Integra fácilmente Docuten con tu ERP a través de nuestra API o nuestros conectores SAP y MS Dynamics

El papel de un ERP en el mundo empresarial actual es fundamental. 

Uno de los objetivos principales de cualquier compañía se basa en maximizar su eficiencia y productividad y, en un ERP, encontrarán el aliado perfecto. 

Un Enterprise Resource Planning o ERP es un software que permite mejorar la gestión, la automatización y la coordinación de todas las actividades de una empresa.

Con ello se consigue una base de datos compartida, accesible para todos los empleados, que no solo mejorará la productividad y la eficiencia, sino también la operatividad del día a día. 

Un ERP se adapta a las necesidades de cada negocio. Por ello, cuenta con diferentes módulos que cada compañía debe ir implementando para cubrir sus requerimientos. Uno de los principios básicos a la hora de elegir el ERP se basa en la capacidad integradora o los módulos que tenga dicho software.

La firma digital y la facturación electrónica entrarían dentro de esos básicos de contabilidad y finanzas, RRHH, facturación, ventas, etc,. que toda empresa debería tener. 

Como sabemos que la integración es uno de los requisitos fundamentales de la mayoría de nuestros clientes, tanto la solución firma digital como la de factura electrónica de Docuten pueden integrarse con cualquier ERP.  

Para ello te ofrecemos varias formas para integrar tus sistemas. A través de nuestra API o mediante diversos conectores que hemos ido desarrollando con las compañías más potentes del mercado. 

Cómo integrar el servicio de facturación electrónica de Docuten con mi ERP | Conectores SAP y MS Dynamics

A fin de facilitar al máximo la integración entre Docuten y los principales ERPs hemos desarrollado conectores específicos para SAP factura y MS Dynamics.

Recepción electrónica de facturas con SAP | Sistema SAP de facturación 

Uno de nuestros objetivos es disminuir tiempos de implementación. Vimos necesaria la creación de un modulo SAP de facturación que facilitase la integración del servicio de recepción de facturas para acelerar el proceso. También se reducen costes y se garantiza la trazabilidad de las mismas desde el propio ERP de la compañía integradora. 

Las compañías pueden beneficiarse de la integración de su recepción electrónica de factura SAP dentro de las soluciones SAP, R/3, HANA y S/4 HANA, desde SAP. Todo con menores costes en tiempo y dinero. 

Al tratarse de un módulo nativo para R/3, HANA y S/4 HANA, a medida que avancen las versiones de SAP, también lo hará nuestro módulo de facturación electrónica SAP.

* Para Business One es necesario conectarse vía API.

Recepción electrónica de facturas con MS Dynamics

Del mismo modo que ocurre con el módulo de SAP de facturación, contamos con un conector específico para Microsoft Dynamics (Microsoft factura electrónica).

Con MS Dynamics la recepción electrónica de facturas en un mismo punto permitirá mejorar la trazabilidad, el control y la operatividad de los procesos. Disponible para 365 Business Central o para versiones posteriores a 2018 (en este último caso siempre con previa aprobación y estudio)

* Si cuentas con una versión anterior a 2018, siempre puedes conectarte con nuestra API. 

Cuáles son los beneficios de conectar la recepción electrónica de facturas de Docuten con SAP o MS Dynamics

El principal valor de integrar la recepción electrónica de facturas con los módulos de SAP y MS Dynamics es el ahorro de tiempo. 

En primer lugar, no es necesario realizar ningún desarrollo ad hoc en el ERP, tan solo instalar y configurar el módulo para comenzar a funcionar.

También se ahorra tiempo y se mejora la eficiencia a través de la lectura precisa de los datos de la factura y su puesta a disposición en el ERP.

Con esto se evita la introducción manual de datos en el ERP, que conduce, en muchas ocasiones,  a errores. Estos suponen tiempo y esfuerzo en su corrección, sobre todo en el caso de las declaraciones de impuestos mensuales.

Además, los sistemas tienen la capacidad de hacer configuraciones adicionales. Todo ello en el módulo de integración para asignar las cuentas contables a las facturas o aparte de ellas.

Este proceso automático se recomienda sobre todo para ciertas facturas recurrentes en las que prácticamente solo cambian un par de datos como la fecha y el número.  

Lo habitual es una gestión semiautomática para que todo el proceso sea correcto. En un proceso híbrido, el proceso manual solo consiste en comprobar que los datos son correctos, asignar la cuenta contable en su caso y grabar. 

Todo ello supone una media de un 80% de incremento en la velocidad de gestión de facturas y una disminución sustancial de errores. Lo que permite al equipo dedicar su tiempo a tareas que aporten mayor valor a la compañía y no a picar datos de facturas. 

Nuestros módulos de SAP y MS Dynamics, combinados con nuestra funcionalidad de recepción de factura-e reportan otra serie de beneficios:

  • Acceso al sistema mediante roles de usuario: administrador (configuración conexiones, transferencia de datos o gestión de facturas importadas) o gestor de facturas (solo para aquellas importadas en el sistema). 
  • Transferencia o carga de nuevas facturas al entorno SAP/Microsoft Dynamics: tarea que puede realizarse manualmente, o programarse de forma periódica para su ejecución automática.
  • Gestión de facturas recibidas: 
    • Campos y líneas de factura. Posibilidad de ver histórico de la factura (control de estados), ver PDF de la factura enviada por el proveedor, ver detalles de la misma (impuestos, cargas, descuentos) o ver detalles del proveedor que haya enviado la factura. Asimismo, se pueden ver errores de procesamiento y lista de mensajes. 
    • Tratamiento de facturas recibidas: edición visualización, asignación de ítems (p.ej. vinculación de pedidos), visualización de estados, notificaciones al proveedor, revisión y contabilización de la factura. 
    • Tratamiento de facturas sin pedido mediante la edición de la factura y cambio la asignación de Clase de Factura a una que no requiera pedido.
  • Procesado automático: en la consola de gestión de facturas tenemos la opción “Procesar”, que ejecutará la acción que corresponda a cada factura según estado actual para avanzar a la siguiente fase de tratamiento. 

Cómo integrar el servicio de firma digital de Docuten con mi ERP | Conectores Microsoft Dynamics, Epsilon y Labor

Con los conectores de Docuten puedes integrar la firma digital en tu ERP de Microsoft Dynamics, Epsilon y Labor de forma ágil y sencilla. La integración de la firma electrónica de Docuten en tu ERP te permitirá reducir costes, mejorar la eficiencia y garantizar la trazabilidad y almacenamiento de tus documentos en un mismo lugar. 

Firma digital con MS Dynamics

Nuestro módulo de firma para MS Dynamics es Docuten eSign. Este conector permite a los usuarios de los diversos ERP de Microsoft Dynamics enviar y recibir documentos PDF para firmar digitalmente a través de Docuten. 

La solución está totalmente integrada con los ERP de Microsoft. Las empresas pueden obtener la firma dentro de las soluciones de Microsoft Dynamics 365 Business Central y Microsoft Dynamics 365 Finance y AX. 

Nuestra app Docuten eSign cuenta con la certificación de App Source. Esta certificación es una muestra inherentemente de que cumple con los estándares de calidad más estrictos exigidos por Microsoft.

Docuten eSign te ayuda a mejorar el envío y control de todo el proceso de firma. Puedes realizar múltiples acciones desde el módulo como descargar los documentos PDF ya firmados.

Cómo integrar la API de Docuten en mi ERP o CRM 

En caso de no contar con un módulo específico de factura electrónica o firma digital en el ERP o CRM empleado por tu compañía, siempre pueden emplearse las APIs de Docuten para realizar dicha integración. 

“La integración desde SAP para firmar digitalmente mediante un simple botón y que en una pantalla se vean los estados de firma de las ofertas, consigue la tan ansiada transparencia hacia el usuario final. En 2 semanas teníamos completamente operativa la integración básica haciendo upload de los documentos y con prefirma seleccionada por CIF.“ Juan José Rodríguez Hidalgo, CIO en GAM. 

En Docuten te proporcionamos toda la documentación y el apoyo necesarios para que la integración sea fluida y sencilla.  

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