La digitalización de procesos para la gestión de Recursos Humanos en la empresa

Uno de los departamentos fundamentales dentro de cualquier empresa es el de Recursos Humanos. Esto se debe a la importancia de gestionar y establecer relaciones positivas con las personas que trabajan dentro de una compañía. La gestión de los recursos humanos en la empresa puede beneficiarse enormemente de la digitalización de procesos de Recursos Humanos como departamento.

Problemas, retos y necesidades del departamento de Recursos Humanos

Dentro de este departamento, como resultado de la gestión de personas, se producen elevados volúmenes de documentación, desde contratos de trabajo hasta documentos de Prevención de Riesgos Laborales, entre mucha otra.

Cuando no se cuenta con la organización o las herramientas adecuadas, gestionar mucha documentación suele conllevar una serie de problemas que dificultan el trabajo del departamento de Recursos Humanos:

• Falta de agilidad: tardar demasiado en firmar los documentos suele provocar retrasos en proyectos, o incluso en procesos de contratación, cuando el trabajador tiene que firmar varios documentos gestionados por distintos departamentos o personas, incluso llegando a perder oportunidades por falta de agilidad.
• Poca organización: cuando se manejan grandes cantidades de documentos, es imprescindible una buena organización para evitar el extravío de documentos importantes, o la pérdida de mucho tiempo en localizarlos en almacenes o archivadores.
• Trazabilidad nula: saber en qué estado se encuentra un documento se puede convertir en una tarea difícil si no sabemos quién lo tiene, quién lo ha firmado ya o quién falta por firmarlo.

El principal reto de cualquier departamento de Recursos Humanos es que los trabajadores estén bien gestionados para poder centrarse en tareas de mayor valor. Sin embargo, estas dificultades nublan sus objetivos primordiales, ya que las personas que trabajan en el departamento de RRHH se ven envueltas en una pila de tareas diarias que hay que hacer para que todo esté bien gestionado.

Contar con las herramientas de gestión de Recursos Humanos adecuadas permite al departamento centrarse en esas tareas que aportan un mayor valor a la empresa: la gestión de talento para obtener a los mejores candidatos para la empresa, mantener o mejorar la motivación de los empleados o buscar formas para reforzar su compromiso con el proyecto de la organización.

Beneficios de la transformación digital

Una herramienta de digitalización de procesos de Recursos Humanos que cubra las necesidades del departamento,  automatizando y digitalizando toda la gestión de recursos humanos en la empresa y que te permita firmar documentos con firma digital, puede ayudar a alcanzar dichos retos y objetivos, permitiendo centrarse en tareas relevantes y evitando dedicar toda la jornada a tareas de gestión.

Como decíamos, una herramienta de digitalización de procesos de Recursos Humanos que te ayude a gestionar la firma de documentos de RRHH, aporta grandes beneficios al departamento y, por ende, a la empresa. Algunos de esos beneficios son:

Ahorra tiempo

Firmar un contrato online, o cualquier otra documentación, con firma digital te permite ahorrar tiempo, ya que el documento se envía al firmante en cuestión de segundos, este lo recibe y queda almacenado en la plataforma. No es necesario imprimir, entregar en mano, enviar por correo o hacer que el trabajador se traslade a la oficina. De esta forma, tanto la persona que lo gestiona como el firmante reducen considerablemente el tiempo dedicado a la firma del documento.

Ahorra dinero

Al evitar el gasto derivado de imprimir el documento, enviarlo por correo ordinario, y el tiempo dedicado a la gestión de documentos, se reduce el gasto ampliamente. Puedes reducir hasta un 80% el gasto y recuperar la inversión en poco tiempo. 

Mejora la productividad

Ahorrar tiempo en tareas de gestión supone poder dedicar dicho tiempo a tareas productivas que aporten valor a la empresa.

Aumenta el control

Al gestionar la documentación en papel, corremos el riesgo de extraviar documentos o perder la trazabilidad. Con la gestión de toda la documentación a través de una plataforma podemos localizar cualquier documento en segundos con opciones de búsqueda avanzada, además de confiar en que todos los documentos están almacenados correctamente en la plataforma, controlando en qué estado se encuentra cada uno.

Minimiza los errores humanos

Las tareas más monótonas pueden provocar errores por parte de las personas, ya que son tareas repetitivas que requieren cierta concentración. Con la gestión digital, dejamos que esas tareas se realicen de forma automática y dejamos que las personas dediquen tiempo a tareas más creativas e innovadoras. 

Reduce el impacto medioambiental

La gestión de RRHH en una empresa supone un gran volumen de documentación. La eliminación del papel de los procesos diarios implica una gran reducción de la huella de carbono emitida por la empresa. Además, al dejar de emplear métodos de envío de documentación como empresas de transporte, reducimos el impacto indirecto, ya que evitamos dichos traslados.

Casos de uso en Recursos Humanos

Con una plataforma de gestión procesos administrativos podemos firmar digitalmente cualquier tipo de documentación. Dentro del departamento de Recursos Humanos, estos son algunos de los casosde uso más comunes:

• Modelo 145
• Variaciones y modificaciones del contrato de trabajo
• Contrato de trabajo
• Documento acreditativo de formación
• Bajas (despidos)
• Copia básica del contrato de trabajo
• Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
• Prórrogas

Validez legal y tipos de firma electrónica

La validez de la firma digital se encuentra recogida legalmente en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, conocido como eIDAS. Este Reglamento proporciona un marco común para las firmas electrónicas en la Unión Europea y deroga la Directiva 1999/93 / CE.

Esta ley de firma electrónica reconoce tres niveles distintos de firma en función de su seguridad:

• Firma electrónica simple: es el tipo de firma más básico. Permite identificar unos datos del firmante a un documento a firmar.
• Firma electrónica avanzada: ofrece elementos de identificación adicionales que son exclusivos del firmante, por lo que está vinculada al firmante de manera única y permite su identificación, además de garantizar la integridad del documento firmado. Dentro de este nivel de firma, se incluyen tipos de firma electrónica como la firma con OTP –con un código de un solo uso– o la firma biométrica –a través de un trazo realizado sobre un dispositivo táctil–. Este tipo de firma electrónica no requiere un certificado cualificado que lo acompañe.
• Firma electrónica cualificada: ofrece el más alto nivel de seguridad y goza de presunción de validez jurídica, siendo equivalente legalmente a la firma manuscrita. Es una firma digital con certificado digital. Es decir, se realiza con un certificado digital de firma electrónica cualificada, un documento electrónico que vincula los datos de validación de una firma con una persona física o jurídica, con un par de claves, una pública y otra privada.

Docuten, la plataforma pensada para firma digital en Recursos Humanos

Existe una gran variedad de soluciones de firma digital para empresas. Sin embargo, en Docuten trabajamos mano a mano con nuestros clientes para entender sus necesidades y mejorar día a día nuestra plataforma para cubrirlas.

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