Todas las compañías cuentan con procesos administrativos internos susceptibles de digitalizarse, reduciendo así tiempos y aumentando considerablemente su eficiencia diaria….bla bla bla. Lo hemos dicho mil veces y creemos que es una cosa que tenemos clarinete.
Pero existen sectores que, por su flexibilidad en la adopción o por los beneficios extra que la digitalización reporta directamente sobre el cliente final, son más dados a convertirse en tech-friendly.
Pues justamente este es el caso del sector del renting que trataremos en este post.
Cuando hablamos de renting, nos referimos a cualquier negocio cuyo core sea monetizar el alquiler de algún valor físico o no, como por ejemplo: renting de vehículos, de equipo, industrial, etc.
Un sector con grandes capacidades de digitalización
En este ámbito hay infinidad de procesos que las empresas siguen haciendo manualmente.
Ello sucede porque no tienen en cuenta que existen máquinas, tech, soluciones digitales o como quieras llamarlo, que podrían hacer el trabajillo tedioso por ti.
O si lo tienen en cuenta, no han querido dar el paso por miedo a lo nuevo, por desconocimiento, por falta de partidas concretas para digitalización o por pereza mismamente.
Pero llegó la COVID-19 y con ella la necesidad de ponerse las pilas y buscar alternativas a procesos que implican presencialidad, personas vinculadas a una oficina para hacer un trabajo concreto e imprescindible, traslados de clientes para cerrar contratos, etc. Todo esto se volvió un tema imposible, que solo la tecnología podía suplir.
Este empuje de la pandemia fue bien aprovechado por el sector del renting, que rápidamente ha ido implementando soluciones tecnológicas a procesos administrativos liosos y tradicionalillos. Y gracias a eso se han detectado las ENORMES ventajas que tiene para este sector en concreto.
Pero el mérito lo tienen las propias empresas del sector y su alta capacidad para adaptarse a nuevos paradigmas y formas de trabajo en un abrir y cerrar de ojos.
El proceso ha comenzado a girar, y difícilmente, después de probar la manzana vamos a volver atrás. ¿A qué no?
El auge del sector de renting de vehículos
Uno de los tipos de renting que ha experimentado, si cabe, un mayor auge tras la pandemia de la COVID-19 es el de las empresas de renting de coches.
Según el presidente de la AER (Asociación Española de Renting):
“El renting se posiciona como un elemento que ayuda a la sociedad y a los clientes cuando hay riesgo y cuando hay incertidumbre, por ejemplo, con las Zonas de bajas emisiones”. El renting “continuará ganando clientes y peso y seguirá siendo una tendencia al alza”.
Los periodos de incertidumbre como el que supuso la COVID-19, la guerra de Ucrania, la crisis económica o las nuevas normas medioambientales, han funcionado como palancas del cambio en este sector.
El hecho de no tener que tomar una decisión definitiva de compra, pudiendo disponer de un vehículo durante un tiempo concreto, hace mucho más fácil la adaptación a las nuevas formas de movilidad de los individuos. Ello sirve como motor del auge de las empresas de renting de coches.
Recurrir al alquiler de vehículos puede ser una gran baza a la hora de cubrirse ante situaciones inciertas y de reducir nuestra huella ambiental, con contratos de alquiler adaptados a las nuevas maneras de movernos en un mundo cada vez más digital.
Principales procesos susceptibles de digitalizarse
👉 La oferta y entrega de vehículos/maquinaria/equipos
La digitalización ha supuesto un cambio de paradigma en la oferta del sector del renting.
A día de hoy, cualquier persona puede acceder a extensos catálogos online en los que examinar las características del producto que quiera alquilar; asegurarse plazos de entrega sorprendentes (contrata hoy recibe mañana tu vehículo); así como seleccionar los lugares de entrega que mejor se adapten a sus necesidades.
Ello hace que el proceso sea lo más cómodo posible para los clientes y potencia la formalización de contratos de renting más rápidamente.
👉 Contratación del vehículo/maquinaria/equipo
Whatever sea el elemento a alquilar, se necesita un documento que certifique que todo está «ok» para las partes y que estas se comprometen, una a entregar el “artefacto en cuestión” en las condiciones pactadas; la otra a pagar un precio preestablecido y devolverlo en los plazos y el estado requerido. ¿Y cómo hacemos esto?
Se puede hacer al estilo tradicional. Esto es:
El día “x” (que puede llegar en más o menos tiempo en función de las agendas de las partes) Manuel y Marta quedarán presencialmente en las oficinas de Manuel, que está situada a 465656 km de la ciudad de Marta.
Allí Manuel estará esperando a Marta con un contrato en papel bien compuesto de unas cuantas hojas que recogen los términos del contrato. Marta firmará el contrato si está de acuerdo con las cositas que allí se recogen y se llevará su “artefacto” objeto del contrato. Luego Manuel tendrá que escanear el documento y subirlo a sus sistemas para tenerlo todo organizado y de fácil acceso.
Peeeeeeeeeeeero, existe una solución mucho más ágil. Se podría evitar el desplazamiento de Marta, llevando a cabo la firma electrónica del contrato online… Para este caso la tipología OTP o la biométrica son ideales.
El proceso se volvería tan sencillo como 👇
Envío del documento a firmar por parte de Manuel y recepción y firma por parte de Marta. Esta última no necesitará nada más para hacerlo que acceso a internet, un smartphone y una dirección de correo electrónico.
En 2 minutos el documento resultará firmado y ambos participantes recibirán la copia firmada. No habrá necesidad de escaneos ni impresiones por ningún lado, porque el documento se indexará en los sistemas de Manuel automáticamente.
Ahora solo les quedará definir el día de recogida del “artefacto-motivo-del-contrato” que podrá ajustarse a la disponibilidad de Marta y a su ubicación.
Todo ventajas: más rápido, menos papel, más sostenibilidad.
👉 La emisión y recepción de facturas a proveedores y clientes
El movimiento de facturas en las empresas del sector de renting es GIGANTE. La recepción de facturas de proveedores y la emisión a clientes es una tarea tediosa que diariamente deben gestionar en un departamento de administración.
Pero, si encima le añades que tienes que seguir haciendo todo el proceso manualmente, picando las facturas a mano, comprobando una a una las líneas de factura, pasando de mesa en mesa las facturas pendientes de aprobación por los responsables en cuestión…. El proceso se convierte en un dolor de cabeza que consume horas y horas de una jornada laboral.
¿Y sabes qué?
Nosotros pensamos que todas las tareas repetitivas y necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa, pero que no aportan un valor real en el día a día del empleado, han de automatizarse.
Con ello conseguimos empleados más felices, que disponen de herramientas tecnológicas que les facilitan su trabajo.
Ello hace que puedan tener más tiempo para dedicar a otras tareas.
Ese tiempo que antes dedicaban a la gestión de facturas manual, lo pueden emplear para otras tareas que aporten valor real al core business y que requieran de una total atención por su parte.
Esto es posible gracias a soluciones como las nuestras, que permiten el envío y la recepción de facturas electrónicas, de manera automatizada.
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Vídeo tutorial de cómo generar y emitir una factura electrónica online en Facturae vs Docuten
👉 La comunicación con los clientes
La digitalización también incide positivamente en este sentido. Ahora no solo existe la vía telefónica o el mail para comunicarse con los clientes. Aparecen otras plataformas idóneas para que la comunicación sea mucho más fluida: WhatsApp, Chatbots como Landbot, Redes sociales, videoconferencias, comunidades en línea como Slack o Discord… Las opciones son tan variadas y flexibles, como tipologías de clientes y casuísticas encontramos en el sector.
Ahora tener problemas de comunicación con los clientes se vuelve muy complicado, y esto es una ventaja muy importante y un de síntoma de una buena gestión corporativa.
Hasta aquí todo ok, pero queremos ver casos reales ✋
No hay nada mejor para entender por qué necesitas algo que verte identificado en otros compañeros del sector con los mismos problemas y necesidades que tú, ¿A qué sí? Vamos con ello.
🚀Alquiber – Bundle firma y factura
Alquiber es una compañía del sector renting de vehículos que emplea Docuten para la firma digital de contratos mercantiles y laborales y la emisión y recepción de sus facturas electrónicas.
Con la llegada de la pandemia de la COVID-19 se percataron de que, implantando el teletrabajo, necesitaban una herramienta que les permitiera gestionar sus procesos más imprescindibles también en remoto.
En lugar de firmar presencialmente y en papel todo tipo de documentación mercantil con clientes (contratos de arrendamiento de vehículos, recibís, entregas, reparaciones, etc) y documentación laboral con sus trabajadores, querían revertir este proceso a un modelo digital.
Por ello implantaron nuestra firma electrónica que les permite firmar en remoto sus documentos o recoger la firma de los clientes y trabajadores in situ a través de la firma biométrica app.
Además, presentaban una necesidad que desarrollamos para ellos: la posibilidad de anotar sobre el propio documento observaciones referentes al vehículo, así como indicar sobre el dibujo del vehículo las zonas en las que este podía tener algún tipo de desperfecto. El resultado lo resumimos en este vídeo 👇
Por otro lado, vieron que el proceso de emisión y recepción de facturas de manera tradicional era una fuente de ineficiencia en sus procesos. Teniendo en cuenta que, tenían a un proveedor tecnológico que podría cubrir ambos proceso, no se lo pensaron dos veces y dieron el salto total a la digitalización completa con nosotros.
🚀Empresa renting maquinaria – Firma digital
Una de las empresas de renting de maquinaria más grandes de España gestionaba, antes de dar el salto al modelo digital, enormes cantidades de papel (hablan de 2.700.000 folios al año. Sí, sí, lo que has leído). Evidentemente, este modelo de firma tradicional generaba costes económicos e ineficiencias de tiempo que, con la firma digital, se resuelven de forma sencilla.
Ahora, tanto la firma digital de los contratos con trabajadores y otra documentación laboral, como toda la documentación que se genera en el ámbito comercial, se firma digitalmente con las tipologías de nuestro software de firma digital.
No te vayas sin descargar nuestro Whitepaper de renting 👀
Si has llegado hasta aquí es porque el tema te interesa. Evidentemente en un post no podemos aglutinar ABSOLUTAMENTE todos los entresijos de nuestras soluciones aplicados al sector del renting.
Para esto tenemos un whitepaper, un libro blanco, un libro de mesa fundamental si trabajas en una empresa del sector del renting de vehículos, maquinaria o whatever y te interesa mejorar la eficiencia de vuestros procesos.
Para las dudas que te surjan, nuestro equipo estará encantado de poder darte luz.
Contacta con nosotros y no retrases más la implementación de una solución de digitalización que hará mucho más fácil tu día a día y te dejará tiempo para darle al coco y realizar tareas que aporten valor y que solo los humanos podemos hacer.
