentarios en el sector vitivinícola

Compra de uva a Productores Primarios

Es una práctica habitual que las productoras de vino, como las bodegas, tengan sus propios viñedos con sus respectivos trabajadores y cuidados, así como productores primarios de confianza a los que comprar uva en temporada de vendimia. 

Esta compra se formaliza a través de un contrato comercial entre el productor primario y la bodega que recoge las condiciones de compra pactadas por ambas partes y se incluyen los campos obligatorios recogidos en la Ley de la Cadena Alimentaria, como puede ser el objeto de contratos, las condiciones de pago, el precio…

Hasta aquí todo correcto. 

Ahora bien, con la obligatoriedad del Registro de Contratos Alimentarios, se debe subir dicho contrato al registro online antes de la entrega de la mercancía. Entonces, ¿cómo puedo fijar el precio de la uva antes de su entrega? 

En el contrato comercial mencionado anteriormente, se establecen unos criterios y parámetros para fijar el precio, como puede ser la calidad de la uva, la variedad… por lo que estaríamos ante un contrato marco. Una vez se entregue la mercancía, se hace un albarán o un documento de entrega en la que se especifica la cantidad entregada y el precio establecido, documento que también ha de subirse a la plataforma de la AICA.

✍️ Firmantes: productora de vino (bodega) y productor primario.

❌ Problema: pérdida de documentación y errores humanos dada la alta carga de gestión documental en temporadas muy concretas, además de la necesidad de tener toda la documentación registrada antes de la entrega, para no exponerse al régimen sancionador. 

Además, dado el alto número de productores primarios, nos encontramos con un contrato de compraventa por cada proveedor y todos los documentos generados por cada entrada de mercancía: albaranes, documentos acreditativos… que han de registrarse.

✅ Solución: automatización del proceso, desde la creación y firma digital de contratos, hasta el registro automático de los mismos, modificaciones y adendas en la plataforma de la AICA. 

En cuanto a la firma digital, recomendamos la firma automática para la productora de vino y la firma OTP o biométrica para el productor primario. 

Contrato tipo compraventa de UVA vigente hasta el 31 de julio de 2024. 

Otros casos de uso de automatización y firma digital en el sector vitivinícola

Documentación laboral

Puedes agilizar cualquier proceso de selección, de onboarding u offboarding incorporando la firma digital para la gestión de documentación laboral. (y con las máximas garantías legales).

En época de vendimia, es habitual contratar a trabajadores de campo, siendo un alto número de contratación en un periodo concreto. La firma digital facilita la firma y almacenamiento de documentación, así como la firma de documentación adicional como formaciones PRL o entrega de material de necesario. 

Casos de uso: contratos de trabajo, modelo 145, bajas, vacaciones, despidos, formaciones PRL…

✍️ Firmantes: RRHH y trabajadores.

❌ Problema: alta gestión documental en un período determinado. 

✅ Solución: firma automática para RRHH y OTP para los y las trabajadoras.

Relación con distribuidores y clientes B2B (enotecas, restaurantes…)

De nuevo, nos encontramos con la necesidad de formalizar, mediante el uso de firma, contratos de compraventa, acuerdos de exclusividad… 

En este caso, no tenemos que registrarlo en el Registro de Contratos Alimentarios, ya que no se trata de una compra a un productor primario. Con todo, hay que salvaguardar la documentación dado que puede ser requerida por las autoridades.

✍️ Firmantes: bodega y distribuidores.

❌ Problema: dispersión geográfica, mucha documentación vinculada, como puede ser el acuerdo de precio o la conservación del vino en las condiciones óptimas, y almacenamiento físico de la documentación.

✅ Solución: firma digital cualificada para la bodega y OTP para los distribuidores, con el posterior almacenamiento en la nube una vez el proceso de firma termine. 

Contrato tipo compraventa de VINO vigente hasta el 31 de julio de 2024. 

Compra de material a proveedores (botellas, corchos, levaduras…)

En este caso es la bodega la que realiza la compra, y no la que vende. Igualmente, esta transacción ha de formalizarse a través de la firma de un contrato, por lo que la firma digital se presenta como una solución.

De todas formas, el contrato de compra ha de firmarse por ambas partes, por lo que la firma digital también se presenta como una opción fácil.

✍️ Firmantes: bodega y proveedores.

❌ Problema: dispersión geográfica, retrasos en el proceso. Lo que puede suponer retraso en la entrega de mercancía y almacenamiento físico de la documentación. 

✅ Solución: firma cualificada para la bodega y OTP para el proveedor.

Trazabilidad del producto, del campo a la mesa

La supervisión de las condiciones meteorológicas, estados fenológicos del viñedo, tratamientos sanitarios y trabajos desarrollados en las parcelas es una prioridad para los técnicos de campo, ingenieros, agrónomos y enólogos, que se registran en los partes de observaciones. 

Ello constituye el primer estadio de trazabilidad del vino, que ha de quedar registrado tanto para su consulta interna como de una empresa externa, como puede ser el caso de una inspección. 

✍️  Firmantes: técnicos de campos, ingenieros agrónomos y enólogos.

❌ Problema: pérdida de documentación y difícil acceso.

✅ Solución: firma biométrica y almacenamiento automático en la nube, pudiendo aplicar filtros de búsqueda para encontrar la documentación necesaria de forma más sencilla. 

Otros casos de uso:

• Documentos vinculados a la producción de marca blanca. 
• Operaciones ordinarias en el sector cooperativista.
• Acuerdos con agencias de tour o excursiones en grupo…
• Trazabilidad del producto.
• Exclusividad del producto.
• Entrega de EPIs.
• (…)

✅ Algunas ventajas de la firma digital y automatizar el Registro de Contratos Alimentarios en el sector vitivinícola

• Rapidez: un proceso que nos podía llevar horas e incluso días, se reduce a minutos.
• Facilidad de uso: desde cualquier dispositivo con conexión a internet: ordenador, tablet, móvil…
• Diferentes tipologías de firma, cada una de ellas adecuada a cada situación. 
• Almacenamiento en la nube: facilidad de acceso gracias a la búsqueda avanzada con filtros (fecha de firma, datos identificativos…). 
• Seguimiento en tiempo real: podemos garantizar la trazabilidad y seguimiento del estado del proceso de firma. 
• Cobertura legal: la firma digital garantiza la identificación del firmante y la autenticidad e inalterabilidad del documento. 

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