Funcionalidades e hitos de Docuten: así ha sido nuestro 2023 

Llega enero y, como de costumbre, acompañado de los resúmenes anuales.

En Docuten estamos inmersos en las tendencias de digitalización, en la escucha activa del mercado y de nuestros clientes y, porqué no decirlo, también estamos en un momento de pleno crecimiento.

Así que os traemos nuestro recap anual particular: de lo bueno, lo mejor 👇

🚀 Mejoras en las soluciones de firma y factura de Docuten durante el 2023

Módulo de gestión de pedidos que completa nuestro servicio de recepción de facturas electrónicas 🧾

Esta funcionalidad permite registrar los pedidos de proveedores en Docuten y así, en base a esta información, poder realizar cotejos y comprobaciones automáticas contra las facturas entrantes asociadas al número de pedido correspondiente.

¿Qué acciones podemos realizar en el portal de pedidos?

1. Alta de pedidos y comunicación automática con proveedores
2. Gestionar el estado de los pedidos
3. Actualización del saldo del pedido
4. Dar de alta a proveedores
5. Validación de las facturas entrantes

Ventajas

💡 ¿Quieres saber más sobre el Portal de Pedidos? 

Acceso a la plataforma de Docuten mediante SSO (Single Sing-On) 🔐

El acceso mediante SSO, o inicio de sesión único, permite a los usuarios tener acceso a múltiples aplicaciones ingresando con una única cuenta a los diferentes sistemas y recursos, mejorando la experiencia y seguridad de los empleados. 

Con el SSO es el cliente quien tiene control exclusivo sobre sus usuarios (altas, bajas..) y las políticas de seguridad que se definan para ellos. Adicionalmente, simplifica el acceso de los propios usuarios al no tener que recordar ni manejar nuevas contraseñas.

💡 Todo lo que debes saber sobre el SSO 

Posibilidad de ubicar la firma 📍

Al enviar un documento a firmar, puedes elegir si quieres mostrar la firma en una posición concreta del documento o si quieres que Docuten la haga visible con el estándar, tal y como lo venía haciendo hasta el momento: añadiendo al final del documento una nueva página con la información de los firmantes, el código CSV y el QR. 

Flujos paralelos por API Rest 🔁

Desde el 2023, ya puedes lanzar flujos de firmas paralelos desde el API v2 de Docuten a través de tu CRM, ERP u otro software. Recordemos que anteriormente esta funcionalidad y estaba disponible vía web.

💡 Un flujo paralelo es una solicitud de firma enviada a varias personas que pueden firmar el documento a la vez, sin importar el orden en el que estás firman en documento. Esta funcionalidad es espacialmenteútil cuando no es necesario que los participantes tengan que firmar en un orden en concreto, ya que no tienen que esperar a que firmen los demás para poder realizar su firma. 

Participantes con el mismo email y/o igual NIF dentro de un flujo de firma 🤝

Paralelamente, también puedes crear procesos de firma donde una misma persona pueda firmar varias veces el mismo documento. Es decir, ahora varios participantes del flujo pueden tener el mismo email, el mismo NIF o incluso ambos pueden coincidir para ellos. 

Casos de uso

En ocasiones una misma persona tiene que firmar un documento varias veces, ya sea con el mismo email y/o el mismo CIF. Como ejemplos:

• Un apoderado que firma en representación de 2 o más sociedades de un grupo empresarial.
  • Si tiene un certificado de representante para cada sociedad, el certificado estará asociado a su DNI y, por lo tanto, el NIF a indicar al crear el proceso de firma ha de ser el mismo.
  • Puede o no tener un email corporativo por sociedad. Si es que no y tiene uno genérico del grupo, entonces también ese dato estará duplicado en el proceso de firma.

• Una persona que firma desde dos puestos/roles laborales diferentes.
  • Puede ser un apoderado de la compañía que, a su vez, también es el director de otra área y que debe firmar en representación de los dos puestos.
  • En ese caso, tanto el NIF como el email estarán duplicados.

Mejoras en la usabilidad de la firma biométrica ✍️

Cuando firmante usa la firma biométrica, debe realizar un trazo sobre la pantalla de un dispositivo táctil (smartphone o tableta).

Si el firmante abre el documento en un ordenador, Docuten muestra al firmante u código QR que, al escanearlo, puede abrir un documento en su móvil o tableta, facilitando la transición desde el ordenador a un dispositivo táctil para poder realizar la firma.

Registro de Contratos Alimentarios 🫒

El 30 de junio de 2023 entró en vigor la obligatoriedad de registrar los Contratos Alimentarios en la plataforma de la AICA, conforme al Reglamento de la Cadena Alimentaria. 

En Docuten hemos desarrollado una solución que permite automatizar todo el proceso, desde la firma digital de los contratos, con la posibilidad de hacerlo mediante plantillas con los campos requeridos por el AICA, hasta el envío automático de los contratos firmados al registro. 

Además, gracias a la búsqueda avanzada de nuestro repositorio de documentación, guardamos los contratos y los tenemos perfectamente accesibles durante los 4 años que exige la ley. 

Vista de facturas inválidas y comunicación al proveedor 🧑‍💻

En ocasiones, las facturas remitidas por los proveedores para que se procesen a través del lector OCR no se pueden tratar por diversos motivos: documentos que realmente no son facturas, descuadres en los importes de la factura,  ausencia de datos obligatorios, etc

A partir de este año, las comunicaciones sobre una factura no procesada se harán directamente al proveedor, sin que lo tenga que hacer el cliente, quien a su vez tiene visibilidad sobre estas facturas en Docuten desde una nueva carpeta creada con estado “inválida”.

Los tiempos en las comunicaciones se reducen y, por consiguiente, los errores por parte del proveedor se podrán solventar con mayor rapidez.

Nueva carpeta para visualizar las facturas recibidas pendientes de procesar por el lector OCR 🗂️

Hemos reestructurado la carpeta relativa a las facturas recibidas por correo y que se procesan a través del lector OCR. 

Ahora, en la carpeta de “Fac. Recibidas”, incluimos una nueva pestaña “Pendientes (OCR)”, donde podemos ver as facturas que se están procesando y que están pendientes de procesamiento. Así, nos encontramos con esta subdivisión en la carpeta “Fac. Recibidas”

• Pendientes (OCR): ahí se pueden visualizar aquellas facturas que están siendo procesadas por el lector OCR o que están encoladas a la espera de procesamiento.

• Inválidas (OCR): en esta pestaña se encuentran aquellas facturas que no han podido ser procesadas por el lector OCR.

• Todas: desde esa carpeta se pueden visualizar todas las facturas recibidas que han sido procesadas por Docuten, con independencia del canal por el que hayan entrado (correo electrónico, portal de proveedores, FACeB2B o PEPPOL).

Nuevos filtros de recepción de factura 📩

Filtro por fecha de recepción

Como su nombre indica, este filtro te permite buscar por la fecha de recepción de la factura.

Adicionalmente, ese filtro también está disponible en la Búsqueda avanzada. Así puedes combinar varios criterios de búsqueda y realizar una gestión de las facturas más eficiente.

Búsqueda por número de pedido

Puedes indicar el número de pedido al completo en el campo reservado para ello y ejecuta la búsqueda. 

Si en tu caso las facturas recibidas no tienen pedido, pero sí tienen otros datos como un CECO, un código de obra, un número de autorización o cualquier otro valor que Docuten recoja y vuelque como número de pedido, también puedes utilizar este campo para realizar la búsqueda en base a esos criterios.

Búsqueda por email del proveedor

Si quieres buscar las facturas que han sido remitidas desde una dirección de email concreta, puedes repetir la misma acción.

⭐️ Hitos de Docuten durante este 2023

Galicia Tech 🧑‍💼

Este año organizamos, junto con Dest People y en colaboración con la Fundación Venancio Salcines y Banco Sabadell, el evento Galicia Tech, un punto de encuentro clave para el ecosistema empresarial en gestión de talento, innovación y negocios. 

Una jornada en la que se reunieron más de 100 directivos y responsables de RRHH para reflexionar sobre el cambio cultural empresarial que se está viviniendo actualmente. 

vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=H_CTIi3Fujk

DATAlife se alía con Docuten para digitalizar las pymes gallegas ⚙️

DATAlife Hub de Innovación Digital (DIH) apuesta por la digitalización de todos los procesos vinculados al desarrollo de los proyectos empresariales de la mano de Docuten. 

El objetivo es digitalizar, automatizar y agilizar los procesos de la firma de documentación, lo que a su vez mejora la actividad del hub gallego y facilita la competitividad de sus socios y principales actores. 

💡 Ver noticia completa

Alianza entre Docuten y Canon 🤝

Docuten, nuevo tech partner de Canon, potencia la digitalización de la empresa a través de la firma digital y facturación electrónica. Ambas compañías  aúnan fuerzas para impulsar la transformación digital mediante la firma electrónica y la facturación electrónica.

¿Qué implica este acuerdo? 

• Facilitar la adopción de la Ley Crea y Crece.
• Integración de «Therefore™», la solución de gestión documental de Canon, con la plataforma de facturación electrónica de Docuten, simplificando el acceso y la gestión para los usuarios en una única plataforma.

💡 Docuten y Canon: la alianza definitiva para digitalizar las empresas

Máximo nivel de firma LTA 🔐

Nuestra firma cualificada llega al nivel LTA (PAdES B-LTA), es decir, es nivel de seguridad más alto de firma longeva, dado que:

• Incluye todos los datos de verificación del documento y uno o más sellos de tiempo.
• Confirma la validez del certificado en el momento de la firma
• Asegura que los datos no han sido alterados posteriormente. Este nivel es el recomendado para firmas cualificadas.

Docuacademy 🧐

Este año estrenamos la Docuacademy, el repositorio principal de formación para nuestros clientes.

¿Qué podrás encontrar? 

• Guías rápidas y videotutoriales
• Actualizaciones de producto
• Buscador personalizado
• Secciones de primeros pasos

🙌 Y esto es todo

Que no poco. 

2023 ha sido un año de cambios, retos y crecimiento. De eso no hay duda.

Y este es un pequeño resumen de nuestro año. 

Esperamos verte por aquí en el 2024 pero, antes de irnos, un pequeño recordatorio:

Nuestro equipo trabaja continuamente para hacer que nuestras soluciones sean seguras, eficientes y cumplan todos los requisitos legales. Buena parte de este trabajo no se ve, tampoco se puede contar, pero ahí está, y es por ello que no queríamos despedir el año sin mencionar todo el esfuerzo del docuteam.