Firma digital para empresas: Caso de éxito Nortempo

El pasado 30 de noviembre de 2022 tuvimos el placer de reunirnos en un pequeño desayuno de negocios con nuestro cliente Nortempo, en un evento organizado por la Cámara de Comercio luso Espanhola.

Nortempo es un referente en el negocio del trabajo temporal tanto en España como en Portugal. Al mismo tiempo, apuestan por potenciar otras líneas de negocio como el outsourcing diseñando soluciones innovadoras específicas en determinados sectores.

Asimismo, cuenta con otra compañía, Grupo Clave, dedicada a proyectos en el ámbito laboral, asesoramiento laboral y jurídico, recruiting de perfiles profesionales de diferentes ámbitos y de niveles. 

¿Su objetivo?

Ayudar a sus clientes a flexibilizar la gestión de las personas aportándoles un gestor experto en la materia y una visión transversal al contar con un gran abanico de soluciones con las que asesorar a sus clientes.

En este sentido, en la compañía siempre han apostado por la innovación y la digitalización como uno de los pilares básicos para poder llevar a cabo una nueva estrategia de negocio. 

De todo esto hablamos el largo y tendido en el evento con:

Juan Carlos Suárez Cebreiros, CIO de Nortempo

Raquel Suárez, Responsable de Innovación y Soluciones de Nortempo. 

Os dejamos algunas partes clave de la entrevista 👇

Sabemos que Nortempo es una empresa que ha apostado por la transformación digital, por un proceso continuo de mejora basado en la introducción de tecnologías útiles en las diferentes áreas de la empresa. ¿Podrías describir las líneas maestras de vuestra estrategia de transformación digital?

En el marco de esta estrategia, a mí siempre me gusta hablar de tres pilares, de forma que cualquier proyecto o cualquier acción que se ponga en marcha en la compañía tiene que estar soportado por alguno de ellos. 

Por un lado, el primero es que la empresa, lógicamente, tiene que facturar más y tiene que ser más rentable. Buscamos incrementar nuestro negocio, pero además el negocio de valor, es decir, el negocio que realmente aporta rentabilidad. 

El segundo de esos pilares es que tenemos que incrementar la eficiencia en nuestros procesos internos y en los procesos de operación. 

El tercer pilar es que tenemos que garantizar la continuidad del negocio. Nosotros tenemos que intentar poner mecanismos que de alguna forma eviten poner en riesgo el negocio de la compañía o pongan en riesgo lo que es la reputación de la empresa.

Y estos pilares se han apoyado sobre una base sólida que nosotros entendemos que tiene que ser el promover el cambio y la innovación. 

Las empresas no podemos permanecer pasivas. Y en ese sentido, entendemos también que la innovación tiene que ser un poco la palanca del cambio.

Sabemos que Nortempo es una empresa que lleva tiempo utilizando la firma digital. ¿Cuáles fueron las razones que os llevaron a pasar de la firma tradicional a la firma digital.

El principal motivo fue la mejora de procesos, la mejora de la productividad a través de la mejora de procesos de trabajo.

Otro de los motivos también fue la seguridad y, por supuesto, la sostenibilidad. Sostenibilidad no solo medioambiental, sino también sostenibilidad por y para con las personas, como comentaba Juan Carlos. 

Por poner una anécdota, me acuerdo hace años, aquí en Nortempo, cuando yo era consultora de la oficina de Nortempo de Santiago de Compostela, tener que reservarme seis horas de mi trabajo por el arranque de un servicio. El arranque de un servicio que suponía incorporar a 200 personas. Entonces implicaba firmar documentos con cada una de esas personas: imprimir 200 contratos, archivar 200 contratos, imprimir 200 evaluaciones de riesgos, 200 manuales de acogida y toda la documentación que venía para poder incorporar a cualquier colaborador. Eso era imprimir, archivar, ordenar por orden alfabético. Era un proceso muy pesado y de cara a la seguridad jurídica no nos garantizaba el cien por cien de seguridad, digamos.

Como comentaba, uno de los pilares era incrementar la eficiencia de nuestros procesos internos y de nuestros procesos de operación. Y yo creo que un producto como la firma digital realmente cubre esas expectativas. 

Nosotros en un producto de este tipo lo que buscamos es sencillez, rapidez, comodidad, ahorro, ahorro en costes, lógicamente y, sobre todo, que sea un proceso seguro.(…) Lógicamente, tenemos que buscar que todos aquellos procesos que implementamos y que implantamos son seguros.

En ese sentido, la solución de firma, efectivamente, nos da esa eficiencia, nos da ese ahorro en costes, nos da esa seguridad y, sobre todo, rapidez. En una empresa de trabajo temporal, cuando buscamos perfiles y candidatos para poder ponerlos en nuestras empresas cliente, no tenemos tiempo, no tenemos días. Nos pueden pedir personas de ahora para dentro de una hora. Entonces, necesitamos poder mandar los contratos a firma y que todo ese proceso sea realmente inmediato y seguro.

¿Cómo evaluáis el proceso de la firma digital? ¿Se ha cumplido las expectativas?

Sin duda, la digitalización es crecimiento y es automatización, Visto desde un punto de vista operativo, la digitalización nos ha ayudado a crecer de una forma sostenible.

No es lo mismo crecer con una carga de trabajo muy pesado, como ya comentaba, que hacerlo de una manera ágil, que nos ayuda a ser mejores. Ha cumplido de lleno nuestras expectativas.

También por lo comentado antes, nuestro foco son las personas y la seguridad. La seguridad legal que nos aporta la solución es brutal.

Nosotros en Nortempo trabajamos con muchísimos proveedores y partners. Entonces, cuando nosotros buscamos soluciones para mejorar procesos manuales, buscamos soluciones que cubran ese proceso y también que esa solución sea integrable con otras soluciones de la compañía.(…)l. Las aplicaciones que implantamos tienen que hablar entre ellas, tienen que estar integradas.

Y en ese sentido la tecnología de Docuten nos ha facilitado. De hecho, a partir de su tecnología, hemos desarrollado un producto propio que se llama Taranis en el que hacemos procesos previos con los documentos antes de enviarlos a firma, informamos a través de esta plataforma a nuestras agencias que hay contratos pendientes de firma. (…)

¿Recomendaríais implementar la firma digital?

En el mercado hay varios proveedores de firma pero, lo más importante, la capacidad de integración, proveedor de confianza y proveedor seguro, que la tecnología que aporta sea una tecnología segura.

No hay que dejar de lado el coste, es un tema vital para las compañías, pero no todo es el precio, Hay que buscar la calidad, el soporte técnico, el apoyo técnico cuando se requiere y lógicamente que sea un proveedor, más que un proveedor, un socio, es decir, un partner de confianza que te acompañe en el proyecto. Porque además, generalmente son proyectos con mucho recorrido, que evolucionan y, por lo tanto, es necesario que las empresas tengamos un acompañamiento de nuestro partner o socio tecnológico.

Conoce el caso de uso de Nortempo 📌

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Abrimos paso a las preguntas de los asistentes 👇

¿Cuáles fueron las mayores dificultades en la transición hacia la firma digital?

La mayor dificultad es la de siempre: las personas. En el cambio de un proceso la gente, en general, nos resistimos al cambio.

A nivel operativo la integración fue muy simple, no hubo complicaciones. En Nortempo nos coordinamos y trabajamos en la integración y en la formación de toda la red de oficinas. En este caso, de España y Portugal, para que todas las personas colaboradoras y todos nuestros trabajadores entiendan el proceso y la importancia.

(…)

Al final es algo en que las personas toman posición, les quitas trabajo y no lo van a tomar como un cambio negativo. 

Sí, yo creo que acaba de comentar algo muy importante. (…)

Nosotros, desde el área de IT e innovación, intentamos identificar aquellos procesos que realmente son ineficientes. A veces hay personas que se resisten a cambiar, pero la mayor parte de las veces las personas acompañan en el cambio, porque ven tan evidente que la solución que se va implantar les va a favorecer. Para nada ven amenazado su puesto de trabajo, sino todo lo contrario, van ver potenciado su puesto de trabajo. En ese sentido, en el caso concreto de la firma digital,  es un proceso que todo el mundo acogió como algo necesario, era algo vital para la compañía. 

A día de hoy, incluso ya hace unos años, no tiene sentido trabajar con lotes de papel de un sitio para otro, llevándolos a firmar a la gente, que los devuelva, etc. Para mí una compañía que a día de hoy trabaja con papel y todavía sigue moviendo papel de un lado para otro, debería mirarlo en el sentido de que puede estar estancada y puede poner en riesgo su razón de ser. (…)

Hablasteis de un tratamiento previo a ciertos documentos, ¿podéis comentar alguna aplicación?

Imaginaros que vamos a firmar un contrato laboral con un colaborador que se incorpora dentro de la compañía y tenemos que firmar un documento específico de una cláusula de no competencia. Nosotros elaboramos ese documento y, con la aplicación que hemos desarrollado internamente y hemos integrado con Docuten, aunamos los dos documentos. Nuestro contrato sale de un ERP y va directamente a Docuten, sin pasar por las manos de nadie, el contrato no es material. (…) 

En el momento en el que necesitamos descargar la documentación firmada, descargamos todos los documentos (…) Es simple porque esa documentación no ocupa lugar, es fácil de encontrar y es segura. 

Nosotros, como clientes de Docuten y por finalizar, os animamos a que implementéis los procesos de firma  y tratéis de automatizar lo máximo posible porque al final es una mejora dentro de la compañía, en seguridad, con las personas y mejorar el proceso. 

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