Moinsa emplea la firma digital de Docuten en sus procesos de RRHH, PRL y Coordinación de Actividades Empresariales
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Moinsa referente en el desarrollo de proyectos llave en mano de interiorismo, tecnología y logística interior, ha confiado la digitalización de sus procesos de firma de documentación en Docuten.
La compañía, que ayuda a sus clientes a contar con los más sofisticados componentes a nivel tecnológico, de diseño y automatización logística, también ha querido apostar por la digitalización de sus procesos administrativos internos con la firma digital de Docuten.
¿El objetivo? Convertirlos en procesos más eficientes, ahorrar tiempo de gestión a sus empleados y cumplir con la legalidad vigente, teniendo toda su documentación perfectamente firmada y archivada.
Específicamente, veremos que uno de los casos de uso que más se ha beneficiado de la firma digital es el relativo a Prevención de Riesgos Laborales.
Contar con una solución de firma digital que les permita tener una trazabilidad total de toda su documentación laboral es uno de los puntos más importantes que destaca desde la dirección de RRHH, Christian Corrochano.
Entrevista a Christian Corrochano
Director de RRHH de Moinsa
1. Sabemos que en Moinsa, una de vuestras prioridades es la seguridad de vuestros trabajadores y clientes. De hecho, recientemente habéis sido certificados con la ISO 45001 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SALUD Y LA SEGURIDAD EN EL TRABAJO. ¿Qué impacto ha tenido la tecnología en la consecución de este reconocimiento?
La digitalización de nuestros procedimientos es parte fundamental de nuestro sistema integrado de Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud. Nos permite ser ágiles y tener trazabilidad de cada uno de los procesos que se generan en el día a día en la compañía. Además de Docuten, que fue un primer paso, estamos implantando en la actualidad diferentes software y aplicaciones de recursos humanos o gestión de gastos, entre otros, que nos ayudarán aún más si cabe.
2. El momento más complejo a la hora de marcarse un objetivo de digitalización es dar el primer paso. ¿Qué estaba pasando en vuestra compañía para que os decidieseis a buscar una solución de firma digital?
En verdad, ya estábamos trabajándolo desde antes de la pandemia, pero el Covid y el tener que desarrollar toda nuestra actividad a distancia nos dio un impulso definitivo.
3. Siempre que implementamos una nueva tecnología en una compañía, los principales “validadores” de la misma son los trabajadores. ¿Cómo recibieron la solución de Docuten? ¿Cómo la valoran a día de hoy?
Nuestros empleados son los principales impulsores de este cambio. La digitalización beneficia a todos y así lo han interiorizado desde su implantación
4. La dispersión geográfica de los empleados era una de las mayores barreras en vuestro día a día (y en el de muchas empresas). ¿Cómo era el proceso de firma de documentación antes de hacerlo con Docuten?
Efectivamente, por nuestra actividad, tenemos trabajadores desplazados de forma continua. Antes este proceso de firma era tedioso, intercambiando la información por correo y en papel. Nos dilataba demasiado los procesos normales del día a día en la organización.
5. Llegasteis a Docuten con un objetivo claro: digitalizar la firma de la documentación ligada al ámbito laboral, así como toda la documentación relativa a Prevención de Riesgos Laborales. ¿Podrías contarnos qué tipo de documentos soléis firmar en este ámbito?
Los documentos que más trabajamos a través de Docuten, además de los propios de Recursos Humanos en el momento de la contratación, son relativos a Coordinación de Actividades Empresariales. Trabajamos con numerosas plataformas de este tipo y un proceso de firma digital como el que tenemos ofrece a estas plataformas una garantía extra.
6. Como responsable de RRHH de Moinsa, sabes de primera mano que tener el control de la documentación laboral es clave para cumplir con la legalidad vigente y no verte así expuesto a sanciones o, incluso, procesos judiciales. ¿Cómo os ha ayudado Docuten en este sentido?
Imaginad la trazabilidad que nos ofrece el tener más de 3000 documentos firmados y digitalizados en poco más de dos años y a su vez, archivados en un entorno totalmente seguro.
7. El cuidado del medioambiente es uno de los grandes retos para las empresas. Sabemos que en vuestro caso hacéis especial hincapié, y la certificación ISO 14001 es prueba de ello. La digitalización administrativa es un motor en favor a este cambio, ¿en qué medida la implementación de la firma digital os ha ayudado a reducir la huella ecológica? ¿Habéis minimizado la gestión en papel?
En el ámbito de Recursos Humanos y Coordinación de Actividades Empresariales hemos eliminado por completo el papel.
8. ¿Qué le dirías a una empresa que se encuentra en el mismo punto de partida que se encontraba Moinsa antes de contar con Docuten?
Que no lo piense, es una herramienta sencilla y desde el primer día tendrá un retorno de la inversión.
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Te contamos qué tipología de firma utilizar en cada caso, qué documentación puedes firmar y te mostramos sus principales ventajas.
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