Mejorando la eficiencia y reduciendo costos en el sector alimentario a través de la automatización del registro de contratos alimentarios

El pasado 30 de junio entró en vigor la normativa que recoge el Registro de Contratos Alimentarios. Aunque me imagino que si estás en este post, esto ya lo sabías.

Desde Docuten hemos desarrollado una solución a medida para automatizar este proceso, desde la firma de contratos hasta su registro en la plataforma de la AICA, evitando posibles sanciones por incumplimiento de la normativa. 

Como las palabras se las lleva el viento, queremos mostrarte el ahorro al automatizar el Registro de Contratos Alimentarios con números

💸 Ahorro económico automatizando el registro de Contratos Alimentarios

Registro de Contratos Alimentarios de forma tradicional…

Imagina que en tu compañía enviáis un total de 2.000 contratos alimentarios, modificación y adendas al año. De media, y siendo conservadores, estimamos 4 páginas por cada documento, por lo que en total estamos hablando de unas 6.000 páginas a gestionar. 

Si tenemos en cuenta los costes asociados a la gestión (tiempo invertido por el trabajador en preparar el envío de contratos a firmar), a los materiales empleados, al coste de archivado y alquiler de un espacio físico para su almacenamiento, estamos hablando nada más y nada menos que de un coste de 6.416,86€.

*En este escenario, no contemplamos envío por carta ordinaria, certificada o burofax. 

Registro de Contratos Alimentarios con la firma digital…

• Minimizamos el tiempo de gestión de los trabajadores, que se reduce de 15 minutos a 2. 
• Eliminamos la cantidad de hojas, tinta y material empleado, ya que el proceso es totalmente digital. 
• Almacenamiento en la nube, sin necesidad de archivadores o un espacio físico para su almacenamiento.

Como resultado, obtenemos una diferencia en ahorro de 1.416,86€, sin tener en cuenta el gasto y el tiempo asociado a los posibles desplazamientos a las explotaciones de los proveedores (Productores Primarios) para firmar los contratos; así como los errores humanos que pueden generar gastos (y sanciones) como la pérdida de documentación o no incluir todos los campos obligatorios.

⏰ El tiempo es oro

Esto si hablamos de ahorro económico, pero también hay un claro ahorro en tiempo. De forma manual, estimamos 15 min de gestión por cada contrato, lo que serían un total de 30.000 horas invertidas. Con Docuten reducimos esas horas a unas 6.000 horas, dejando más de 24.000 horas que los empleados pueden emplear para dedicarse a tareas que aporten valor real a la compañía. 

♻️ ¿Y en términos de sostenibilidad?

El cuidado del medioambiente está en la agenda de objetivos de casi todas las empresas, si no todas. Es por ello que también es un punto a tener en cuenta y que las compañías pueden incluir en sus libros anuales de sostenibilidad. 

En total…

• CO2 ahorrado (kg) → 3,96
• Madera ahorrada (kg) → 55
• Agua ahorrada (I) → 60.000

¿Cómo es el proceso de automatización?

¿En qué más te podemos ayudar? 🤔

No, esto no es todo.  Y es que desde Docuten podemos facilitarte todo el proceso, ahorra tiempo y, por supuesto, recursos. 

Pasos previos a la firma

Desde Docuten podemos dar de alta a los proveedores en la AICA. Para ello, solo necesitamos que el comprador, nuestro cliente, nos envíe un listado xls con los datos identificativos de los Productores Primarios. 

También podemos configurar los contratos para hacerlos “plantillas editables con campos obligatorios”. ¿En qué consiste? Desde Docuten podemos editar los contratos marco como plantillas editables y, a su vez, configurarlas dentro de la plataforma como Fast Templates con campos obligatorios.  De esta forma, el comprador siempre tendrá el contrato a mano y no podrá iniciar el proceso de firma sin cubrir previamente todos los campos obligatorios, evitando así posibles sanciones. 

📌 Publicación de sanciones

¿Y después de la firma?

La normativa relativa a la Cadena Alimentaria recoge que todos los documentos se deben salvaguardar durante 4 años. Docuten se asegura de que esto sea así, sin necesidad de tener la documentación en archivos en físico.

¿Hay más? Hay más

En Docuten somos un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, por lo que todos los procesos de firma quedan trazados: tanto por parte del que envía a firma, como que de quien la recibe. Así, si has enviado el contrato a firmar y el productor primario lo rechaza, Docuten puede dar acuse de que los has enviado. 

Además, en dichos procesos de firma puedes incluir notas y programar recordatorios para que el contrato sea firmado en tiempo y forma.

📌 Docuten: Prestador Cualificado de Servicios de Confianza

Beneficios y ahorro al automatizar el Registro de Contratos Alimentarios 🫰

Como acabamos de ver, la automatización del registro de contratos alimentarios presenta muchas ventanas para las empresas del sector alimentario en términos de eficiencia y ahorro. Las vemos:

• Eliminamos el uso de recursos como el papel, tintas…

• Reducimos el tiempo invertido en tareas repetitivas, por lo que los empleados pueden dedicar dicho tiempo a otras tareas que aporten valor real a la compañía. 

• Trazabilidad y seguimiento en tiempo real.

• Evitamos sanciones asociadas a no tener el contrato formalizado por escrito o no cumplimentar todos los datos obligatorios. 

• Reducción del impacto medioambiental. 

• Almacenamiento en la nube. 

• Soporte técnico  por parte del equipo de Docuten

Así de fácil, así de sencillo, contacta con nuestro equipo 🧑‍💻

¿Tienes preguntas? Nosotros tenemos las respuestas. 

Quieres conocer cómo tu compañía puede verse beneficiada por la implementación de este proceso de automatización, tanto en la reducción de tiempo invertido, como en gastos asociados a materiales y almacenamiento.

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