¿Por qué son útiles nuestros flujos de validación y aprobación de facturas?

Sabemos que una de las tareas más tediosas y que más tiempo consumen en el área de finanzas y administración es la gestión de las facturas recibidas de los proveedores.

Horas y horas picando facturas a mano, llamadas interminables para recordarle a algún que otro despistado que debe enviar la factura antes del día “x”, proveedores que nos siguen enviando las facturas en papel…. Todas estas gestiones son fácilmente automatizables gracias a herramientas digitales como los canales de recepción de facturas electrónicas de Docuten.

Pero hoy os venimos a hablar de una funcionalidad extra y complementaria a este programa de recepción de facturas electrónicas que resuelve algunas casuísticas que nos han comentado muchos de nuestros clientes: los checks automáticos y los flujos aprobación de facturas.

Los checks automáticos

A continuación os detallamos algunas de las frases que más hemos escuchado de nuestros clientes antes de encaminarse a un modelo digital:

👉 Muchas de las facturas que nos llegan vienen duplicadas.

👉 Algunas veces, al buzón de las facturas nos envían imágenes u otra documentación que no está relacionada con las facturas.

👉 Muchas veces no indican aquellos datos que son imprescindibles para nosotros a la hora de identificar la factura. Por ejemplo, el CIF u otros datos que obligatoriamente debe traer la factura.

👉 Casi todos los meses nos llegan facturas fuera de plazo que descuadran la contabilidad.

Con nuestra funcionalidad de validación podrás dejar de sentirte identificado con todas las frases anteriores. Se establecen una serie de cheks automáticos que validan la factura en cuestión:

👉 Si una factura llega duplicada, el sistema lo reconocerá y la devolverá al proveedor indicándole el motivo “rechazada por ser una factura duplicada”.

👉 Si los proveedores te hacen llegar documentos que no tienen relación con las facturas, es decir, que no sean la propia factura, pedidos o albaranes, se rechazará automáticamente indicándole el motivo.

👉 Podrás indicar aquellos datos que son imprescindibles para que la factura sea validada: CIF, razón social, fecha y número de la factura, número de pedido o cualquier otra información identificativa para tu equipo.

👉 Podrás establecer un límite de entrada de facturas, de manera que, una vez llegado ese día, se le devolverá al proveedor indicándole el motivo.

Con estas validaciones automáticas consigues ahorrar una enorme cantidad de tiempo que antes te pasabas al teléfono, trasladándole los problemas a los proveedores, o bien escribiéndoles e-mails infinitos y esperando la ansiada respuesta por su parte.

Los flujos de aprobación

Una vez las facturas pasan el check automático inicial y, en base al criterio establecido por el cliente, se pueden lanzar flujos de aprobación de las facturas para los responsables correspondientes. Por ejemplo, si las facturas llevan un número de obra “x” habrán de ser aprobadas por Elisa, la responsable de la delegación de Albacete; pero además, si superan un importe “x” han de pasar también por el CEO de la empresa. 

Nuestros flujos de aprobación permiten revertir un proceso tradicional de validación de facturas «de mesa en mesa» en un proceso digital. Las personas comentadas antes, recibirán un correo electrónico con un enlace que les dará acceso a la factura original, la cual podrán visualizar, rechazar o aceptar desde cualquier lugar.

¿Qué ventajas conseguimos con esto?

👉 Se elimina la necesidad de imprimir las facturas para trasladárselas al responsable en cuestión que debe dar su aprobación.

👉 Aparejado a lo anterior, se eliminan los tiempos derivados del proceso de validación de las facturas “de mesa en mesa”. 

👉 Se pueden establecer recordatorios, que permiten indicarle a la persona en cuestión, que tiene pendiente validar/ firmar una factura electrónica. Ello le dará una mayor sensación de urgencia y propiciará su firma.

👉 Se consigue una trazabilidad total del estado de la factura. En todo momento sabrás por quién está pendiente de validar, si la ha recibido, leído, rechazado o aceptado.

Una vez termina el flujo, con la participación de todos los responsables de validar la factura en cuestión, la factura se indexará en el ERP.

Queremos ayudarte a conseguir la máxima eficiencia 🚀

En Docuten, tenemos la misión de convertir a nuestros clientes en empresas sin papel. O lo que es lo mismo, convertirles en empresas con procesos, más sostenibles y eficientes.

Esta eficiencia tiene una doble vertiente: por un lado, ahorro de tiempo al automatizar tareas tediosas e innecesarias como la validación “de mesa en mesa de las facturas recibidas”; y, por otro, el ahorro de costes asociado al tiempo que tu equipo dedica a estas tareas de su jornada laboral y que podría dedicar a otras que aportan mucho más valor. Así como el ahorro de costes derivado de la impresión, tinta y archivado de las facturas.

Además, nuestras soluciones te ayudarán a mejorar la relación con tus clientes y proveedores. En todo momento podrán conocer el estado de sus documentos pendientes cómodamente, sin necesidad de descolgar el teléfono.

Si has llegado hasta aquí, no lo pienses más. Es hora de dar el paso a un modelo digital. Automatizar la emisión y la recepción de las facturas electrónicas, hará que te sitúes en un plano totalmente diferente al de tus competidores.

Contacta con nosotros y te ayudaremos a abordar la transformación digital de tu compañía paso a paso. ✨

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