Utilidades de la digitalización administrativa en el Sector Facilities

Empezamos por el principio, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del sector Facility Services?

Las empresas Facility Services ofrecen la posibilidad de contratar globalmente servicios ajenos a la actividad principal de sus clientes: servicios auxiliares, limpieza, jardinería, mantenimiento, catering, seguridad… 

Es precisamente esta oferta global de soluciones lo que hace que sea una propuesta muy interesante para las empresas, ya que, con un único proveedor, cubren todas sus necesidades. Este “atractivo”, aparte de incrementar la demanda, da lugar al aumento de la oferta de este tipo de empresas de servicios y, como consecuencia, más competencia en el sector. 

Es la pescadilla que se muerde la cola y cuyo resultado no es del todo favorable para las empresas del sector Facility Services en España: estas se ven obligadas a trabajar con márgenes más pequeños para mantenerse en el mercado y a sumarse a las tendencias digitales para no quedarse estancadas. 

¿Qué tiene que ver la digitalización administrativa con el Sector Facilities? 🕵

Aparentemente, nada. Si profundizamos, mucho. 

Antes de la pandemia, la digitalización actuaba como elemento diferenciador; hoy por hoy, es una necesidad. En este contexto, la automatización de procesos debe desarrollarse para mejorar la calidad, la eficiencia y la precisión de los servicios. 

Para entendernos, el desarrollo tecnológico hace que casi cualquier proceso se pueda automatizar y realizar de forma más rápida y eficiente en comparación a la metodología manual/tradicional. 

La transformación digital ha llegado a todos los sectores y departamentos, y el sector Facility Services en España no se queda atrás. Así, las empresas de este sector están abordando proyectos de transformación digital 360º, que abarcan desde la automatización de tareas diarias hasta migraciones a plataformas integrales de negocio.

Si bien es cierto que integrar una solución digital no afecta directamente a sus clientes, mejora los procesos internos de la empresa, lo que se traduce en un mejor servicio y experiencia. La digitalización empresarial es fundamental para diferenciarse, competir y proporcionar un servicio de calidad dentro de un mercado saturado y con márgenes de beneficio ajustados. 

Casuística 📍

Como es de esperar, las empresas que operan en el sector Facility Services comparten metodologías y casuísticas similares:

👉 La dispersión geográfica de los trabajadores y sedes es una de las principales problemáticas con las que lidian de forma sistemática. Desplazamientos innecesarios, impresión de documentos, tiempos de gestión que se alargan en el tiempo… Suena a caos porque, en efecto, es un caos. 

👉 A su vez, por causa de la naturaleza de estas compañías, la rotación de empleados es el pan de cada día. Altas y bajas frecuentes, renovaciones o modificaciones de contrato, son gestiones que se solapan y que no facilitan que la documentación esté en orden y tiempo. 

👉 ¿Filtros de búsqueda? ¿Trazabilidad en tiempo real? ¿Acceso a la documentación donde y cuando quieras? ¿Copias de seguridad? Todo esto es posible con un modelo de gestión digitalizado. En su lugar tenemos un almacenamiento físico con todo lo que ello conlleva: traspapeleo y pérdida de documentos, impresiones innecesarias y necesidad de un espacio de almacenaje, entre otras. 

Estas son dificultades a la que se enfrentan diariamente las empresas Facility Services y que fácilmente tienen solución en una herramienta de digitalización empresarial. 

Digitalización administrativa en Facility Services: casos de uso 🎯

La tecnología ofrece soluciones estratégicas para empresas que quieren reducir costes y mejorar la productividad en la gestión y mantenimiento de servicios, y el sector de Facility Services en España es uno de los más beneficiados por la digitalización y automatización de procesos. 

Dentro de las soluciones de digitalización administrativa en Facility Services, desde Docuten recomendamos tres propuestas para agilizar los procesos de entrega y recepción de documentación:

Firma electrónica

La firma electrónica de documentos es una de las soluciones más empleadas por este tipo de compañías, ya que se presenta como una solución eficaz para el día a día administrativo de este sector. 

Envío certificado

Muy útil para comunicados certificados donde la otra persona no tiene que firmar nada, pero la empresa tiene la obligatoriedad de dejar constancia de que ha comunicado esta información al trabajador. Es la equivalencia digital a un burofax. 

Identificación electrónica

Es complementario a la firma electrónica de documentos y está pensado para el onboardings masivos de trabajadores.

Siendo la firma electrónica  la solución más interesante, nos centraremos en la misma para ejemplificar algunos de los casos de uso en las empresas Facility Services:

• Contratos de trabajo (altas)
• Bajas
• Prórrogas
• Modelo 145
• Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
• Variaciones o modificaciones en el contrato de trabajo. 
• Entrega de EPIs
• Formaciones

En Docuten contamos con diferentes tipologías de firma digital y podrás escoger cualquiera de ellas. Con todo, en base a nuestra experiencia y teniendo en cuenta los casos de uso, recomendamos la firma OTP o biométrica independientemente de ser un proceso a distancia o presencial.

Firma electrónica para Facility Services: ventajas de uso 🚀 

El dar el salto a la digitalización empresarial supone un win to win para todas las partes implicadas: empresa, clientes y trabajadores. 

La innovación y la mejora continua, te permitirá llevar a tu empresa a otro nivel, y estas son algunas de las ventajas que supone la implantación de un software de firma digital: 

Ahorro en costes

Evita desplazamientos y/o envíos postales innecesarios, deja de imprimir toda la documentación y olvídate de almacenarla físicamente. Con nuestra solución no solo ganarás tiempo, sino que serás más eficiente económicamente hablando. 

👉 Puedes calcular un beneficio estimado aquí. 

Firma en cualquier momento y lugar. 

La dispersión geográfica de la plantilla y las sedes ya no son un problema, con la solución de firma electrónica de documentos puedes gestionar todos los procesos de firma en la distancia. 

Rapidez y efectividad en la firma de contratos laborales.

¿Te suena de algo tener un trabajador en activo y que aún no haya firmado su contrato laboral? Nuestra solución de software de firma digital te facilita tener toda la documentación al orden del día. 

Ahorra tiempo de gestión y desplazamientos.

La eliminación de una tarea repetitiva, como es la gestión manual de la documentación, y su sustitución por el uso de la firma digital, será percibido de manera positiva por tu equipo. Ello les dejará más tiempo para centrarse en tareas que aporten valor real y ser más productivos en su jornada laboral., pudiendo centrarse en tareas que aportan valor real y centradas en el cliente. 

Trazabilidad y seguimiento en tiempo real. 

Tranquilidad y paz mental al conocer el estado de todos los procesos. 

Ejemplo ficticio del historial de un proceso de firma. 

Almacenamiento de la documentación.

Custodiamos toda tu documentación en la nube, a donde podrás acceder fácilmente cuando y donde quieras y aplicar filtros para agilizar la búsqueda de los documentos. 

Legalidad y protección de datos. 

Cumplimos con una de las legalidades más restrictivas a nivel mundial y salvaguardamos toda tu documentación en la nube de Docuten. Docuten es un Prestador de Servicios de Confianza, de acuerdo con el Reglamento (UE) Nº 910 / 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas (eIDAS).

Sostenibilidad. 

Al dar el paso a la digitalización empresarial, también das un paso hacia la sostenibilidad. Ser una empresa paperless y reducir las emisiones CO2 son pequeños actos que dan un valor añadido a tu compañía en términos medioambientales.

Recomendaciones para todo el proceso de externalización 💡

La digitalización de procesos cambia la forma en la que se han hecho las cosas hasta ese momento, por lo que abordar un correcto proceso de transformación digital es la clave. Te dejamos unos tips: 

• Apuesta por especialistas con experiencia en el sector. 
• Dedica tiempo a la fase de planificación. Te dejamos los principales pasos para abordar tu proceso de digitalización administrativa. 
• Comunícate y forma a tus empleados. 
• Comunicación fluida y asistencia por diferentes vías por parte de tu proveedor (mail, telefónica…). 
• Una vez nos decidimos a dar el cambio nos puede la impaciencia y el mejor consejo que te podemos dar es: paciencia. Dedica tiempo en las primeras fases, una buena base hará que todo vaya rodado. 

¿Quieres más información sobre la digitalización administrativa en Facility Services? 🧐

Como ya hemos visto, la digitalización administrativa de Facility Services aumenta la eficiencia empresarial, la rentabilidad y supone una ventaja competitiva para las empresas de este sector. 

Si estás pensando en digitalizar y automatizar tus procesos de contratación, contar con un Proveedor de Servicios Cualificado será la clave de éxito. 

👉 Contacta con nosotros si quieres más información sobre nuestras soluciones de digitalización empresarial, estaremos encantados de hablar contigo y encontrar la mejor solución para tu empresa. Sin compromiso, ¡claro!