Herramientas de digitalización y software para empresas constructoras
Andrea Fernández
El sector de la construcción se caracteriza por ser un sector con una larga trayectoria histórica, cuyos procesos internos siguen siendo, en muchas ocasiones, tradicionales. Por ello, existe todavía para este sector un largo camino por recorrer, con grandes oportunidades de mejora en lo relativo a la digitalización de procesos.
Esta situación provoca que aquellas empresas que más apuestan por herramientas y software para empresas constructoras consiguen una gran ventaja competitiva que las diferencia del resto de actores del mercado. Además, una correcta estrategia de digitalización de procesos fortalece la productividad, aumenta los beneficios y reduce costes.
Escribimos este artículo con el objetivo de dar un empujón a ese proceso de digitalización y ayudar a que las empresas de construcción conozcan las posibilidades que tienen a su disposición.
Herramientas digitales que se usan con habitualidad en el sector de la construcción
A continuación vamos a hablar de algunas de las herramientas y software para empresas constructoras que más se usan actualmente.
Gestión empresarial: ERP
Son muchas las empresas de construcción que buscan un sistema ERP para su compañía. Un ERP es un sistema que permite a las compañías planificar sus recursos empresariales, y puede ser empleado por todo tipo de empresas. En una compañía de construcción, integrará todos los aspectos implicados en la gestión y su correcto funcionamiento. Esto abarca desde la producción a distribución e incluso en el plano de los recursos humanos.
En el mercado existen innumerables alternativas, pero vamos a mencionar una selección de ellas:
Microsoft Dynamics Nav, más conocida como Navision ERP, es una de las principales software para empresas constructoras. Hay diferentes adaptaciones para el sector, como el vertical específico para la construcción creado por Arbentia para la gestión de obras y proyectos de construcción.
Cuenta con un gran nivel de personalización, que permite centrarse en la gestión de presupuestos y en su conexión con Presto software.
SAP. SAP es uno de los ERPs líderes en las grandes corporaciones. Uno de los sectores en los que tiene una adaptación sectorial es el sector de la construcción. Ofrece un amplio abanico de soluciones en todas las fases de la operación, desde la preconstrucción hasta la gestión de activos, pasando por el suministro de construcción y la entrega de proyectos.
SAP también desarrolla soluciones específicas para la optimización de empresas más pequeñas, a través de SAP Business One.
Y sin salir del universo SAP, existen partners especializados en el sector de la construcción, como el Grupo Sothis. Este ha lanzado la solución SAP Concrete 3.0 con SAP S/4HANA para Construcción e Ingeniería con el objetivo de dar cobertura a las necesidades del sector: internacionalización, y planificación, presupuestación y seguimiento de proyectos multi-moneda y multi-sociedad.
Herramientas para gestión presupuestaria
A día de hoy, muchas empresas emplean Excel para la realización de presupuestos, si bien no es una solución específica para ello.
Frente a ella existen herramientas específicas, como Presto Software o Arquímedes, para crear y gestionar los presupuestos de las obras. Cuentan con una base de datos de productos muy compleja y en constante actualización, lo que facilita mucho el trabajo de creación de presupuestos con datos reales.
Otras herramientas que podrían ayudar a digitalizar el sector
Además de las herramientas indicadas anteriormente, hay software para empresas constructoras alternativas poco conocidas en el sector que pueden ayudar a optimizar procesos gestionados todavía de manera tradicional.
Herramientas para Recursos Humanos
No es habitual que las empresas de construcción cuenten con un portal del empleado como tal, ni que usen software para constructoras específico para la gestión de sus recursos humanos.
Sin embargo, sí es habitual que empleen alguna herramienta para que los trabajadores contabilicen sus horas y las puedan asignar a obras, y tampoco es inusual encontrar compañías que usen software para empresas constructoras para calcular las nóminas, que pueden llegar a ser muy complejas debido a circunstancias como el cómputo de horas extra, dietas , etc..
A continuación, mostramos algunas herramientas habituales en otros sectores que pueden mejorar la gestión de los recursos humanos de las empresas de construcción:
Meta4 se presenta a sí mismo como la solución tecnológica más avanzada para gestionar los RRHH de la organización. Ayudan a sus clientes a gestionar todo el proceso, desde la identificación y atracción hasta la retención de talento.
SAGE es comúnmente conocida por sus soluciones de digitalización en términos de contabilidad, facturación y gestión del personal. Entre estas soluciones, se encuentra Sage 200 laboral, un software de gestión laboral y de recursos humanos para todo tipo de empresas.
Sopra HR se presenta como un software catalizador de la transformación digital de los RRHH en todo tipo de organizaciones, independientemente del tamaño y sector.
Gestión comercial: CRM
Tampoco es habitual que las empresas del sector empleen ningún tipo de CRM para la gestión de clientes. La relación con los clientes suelen basarse en gestiones personales y tradicionales.
Esto tiene la ventaja de la cercanía y el factor humano, pero la falta de control sobre la información hace que la empresa corra un gran riesgo, pudiendo entorpecer la relación con los clientes o incluso derivando en la pérdida de negocios.
Para automatizar esa gestión y centralizar toda la relación con los clientes es para lo que se usan los CRMS. Como ejemplos tenemos software para empresas constructoras son como Salesforce, Pipedrive. También SumaCRM, que permite la gestión de clientes de forma fácil y ordenada para una mejor gestión y relación, evitando la gestión de forma manual.
Gestión documental
Un gestor documental es una central digital donde almacenar de forma organizada todos los documentos de una entidad, y es especialmente útil para compañías que trabajan con mucha documentación.
Un alto porcentaje de compañías del sector de la construcción aún no han usado ninguna de estas herramientas o software para empresas constructoras, por lo que mostramos una serie de ejemplos que pueden ayudarles a encontrar su alternativa:
Alfresco es uno de los sistema de administración y gestión de contenidos más conocidos, y es de software libre.
- Sharepoint (Microsoft)
Sharepoint de Microsoft es una alternativa que va más allá de la gestión documental, ya que es una plataforma de colaboración empresarial, un software para empresas constructuras que incluye múltiples servicios y módulos entre los que se encuentra una plataforma de administración y gestión documental. Además, esta herramienta ha sido diseñada para poder integrarse con los diferentes sistemas del mercado como ERP, CRM, etc, de los que hablamos con anterioridad. Esto es óptimo como software para constructoras para aquellas que quieran digitalizar al completo sus procesos.
Digitalización de los procesos administrativos
Las herramientas anteriormente citadas se basan en la optimización de la gestión interna de las compañías y en cómo mejorar su eficiencia con la digitalización de los procesos. Además de estos, también es importante optimizar y transformar digitalmente todos aquellos procesos que se basan en el intercambio de documentos con otros interlocutores.
Parémonos a pensar: ¿cuántos documentos laborales firma una empresa de construcción al año?; ¿Cuántos contratos mercantiles con proveedores y clientes se gestionan?; ¿has contado alguna vez las facturas que se deben enviar a lo largo de un corto periodo de tiempo?; ¿y las que se reciben y debes incluir en tu software a mano?
Realizar todos estos trámites administrativos de forma manual y tradicional, implica una baja eficiencia empresarial y una amplia pérdida de tiempo y dinero.
La digitalización de los procesos administrativos anteriormente citados puede cubrirse usando tecnologías o software para empresas constructoras de firma digital, emisión y recepción de la facturación. Las empresas pueden contar con proveedores de esas tecnologías, que les ayuden a digitalizar partes de sus procesos administrativos. Hay proveedores de firma digital y software de facturación electrónica.
La cuestión es que contar con muchos proveedores tecnológicos o software para empresas constructoras es un problema en sí mismo, ya que multiplicamos los costes y el tiempo dedicado a gestionarlos.
¿Qué puede aportar Docuten?
Para luchar contra ese problema de gestionar demasiados proveedores nace una solución como Docuten Bundle Cloud, que permite digitalizar con una única herramienta los procesos de firma digital y facturación electrónica. Esto permite reducir los costes de la compañía en un 50% y la implementación se realiza 2.5 veces más rápido que con varios proveedores.
En Docuten facilitamos a nuestros clientes la firma digital de documentos de índole laboral y mercantil, a través de nuestras diferentes modalidades de firma digital (como la firma biométrica, con OTP o con certificado propio) de la forma más segura, sencilla y legal. Esto aporta, entre otros muchos beneficios, agilizar el trámite, ya que se puede firmar un documento en cuestión de segundos sin perder trazabilidad.
Además, también permitimos emitir facturas electrónicas y recibirlas a través de todos los canales (Peppol, FACe, FACeB2B…) y en todos los formatos (PDF, UBL v2.1, CII, XML, Facturae…) indexándose de forma directa en sus sistemas de gestión evitando así el trabajo manual de picado a mano de cada una de las facturas recibidas.
Uno de nuestros principales objetivos es convertir a nuestros clientes en “empresas sin papel” lo que les permite mejorar su RSC. La eliminación del uso del papel implica una reducción de la huella de carbono. Además, la reducción del tiempo dedicado a la gestión administrativa se suma a un ahorro económico derivado en la reducción del espacio de almacenaje de documentos y del uso de material y envío de documentación por correo ordinario.
Docuten permite su integración con distintos ERPs y CRMs, facilitando su uso y complementando a otras herramientas.
Nuestros clientes, nuestros mejores prescriptores
“El trabajo en remoto se hace casi impensable en una empresa como la nuestra, dedicada al sector de la construcción, con obras repartidas a lo largo de todo el territorio nacional. Sin embargo, gracias a Docuten y a la implementación de la recepción de factura electrónica hemos podido continuar trabajando, tomando las oportunas medidas preventivas, sin apenas dificultades.”
Emilio Casal, Director de Sistemas de Lantania
Docuten cuenta entre sus clientes con reconocidas compañías como Grupo Caamaño, Lantania, MLN, Grupo Aluman, Cubic33, Cicron o Abeirar, por lo que somos conocedores directos de las necesidades específicas de este sector.
Haciendo uso de las herramientas adecuadas, las empresas de construcción pueden continuar mejorando su ventaja competitiva y afianzar la digitalización de procesos, adaptando nuevas formas de trabajo que permitan a los empleados ser más eficientes y dedicar menos tiempo a la gestión administrativa.
Si quieres comenzar a ahorrar dinero, aumentar tu productividad y obtener más beneficios, no dudes en comenzar tu proceso de digitalización con nosotros. Te asesoraremos en todo lo que necesites.
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