Know Your Customer (KYC) y firma digital: casos de uso para tu empresa

Como respuesta a los ataques cibernéticos, usurpación de identidad y delitos de fraude que están tan a la orden del día, en Docuten trabajamos diariamente para ofrecer máximas garantías en seguridad. Entre otras cuestiones, apostamos por mejorar -aún más- la tecnología empleada en nuestros procesos de identificación electrónica. 

Hoy os presentamos Know Your Consumer (KYC), un añadido en seguridad a los procesos de firma en los que se puede identificar al firmante electrónicamente a distancia. 

Know Your Customer como medida antifraude 🤔

La protección identitaria y financiera se han posicionado como una prioridad para las compañías, dos de los grandes retos a combatir a nivel internacional. 

Ante este contexto, la digitalización se ha convertido en el core de las estrategias empresariales y, soluciones como la Firma Electrónica y el KYC (Know your Customer), son cada vez más comunes en el día a día de las empresas. 

¿Qué es el KYC (Know your Customer)? 📌

Las siglas KYC hacen referencia al término “Know Your Costumer” o “Conoce a Tu Cliente” en español. 

Es un proceso a través del cual las empresas, antes de establecer una relación contractual, pueden verificar la identidad de los clientes, trabajadores, stakeholder en tan solo 3 pasos: 

1. Extracción de datos y validación de documentos

El usuario muestra la parte frontal y trasera del documento de identidad. De forma automatizada, se extraen los datos del mismo y se realizan los checks de seguridad: concordancia entre anverso y reverso, los materiales e integridad del documento, verificación del holograma… Todo ello es corroborado y cruzado con los datos que el usuario facilita. 

2. Captura de selfie

Comprobación de rostro. El usuario mira a la cámara y captura un selfie a través del cual se crea un cruce con la foto del documento identificativo. 

3. Activación

De forma automatizada, el proceso es validado (o no) por parte de la solución KYC. 

En Docuten contamos con Alice Biometrics para la verificación de la identidad con mínima fricción entre las compañías y sus stakeholders. El uso de KYC y la firma digital de Docuten aporta un nivel de confianza, seguridad y transparencia mayor en los procesos al conseguir una verificación de identidad inequívoca de los firmantes en cualquier acuerdo.

💡 Diferenciando conceptos:

• Verificación de identidad ≠ KYC → dentro del proceso KYC ocurre la verificación de identidad.

• Digital Onboarding ≠ KYC → una de las fases por las que pasa un usuario para registrarse en una organización puede ser el KYC para comprobar que la persona es quien dice ser. 

• AML (Anti-Money Laundering) ≠ KYC → el proceso KYC ayuda a cumplir con los requisitos de las normativas en materia Prevención y Blanqueo de Capitales.

Antes de seguir… quizás estás siglas ya te suenen de algo: KYC y sector financiero 💡

¡Así es!

El KYC es un proceso que realizan las entidades financieras para verificar la identidad de sus clientes en cumplimiento de las exigencias legales → El Real Decreto-ley 7/2021, que modifica la Ley 10/2010 (Adaptación de la V Directiva Anti-Blanqueo de Capitales) así como las novedades que introduce, como la posibilidad de acreditar al cliente mediante el uso de firma electrónica cualificada.  

Para algunas instituciones financieras este proceso sigue siendo presencial, pero ya son muchas las que han apostado por la digitalización, lo que a su vez implica el uso de la tecnología Know Your Customer. 

Casos de uso del KYC y Firma Digital ✍️

Las empresas pueden ser consideradas responsables de la comisión de delitos cuando no establecen o no usan los mecanismos de control para identificar y prevenir los fraudes.

Por ello, aunque el sector bancario y financiero es donde el uso de KYC está más extendido, lo cierto es que esta solución es muy útil en otras áreas.  

📚 En el sector educativo

En el sector educativo, el Know Your Customer y la firma digital son de especial relevancia para la automatización de los procesos administrativos. En este caso, nos centraremos en el proceso de matriculación. 

En la mayor parte de los centros privados actuales, de forma tradicional el alumno debe personarse en las instalaciones y allí se identifica y firma la documentación requerida. 

Sin embargo, existe una forma mucho más eficiente: la matriculación online. 

Con la matriculación online, el centro educativo  envía al alumno un formulario online que debe cubrir sus datos personales (nombre, apellidos, DNI o pasaporte, etc). Una vez cubiertos y guardados, la plataforma redirigirá a la identificación electrónica o KYC, punto en el que el alumno debe identificarse, siguiendo los pasos anteriormente indicados (validación documental + captura selfie + activación) y se verifica su identidad.

Una vez verificada la persona, se envía a firmar la matrícula o pre matrícula a través de Docuten,  con los datos identificativos del alumno. El alumno firma la matrícula, firmada a su vez por el centro a través de la firma automática. Una vez procesado, el documento firmado llega a ambas partes.

🏘 En el sector inmobiliario

Uno de los procesos de firma que más retrasos supone a las inmobiliarias es el cierre de contratos de compraventas y alquileres. La necesidad de presencia física de los firmantes retrasa la entrega de llaves final. 

En lugar de realizar todo el proceso de identificación de forma presencial, podemos trasladar este procedimiento a un entorno online y seguro. 

Sin esperas, sin fricción en el proceso de firma, el comprador o arrendador podrá identificarse, para seguridad del vendedor o arrendatario, gracias a la solución KYC. A posteriori, podrá firmar toda la documentación una vez los datos estén verificados. Todo ello en cuestión de minutos, desde cualquier dispositivo con acceso a una cámara y en remoto. 

Entonces, ¿cómo es el proceso? Lo vemos mejor en el siguiente gráfico. 

🚙 Sector automovilístico: renting de vehículos

Otro de los sectores beneficiados por el proceso KYC es el sector del renting. En este caso pondremos como ejemplo un caso de uso habitual: alquiler de un vehículo cuando vamos a realizar un viaje. 

El alquiler de vehículos está en auge y son muchas las personas que viajan y alquilan un vehículo en su destino turístico. Con frecuencia, la reserva de este vehículo se hace antes de realizar el viaje, es decir, vía online.

¿Y si facilitamos aún más este proceso? Gracias al KYC y a la firma electrónica podemos realizar el alquiler a distancia, ya que podemos identificar a la persona en remoto con plenas garantías legales. Así, tanto para la empresa como para el cliente, todo el proceso se agiliza. 

 Otros casos de uso de Know Your Customer y firma digital

• Banca: préstamos personales y contratación de servicios bancarios. 
• Aseguradoras: seguros de vida, de rider, planes de pensiones.
• Fintech, servicios financieros, servicios de inversión y entidades de pago. 
• RRHH.
• Sector del juego: por ejemplo para entrar en plataformas online (contrato de juego).

Ventajas del Know your Customer y la Firma Digital 🚀

Si aun con todo ello te quedaban dudas, te dejamos algunas de las ventajas de incorporar estas soluciones en tus procesos de firma:

✅ Rapidez: este proceso te permite comprobar la identidad de la persona y autorizarla a continuar con el proceso, o no, en pocos minutos. En caso de que la verificación sea correcta, el proceso de firma será igual de ágil.

✅ A distancia: permite verificar la identidad y firmar en remoto, evitamos desplazamientos y disminuimos el tiempo invertido. 

✅ Máxima seguridad: la tecnología usada permite evitar fraudes, es decir, hace imposible suplantar la identidad de otra persona. Con este tipo de tecnología aumentas, además, la seguridad del proceso de firma digital, ya que cuentas con un paso inequívoco a la hora de identificar al firmante.

✅ La usabilidad del proceso completo hace que la fricción y dificultad sea mínima para el usuario,  se produce una alta conversión de documentos firmados y se reduce considerablemente la tasa de abandono.

✅ Omnicanalidad: es un proceso accesible desde cualquier dispositivo con cámara. 

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Marco regulatorio del KYC ⚖️

Este proceso está regulado y procedimentado y se ajusta a las regulaciones que afectan a cada sector y a la naturaleza de las operaciones de las operaciones a realizar. 

• AMLD5 (Anti-Money Laundering Directive) es una directiva europea relativa a la prevención del blanqueo de capitales y que regula cómo debe ser la incorporación de un cliente para evitar el falseamiento de identidad y cualquier actividad ilegítima. 

• eIDAS, el sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas, regular y establece todas las necesidades respecto a la creación y uso de identidades digitales. Por ende, el proceso KYC, se acoge a sus estándares técnicos.

Con todo, se deben tener en cuenta las regulaciones locales de cara a operar en los diferentes mercados.  

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