Modelo tradicional vs modelo digital: Cómo la digitalización facilita el registro de contratos alimentarios con productores primarios

El Registro de Contratos Alimentarios está a la orden de día. 

Son muchos los medios especializados que ya están haciendo eco de esta normativa vigente desde el 30 de junio, como también son muchas las empresas que se ven amenazadas por la carga administrativa y posibles sanciones que implica. 

Veamos lo que supone para una empresa con un volumen de contratos importante al año, realizar el proceso de modelo manual vs modelo digital. 

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Modelo tradicional vs modelo digital 

Modelo tradicional

De forma manual o tradicional, es el comprador el agente que ha de realizar todos los pasos, desde darse de alta de la plataforma de la AICA, hasta almacenar y guardar toda la documentación necesaria. 

1. Así, en un primero momento se dan de alta como «Comprador» y «Representante Legal» de su compañía en la plataforma del Registro de Contratos Alimentarios de la AICA.

2. El comprador puede dar de alta a los proveedores uno a uno, introduciendo  los datos identificativos de cada uno de ellos de forma manual, o subiendo un archivo .xls con el listado de los productores primarios y sus datos.

 ¿Qué datos deben ser cargados de cada Productor Primario?

• Número de documento identificativo
• Razón social
• País
• Comunidad Autónoma
• Provincia
• Localidad
• Dirección
• Código Postal

3. La empresa compradora será la responsable de realizar el contrato mercantil con todos los campos fijados por ley y de que ambas partes lo firmen. 

¿Qué campos debe incluir? 

a) “Identificación de las partes contratantes”, incluyendo:

• Nombre y apellidos o denominación social
• Número de identificación fiscal
• Domicilio social 
• Dirección de correo electrónico

b) “Objeto del contrato, indicando, en su caso, las categorías y referencias contratadas”

c) “Precio del contrato alimentario, con expresa indicación de todos los pagos (…)”.

d) “Condiciones de pago, que en todo caso deberán ajustarse a los plazos de pago en las operaciones comerciales de productos alimentarios o alimenticios, conforme a lo establecido en la disposición adicional primera de la Ley 15/2010, de 5 de julio (…)”

e) “Condiciones de entrega y puesta a disposición de los productos”.

f) “Derechos y obligaciones de las partes contratantes”.

g) “Información que deben suministrarse las partes, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de esta Ley”

h) “Duración del contrato, con expresa indicación de la fecha de su entrada en vigor, así como las condiciones de renovación y modificación del mismo”.

i) “Causas, formalización y efectos de la extinción del contrato”.

j) (Suprimida).

k) “Conciliación y resolución de conflictos (…)”

l) Excepciones por causa de fuerza mayor, conforme lo dispuesto en la Comunicación C (88) 1696 de la Comisión relativa a «la fuerza mayor» en el derecho agrario europeo, y en el artículo 1105 del Código Civil.

4. Firma del contrato por ambas partes. Al realizarse de forma manual, podemos encontrarnos ante dos escenarios:

• Firma en físico, lo que implica desplazamientos
• Firma por email, lo que requiere enviar el contrato vía correo electrónico, que la otra persona lo imprima, firme y envíe el contrato escaneado por la misma vía. En su defecto, el Productor Primario puede usar programa online de firma digital, teniendo en cuenta que no todos ellos cuentan con plenas garantías legales. 

5. Una vez el contrato esté firmado, ha de subirse a la plataforma de la AICA antes de la entrega de la mercancía. Esta subida se hace de forma manual, por ejemplo, escaneando el contrato firmado a mano.  Además, también han de salvaguardar el justificante de registros

6. Aunque la documentación esté subida a la plataforma, los compradores están en obligación de salvaguardar toda la información: desde el contrato mercantil firmado, hasta los justificantes de firma. Si el contrato lo firman de firma manuscrita, han de hacerlo en un almacén físico, ya que los documentos escaneados pierden validez probatoria. 

Modelo digital

Docuten es la solución para cumplir con el Registro de Contratos Alimentarios en la AICA. Hemos desarrollado una solución que permite el envío automático de los contratos alimentarios, modificaciones y anexos al Registro de Contratos Alimentarios de la AICA, como respuesta a nueva obligatoriedad vigente desde el 30 de junio.

Así, todo el proceso que acabamos de ver de forma manual, lo podemos digitalizar y automatizar.

1. El comprador (cliente) se da de alta como «Comprador» y «Representante Legal» de su compañía en la plataforma de la AICA. Un vez dentro de la plataforma, puede dar a Docuten de alta como “persona autorizada”, es decir, como tercero que opere en representación de la empresa.

2. El cliente solicita el uso de la API de la AICA y, cuando esta solicitud esté concedida, debe tener acceso a las claves de acceso a la plataforma. Gracias a estas claves, Docuten puede integrarse con la plataforma para subir los contratos de forma automática.

A partir de este punto, es cuando empieza el trabajo más visible. 

3. Para que Docuten pueda dar de alta a los Productores Primarios, el comprador (cliente) ha de enviarnos previamente un listado .xls de Productores Primarios. A través de este documento, desde Docuten importamos el listado de productores Primarios en el Registro de Contratos Alimentarios. 

4. El comprador (cliente) lanza los procesos de firma de contratos mercantiles pertinentes a través de Docuten. Plataforma en la cual encontramos alojadas plantillas editables previamente configuradas para que el cliente pueda usar siempre que lo necesite, garantizando que todos los campos obligatorios serán cubiertos. 

A la hora de lanzar el proceso de firma, tendrá a su disposición diferentes tipos, entre los que recomendamos:

• Firma automática para el comprador.

• Firma OTP/biométrica sms para el Productor Primario. 

5. Una vez los contratos están firmados por ambas partes: Importación automática y continua de contratos, modificaciones y anexos en el RCA de la AICA.

6. Envío al cliente del justificante de registro de contratos, modificaciones y anexos en el Registro de Contratos Alimentarios. 

7. Custodia y almacenamiento durante 4 años acorde a las exigencias legales.

📌 Docuten es la solución para cumplir con el Registro de Contratos Alimentarios en la AICA

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