Rent a car y compraventa: identifica al cliente a distancia y firma digitalmente toda la documentación en cuestión de minutos.
Rocío Soto
🕒 8 min de lectura.
La pandemia ha supuesto un punto de inflexión y aceleración de la digitalización en los concesionarios y empresas de renting. Tres años más tarde las cosas no han cambiado.
La necesidad de automatización y digitalización de los procesos administrativos sigue estando ahí. Una apuesta segura que hace los procesos de contratación y prestación de servicios mucho más sencillos, rápidos y con una mejor atención al cliente.
Los compradores muestran más interés por los “servicios a domicilio” y la “inmediatez”, huyendo de los procesos largos y difíciles de gestionar.
Si este servicio se puede gestionar 100% en remoto de forma digital, éxito asegurado.
🤔 Algunos de los problemas más frecuentes en el sector del automóvil
(y cómo la firma digital los puede solventar)
Te contamos cómo aplicar la firma digital en el sector del automóvil pero, antes, conozcamos un poco las barreras a las que se enfrentan las empresas que operan en este ámbito.
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| Una de las problemáticas a las que se enfrentan las compañías de renting y compraventa de vehículos es la barrera geográfica entre empresa y cliente final. A parte de la propia firma de documentos, también dificulta la identificación a distancia de compradores y clientes. | La firma digital permite el cierre de contratos, acuerdos y otros documentos en remoto, sin necesidad de que los clientes se desplacen a una sucursal física o de imprimir y firmar documentos físicos. Además, permite la identificación a distancia de los compradores/clientes. |
| Necesidad de seguridad en las transacciones. Esto es importante en el sector de rent a car, ya que los contratos de alquiler a menudo contienen información financiera y personal. | Aseguramos la integridad de los documentos, es decir, no pueden ser alterados una vez firmados; y protegemos la privacidad de los clientes. |
| En caso de alquiler de vehículos, se da un alto volumen de documentación en un periodo de tiempo muy concreto. Hay meses en los que la demanda de renting aumenta, como puede ser el periodo estival, en los que se realizan muchas contrataciones de corta duración. | Agilizamos todo el proceso eliminando la necesidad de imprimir, firmar in situ, escanear y/o almacenar documentos en papel, ahorrando tiempo y reduciendo los errores humanos. |
Pamela Ávila, Account Manager en Docuten, nos pone en contexto 👇
✍️ Casos de uso de la firma digital en el sector del automóvil: ¿Qué tipos de documentos se pueden firmar digitalmente?
Atrás quedan los trámites en papel que retrasan todo el proceso y que generan costes totalmente innecesarios en tu negocio. En la otra cara de la moneda nos encontramos con la firma electrónica, una herramienta fácil de usar que permite al cliente firmar toda la documentación necesaria para el alquiler y/o compra de su vehículo de forma 100% online y sin papeleo.
📌 Casos de uso comunes:
1. Alta de clientes: identificación de la identidad del conductor y/o comprador
En entradas anteriores ya os hemos hablado sobre las ventajas del proceso know Your Customer.
👉 Un pequeño resumen: es un proceso a través del cual las empresas pueden verificar la identidad de sus clientes, trabajadores o stakeholders de forma sencilla. Saber más →
Ahora bien, ¿en qué puede ayudarme kyc en el sector del automóvil?
¡Te lo contamos!
Los proveedores de alquiler de automóviles, concesionarios y cualquier compañía de compraventa de vehículos pueden utilizar el proceso KYC para verificar la identidad de los clientes. Esto incluye la verificación de su identificación oficial, como pasaporte o licencia de conducir, para asegurarse de que el cliente es quien dice ser. Una vez realizada la correcta identificación electrónica, el documento será firmado digitalmente, sin desplazamientos.
2. Contratos de alquiler y compraventa de vehículos de forma rápida y segura
Docuten te permitirá firmar los contratos y toda la documentación necesaria sin necesidad de acudir presencialmente a las oficinas. Nuestra suite de firma te ayudará a aumentar el control y la trazabilidad de la venta desde la presentación de la oferta comercial hasta la entrega del vehículo.
Además, el uso de la firma digital en el sector del automóvil, es una forma segura y fiable de garantizar la autenticidad e integridad de los contratos, reduciendo el riesgo de fraudes y errores.
Pónselo fácil a tus clientes, reduce los tiempos de espera y aumenta las oportunidades de cierre de contratos.
📌 Casos de uso de compraventa:
3. Matriculación de vehículo
Los concesionarios y/o gestorías pueden presentar la solicitud de matriculación en representación del comprador del vehículo usando un certificado digital.
¿Qué documentación deben firmar?
- Solicitud de matriculación con los datos del vehículo, domicilio de vehículo y datos identificativos en representación del titular del coche.
- Autoliquidación impuesto tracción mecánica.
- Autorización para el gestor.
Un certificado digital es una certificación o documento electrónico expedido por una Autoridad de Certificación, como Docuten, que vincula a una persona con una clave pública, confirma su identidad y le permite realizar trámites, entre ellos, firmar digitalmente documentos.
4. Transferencia de vehículos y cambio de titularidad en la DGT
Con Docuten puedes transferir cualquier vehículo 100% online y cambiar su titularidad. Para ello necesitas presentar todos los documentos requeridos por la DGT y el contrato de compraventa en un plazo de 30 días desde su firma.
Por ejemplo, uno de nuestros clientes, como gestora de vehículos online, gestiona contratos de compraventa usando la funcionalidad de plantillas. Para la firma de estos contratos, usan el nivel de firma OTP.
5. Tasación de vehículos
Docuten te permite digitalizar este proceso mediante un formulario a través del cual el tasador puede cumplimentar, durante la tasación, los datos del vehículo e incluso señalar áreas defectuosas.
Entonces, ¿cómo sería el caso de uso?
- Creamos un documento pdf con campos editables.
- Subimos este documento a Docuten.
- Al ser un documento de uso recurrente, lo configuramos como Fast Templates.
- Creamos un proceso de firma seleccionando este archivo directamente desde la carpeta “pendientes de firma”.
- El firmante recibe el documento, lo rellena con sus datos y lo firma.
- Se aplican las validaciones correspondientes (por ejemplo, campos obligatorios) y, si todo está correcto, se envía una copia firmada a ambas partes.
¿Cómo añadimos anotaciones?
6. Financiación
Los fabricantes ofrecen un servicio de financiación interno. Puedes firmar toda la documentación relativa a la financiación de vehículos, con sus anexos y documentos adjuntos al documento principal. Todo ello en un mismo proceso de firma, sin tener que crear documentos aislados y, sobretodo, sin tener que almacenarlos en físico.
7. Otro tipo de documentación
- Reservas y prueba del vehículo
- Documentación RGPD
- Mandato SEPA
- Garantías de los vehículos
- Recepción de vehículos en el taller oficial.
📌 Casos de uso de renting:
8. Autorizaciones de cargo en la tarjeta de crédito del cliente
Los clientes también pueden firmar electrónicamente un formulario de autorización de cargo en el momento de recoger el vehículo, lo que mejora la eficiencia y seguridad en el proceso. Estas autorizaciones incluyen los datos identificativos de la persona, así como información delicada como los datos de la tarjeta de crédito, por lo que hay que tomar especial cuidado en su gestión.
Este es otro claro ejemplo de uso de Plantillas Editables y Fast Templates.
9. Acuerdos de seguro
Las empresas de rent-car, a parte de entregarte el vehículo de alquiler, son las encargadas de entregar una póliza de coche. Gracias a la firma digital, los acuerdos de seguro pueden firmarse en línea antes de recoger el vehículo. De esta forma evitamos reuniones innecesarias presenciales en las oficinas y retrasar aún más la entrega de llaves in situ.
10. Registro de entradas y devoluciones de vehículo
A la hora de devolver un vehículo alquilado, se deben firmar electrónicamente los documentos correspondientes al final del alquiler, entre ellos la entrega del vehículo y entrega de llaves. Usar la firma digital en este proceso reduce el tiempo en el que se tarda de procesar la información y facilita el seguimiento de los alquileres.
11. Fianzas
Es habitual depositar una fianza cuando alquilamos un coche u otro medio de transporte. La entrega de dicha fianza debe quedar documentada y la firma digital es una de las herramientas más seguras para hacerlo.
12. Otro tipo de documentación
- Renovaciones de contratos
- Registro de inspecciones y revisiones de vehículos
- Notificación de accidentes
👉 Conoce los casos de uso por departamentos: automatización de los procesos administrativos en empresas del sector de la automoción en España.
💡 Ventajas de usar la firma digital en el sector del automóvil
- Mayor eficiencia al no usar papel con todos los problemas que ello acarrea.
- Agilizar los tiempos de contratación, reduciendo los tiempos de espera.
- Cerrar transacciones en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Mejorar la experiencia del cliente: tranquilidad y confianza.
- Almacenamiento en la nube: protección de los documentos ante pérdidas o posibles vulnerabilidades y ahorrar espacio físico de archivo de documentos.
- Entrega automática de una copia del documento firmado a ambas partes.
🧑💻 Contacta con nuestro equipo
La firma electrónica en el sector del automóvil es una solución rentable, segura y conveniente, lo que explica porque cada vez más empresas ya han adoptado esta tecnología.
Si eres de los que aún no ha dado el paso y tienes dudas, contacta con nuestro equipo, extremos encantados de escuchar tu problemática y proponerte una solución a tu medida.
