Guía rápida | Firma digital y algunas funcionalidades que quizás no conozcas

Muchas veces pensamos en la firma digital como una solución para usar en casuísticas en remoto y en determinados departamentos como el de RRHH. Pero es importante saber que la firma digital es una solución global, aplicable a cualquier departamento de la empresa e integrable en todos sus procesos, tanto presenciales como a distancia. 

No debemos quedarnos con el concepto de firma digital como herramienta para solucionar algunas situaciones excepcionales, sino como medio que reemplaza los procesos de firma tradicionales y los vuelve más ágiles y adaptados a los nuevos tiempos.

Las oportunidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías deben aprovecharse como un medio para trabajar mejor, no como un parche en medio de procesos tradicionales.

Entonces, ¿en qué departamentos puedo usar la firma digital?

La respuesta es sencilla: en todos los departamentos de tu empresa en el que se genere documentación susceptible de firmar por dos o más partes implicadas. Por tanto, en TODOS los departamentos es aplicable la firma digital, solo habrá que analizar los casos de uso y definir que tipología y funcionalidades de firma digital son más adecuadas para cada uno.

La mayor parte de nuestros clientes inician el camino de la digitalización de procesos implementando una solución de firma digital en su departamento de RRHH, por ser esta el área de la empresa donde más documentación se suele generar. 

Un proyecto de firma bien implementado puede suponer para los empleados que gestionan el área de RRHH el ahorro de enormes cantidades de tiempo que podrán utilizar para mejorar, por ejemplo, la incorporación de nuevos trabajadores a la empresa. En definitiva, se trata de ganar más tiempo para hacer lo mejor posible la labor por la que has sido contratado y eliminar tareas administrativas tediosas que no aportan valor.

Es importante resaltar que, aunque inicialmente apliques la firma digital al citado departamento de RRHH, ello no te limitará a que en un corto/medio plazo la apliques a tu departamento comercial o a tu departamento de finanzas. 

En Docuten no contratas una firma para usar en un departamento concreto, sino que la misma podrá ir implementándose en cada vez más áreas de la empresa conforme vaya surgiendo la necesidad. De hecho, ese es nuestro objetivo, que utilices la herramienta lo máximo posible y, por supuesto, que nos cuentes tu experiencia para seguir mejorando el producto.

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¿Cómo aprovecho al máximo las posibilidades de la firma digital?

Es muy posible que, a pesar de tener contratada una solución de firma digital, no aproveches al máximo todas las funcionalidades adicionales que incluye y que pueden ser muy útiles en según qué situaciones. Las mismas han sido diseñadas con base en necesidades trasladadas por clientes con el objetivo de resolver problemas comunes. 

Nos parece muy importante hacer, a continuación, un pequeño recopilatorio de las funcionalidades que consideramos más útiles para que puedas aprovechar al 100% tu experiencia con Docuten. Recuerda: no buscamos cambiar tus procesos, sino ajustar nuestro producto a las necesidades de tu empresa y haceros así más eficientes.

Usuarios o roles

Cuando te dispones a firmar un documento de manera “tradicional” en papel hay siempre una persona que genera e imprime el documento, a veces un segundo participante que le echa un vistazo y revisa que todo esté “ok” desde el punto de vista legal y finalmente una o varias personas que firman el documento. ¡Ah, me olvidaba! A veces también interviene un último participante, por ejemplo el gerente, que quiere una copia de todos los documentos que se firmen en la compañía.

Pues justamente esta situación es la que replicamos en Docuten con nuestra funcionalidad de roles. Así, dentro de un proceso de firma, te podrás encontrar con el firmante (el que firma), el validador/aprobador (el que dice que todo está en regla y ya se puede firmar el documento) y el rol en copia (que recibirá una copia del documento firmado cuando el proceso haya finalizado).

Subdivisión de la plataforma en empresas y oficinas

Con el mismo objetivo de replicar en digital la realidad de cualquier empresa, incluimos la posibilidad de organizar la plataforma de firma de Docuten en función de la empresa y de las oficinas (delegaciones, centros de trabajo, etc.) que se requieran.

¿Dentro de tu grupo empresarial existen varios CIF? No hay problema, podrás organizar la documentación por empresa, por oficinas o incluso por departamentos. Al fin y al cabo, en la “vida real” en el departamento de finanzas no archivan los documentos de RRHH. ¿A qué no? Pues tampoco tendría sentido mezclar la documentación en la plataforma de Docuten. 

Tendrás todo organizado y accesible en un mismo lugar con distintos compartimentos. 🙂

Documento probatorio o de evidencias

O lo que es lo mismo, la prueba de todo lo que ha sucedido sobre el documento. Siempre decimos que una de las mayores ventajas de la firma digital es que permite saber en todo momento cómo, cuándo y dónde se ha firmado el documento en cuestión; cosa que no ocurre cuando envías por email un documento a firma y pasan las semanas sin noticias sobre él.

Uno de los documentos asociados al proceso de firma (y que podrás descargarte en todo momento) es el documento de evidencias. El mismo recoge todos los cambios que ha sufrido el documento, la fecha y hora en la que estos se han producido, la IP y el navegador desde el que se ha generado y firmado y un largo etcétera. Toda esta información te permitirá demostrar que el proceso de firma ha tenido lugar y evidenciará la identidad del firmante a modo de prueba en un litigio.

La importancia de este documento de evidencias se ve claramente en el caso de que envíes, por ejemplo a un trabajador, un documento a través de Docuten con efectos de notificación. En el documento de evidencias aparecerá reflejado si el trabajador ha abierto o no el citado documento y, como consencuencia, tendrá validez y los mismos efectos legales que si le hicieras llegar un burofax. 

Anotaciones en documento

Seguro que no sabías que existe la posibilidad, antes de firmar un documento en PDF, de realizar anotaciones sobre el mismo. La creación de esta funcionalidad se debió a una necesidad detectada en uno de nuestros clientes de renting. La misma permite en este caso que el comercial, antes de entregar el coche al cliente, anote sobre un dibujo del vehículo los defectos o deterioros que este pueda tener; y lo mismo cuando se efectúa la devolución, pudiendo el cliente efectuar las anotaciones pertinentes sobre el parte de entrega.

Esta casuística puede extenderse a cualquier otro sector en el que aporte valor poder efectuar anotaciones a mano alzada sobre un documento antes de proceder a su firma. Véase, por ejemplo, un parte de lesión asociado al sector deportivo o un documento de devolución de materiales con algún tipo defecto en cualquier otro sector.

Plantillas

En Docuten puedes tener guardadas diversas plantillas de documentos tipo que envíes a firmar recurrentemente (contrato laboral, ofertan estándar a cliente, NDA). También podrás incluir plantillas en formato PDF editable, de manera que el firmante antes de firmar pueda modificar o rellenar los datos necesarios y posteriormente firmar el documento. Esta última opción es muy útil, por ejemplo, para el caso del modelo 145. ¿Cambios en la situación familiar de tu trabajador? Él mismo modificará el documento y te lo devolverá firmado con los datos actualizados. En este vídeo te contamos más sobre las plantillas PDF.

Fast Templates

Y hablando de plantillas, ¿sabes ese documento estándar que tienes que imprimir continuamente si formas parte de un departamento comercial y firmas ofertas presencialmente con clientes? Pues ese es uno de los usos más prácticos de las Fast Templates.

Se trata de una plantilla tipo en formato PDF editable que podrás subir a la plataforma y tener siempre disponible para firma con tus clientes en la carpeta “Pendientes de firma”. Cada vez que firmes una oferta con cliente usando esta funcionalidad, se generará automáticamente el mismo documento para firmar con el próximo cliente y así sucesivamente. ¡Olvídate de imprimir y firmar el mismo documento en bucle como hasta ahora!

Envío masivo

Olvídate de enviar uno a uno a tus trabajadores un documento que es exactamente igual para todos ellos. En lugar de eso, cuando crees el proceso de firma, selecciona la opción de “Crear firmas desde archivo” y en «Fichero de firmantes» adjunta el fichero CSV con los datos de todos los empleados a los que debas enviarle el documento en cuestión. Cada uno de ellos recibirá el documento de forma individualizada y personalizada con sus datos personales.

¡Así de simple y en un solo clic!

Delegación de firma

¿Necesitas que un tercero firme por ti una determinada documentación? No hay problema. Con la funcionalidad de delegación de firma, si, por ejemplo, prefieres que sea uno de tus empleados el que se encargue de revisar y firmar la documentación laboral antes de enviársela a un trabajador en tu nombre, solo tendrás que seleccionar la opción de Delegar firma y designar el email y datos de la persona que firmará en tu lugar. El documento le llegará de manera automática notificándole que has delegado en él/ella la firma.

Documentos adjuntos

Si requieres que en un mismo proceso de firma se envíen el documento principal y determinados adjuntos, haya o no que firmar estos últimos, tienes una funcionalidad disponible para ello. Como si se tratara del sobre que preparas para un empleado con su contrato como documento principal, la copia básica, el manual de bienvenida y el modelo 145. Podrás replicar esto mismo en digital con nuestra funcionalidad de documentos adjuntos.

Selector de idiomas

Puede que tengas trabajadores o clientes en Francia y les estés haciendo llegar las documentaciones en inglés. Igual te interesa saber que puedes adaptar todas las notificaciones al lenguaje del firmante para hacer el proceso de firma lo más sencillo y satisfactorio posible para tus trabajadores o clientes. En Docuten contamos con 10 idiomas distintos. ¡Que el idioma no sea una barrera sino un puente que nos una!

Firma secuencial y paralela

Existen varias posibilidades a la hora de proceder a la firma digital de un documento con varios participantes. Por un lado, se puede crear un flujo secuencial de manera que se designe el orden de firma y, mientras no firme el primero, no lo podrán hacer los siguientes a este, en el orden que hayamos establecido. Esta es la llamada firma secuencial.

Por otro, existe la posibilidad de que no se designe ningún tipo de orden y los participantes vayan firmando de manera libre. De esta forma, no se dilatará el momento de la firma en el tiempo teniendo que esperar por el firmante anterior. A esta funcionalidad la denominamos firma en paralelo.

Elige la manera de trabajar que mejor se ajuste a tu ritmo y garantiza el 100% de éxito en la firma de tus documentos.

Una solución de firma completa y en constante evolución

Como has podido comprobar en esta guía rápida sobre nuestra solución de firma digital en Docuten disponemos de múltiples tipologías y herramientas que tienen por objetivo la resolución de problemas y necesidades que recurrentemente le surgen a nuestros clientes en su día a día. 

Como hemos comentado, uno de nuestros propósitos es ajustar nuestra solución al máximo posible a la forma de trabajar de nuestros clientes y no al revés. Por eso, nuestro equipo de producto trabaja duro para mejorar cada vez un poco más nuestra solución e implementar, en la medida de lo posible, las funcionalidades que requieren nuestros clientes.

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