Firma digital y TMS: El caso de Polpoo ante el nuevo marco del transporte

En el sector logístico, el TMS (Transportation Management System) se ha consolidado como una pieza clave para la gestión del transporte. Lejos de ser una simple herramienta operativa, el TMS es hoy un sistema estratégico que permite a las empresas planificar, supervisar y optimizar todas las operaciones de transporte, tanto de entrada como de salida, e incluso los movimientos internos.

Un TMS es un software diseñado para facilitar y optimizar la gestión logística relacionada con el traslado físico de mercancías, ya sea por carretera, aire, mar o mediante operaciones multimodales. Como parte de la gestión de la cadena de suministro, actúa como una plataforma de orquestación que conecta múltiples actores y sistemas.

Gracias a este tipo de soluciones, las empresas pueden asegurar entregas a tiempo mediante la optimización de rutas y cargas, el seguimiento de envíos y la automatización de tareas clave como la gestión documental o la facturación del transporte, reduciendo costes operativos y mejorando el servicio al cliente final.

La llegada de los TMS en la nube ha democratizado además el acceso a estas herramientas. Lo que antes estaba reservado a grandes organizaciones es hoy una tecnología accesible también para empresas más pequeñas, que necesitan sistemas digitales integrados para competir en los entornos logísticos y marketplaces actuales.

Qué procesos críticos del transporte pasan por un TMS

El valor real de un TMS se entiende al analizar el ciclo completo del transporte que gestiona desde principio a fin. Desde la planificación inicial hasta el cierre final del envío, el sistema coordina una serie de procesos críticos que impactan directamente en costes, tiempos y nivel de servicio.

Entre estos procesos se encuentran:

• Planificación y ejecución de los envíos, incluyendo la optimización de rutas, cargas y modos de transporte en función de restricciones operativas, capacidades disponibles y costes.
• Asignación y gestión de transportistas, así como la comunicación operativa con los mismos.
• Visibilidad y seguimiento en tiempo real del estado de los envíos, permitiendo anticipar desviaciones, gestionar incidencias y adaptarse rápidamente a imprevistos.

Además, el TMS centraliza la gestión de fletes, desde el cálculo de costes y tarifas hasta la facturación y liquidación del transporte en entornos multimodales o intermodales.

Todo ello se complementa con dashboards, informes y capacidades analíticas que permiten proyectar la demanda, analizar la rentabilidad y tomar decisiones basadas en datos. En definitiva, el TMS soporta el cierre administrativo del transporte garantizando control, trazabilidad y la información necesaria para auditoría y mejora continua de la operativa.

TMS: Gestión documental y firmas

A pesar de la evolución de los TMS en la planificación y ejecución del transporte, la gestión documental y la firma continúan siendo, en muchos casos, un área desconectada del flujo principal de la operativa.

Es habitual que documentos como órdenes de transporte, albaranes o comprobantes de entrega se firmen fuera del sistema, mediante papel o herramientas no integradas. Esta fragmentación obliga a extraer información del TMS y volver a introducirla posteriormente, rompiendo la continuidad del proceso y generando fricciones operativas, menor visibilidad y retrasos en el cierre administrativo del transporte.

Integrar la firma digital dentro del TMS permite mantener la coherencia del proceso end-to-end. La documentación se genera a partir de los datos del sistema, la firma se produce en el momento adecuado y las evidencias regresan automáticamente al TMS, garantizando trazabilidad, control y validez legal.

De este modo, la firma deja de ser un paso aislado y pasa a formar parte natural del ciclo del transporte, facilitando un cierre más ágil y eficiente de cada operación.

Caso de éxito: Polpoo, optimizando la gestión del transporte mediante tecnología

Para entender mejor cómo se está produciendo esta evolución tecnológica en el sector, hemos hablado con Vicenç Sierra, Technical Support en Polpoo, empresa especializada en soluciones TMS para la gestión del transporte por carretera.

Polpoo ofrece una plataforma orientada a mejorar la planificación, ejecución y seguimiento de las operaciones logísticas, especialmente en entornos de distribución y última milla.

¿Podríais describirnos cómo ayudáis a vuestros clientes a mejorar la gestión del transporte por carretera?

Les damos una herramienta de planificación de esas entregas, tanto a nivel de organización de los untos como de forma general cómo deben ser las rutas que se realizan. Esta planificación añade la posibilidad de añadir paradas, rutas con inicio y fin a diferentes días. Todo ello acompañado de una app que utiliza el transportista y que en todo momento se puede consultar su posición, así como el estado de todos los servicios que tiene realizados o por realizar.

En relación con la digitalización de los documentos, ¿Cómo ha evolucionado esta necesidad para vuestros clientes, especialmente con la entrada de la Ley de Movilidad Sostenible?

Todos los documentos tipo albarán/factura el transportista los tiene digitalizados dentro de la propia aplicación para poder quitarse parte del papel (o incluso su totalidad). Tiene digitalizado también una pequeña hoja de ruta con el listado de parados, carga, volumetría etc.

¿Qué ventajas tiene integrar una solución de firma digital dentro de vuestro TMS? ¿Cómo contribuye Docuten a mejorar la experiencia de uso?

Dar una solución más a nuestros clientes, permitiéndoles adoptar una herramienta con la seguridad que ante cualquier problema que pueda ocurrir tienen un documento digital certificado que les permita operar con esa seguridad detrás.

En cuanto a la segunda pregunta, nivel alto, puesto que Polpoo lo que tenía actualmente era un confirmante de entrega pero no a nivel legal. Lo mismo que cuento para el cliente final es para Polpoo como tal. La seguridad de saber que nuestros clientes al utilizar Docuten tendrán una seguridad detrás.

¿Qué factores os llevaron a seleccionar Docuten como proveedor? ¿Cómo refuerza esta integración vuestra propuesta de valor frente a otros TMS del mercado?

Principalmente por la posibilidad de integrar la parte de la firma certificada de documentos como albaranes y factura y la oportunidad de tener también operativa la carta de porte a nivel de transporte.

Nuestro grueso de clientes es de distribución de última milla con lo que la primera parte también era fundamental para nosotros. Muchos de nuestros competidores no tienen esa posibilidad y además, muchos de nuestros clientes tampoco, así que entendemos que es una oportunidad de poder dar ese paso más en cuanto a oferta para ellos.

¿Cómo ha sido el proceso de integración entre vuestros sistemas y Docuten?

La integración ha sido sencilla. Actualmente hemos integrado la firma certificada de documentos como albaranes y facturas, lo que nos ha permitido incorporar estas funcionalidades dentro del flujo operativo del TMS de forma rápida y eficaz.

Mirando al futuro, ¿Cómo crees que esta infraestructura digital os posiciona ante los próximos cambios regulatorios del sector?

Tener la seguridad detrás de una empresa que nos dará ese soporte donde nosotros no llegamos y que se especializa en eso nos da esa tranquilidad ante cualquier cambio normativo que se vaya a aplicar en el futuro.

Conclusión

El caso de Polpoo demuestra cómo la integración de firma digital certificada dentro de un TMS permite completar el ciclo digital del transporte, mejorando la eficiencia operativa y la trazabilidad documental.

Además, con la nueva normativa del sector, no basta con generar los documentos en formato digital: deben firmarse electrónicamente para tener plena validez jurídica. En este contexto, Docuten, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, permite emitir, firmar y custodiar electrónicamente documentos como el documento de control, la carta de porte o el eCMR, facilitando a las empresas del transporte una digitalización segura y conforme a la normativa.