El referente de la industria alimentaria Monbake gana en eficiencia gracias a su apuesta por la digitalización

El Grupo Monbake es una de las empresas referentes de masas congeladas en España, que fabrica, distribuye y comercializa productos de panadería, bollería y pastelería a nivel nacional e internacional. El grupo ha confiado en Docuten para la firma digital de documentos laborales.

En Monbake apuestan por la innovación para mantenerse como referentes de la industria alimentaria española. 

Siendo conscientes de los beneficios que trae consigo, el sector industrial en España apuesta cada vez más por la digitalización. La firma digital online permite a las empresas reducir el uso de papel en su gestión diaria y reducir costes. Además, mejora la satisfacción de los empleados al emplear herramientas actuales que facilitan el trabajo diario. Por ello, la digitalización de la industria debe ser una de las prioridades de las empresas que trabajan en este sector.

Los programas de firma digital y facturación electrónica, como Docuten, permiten mejorar la productividad y reducir costes gracias a la mejora en la organización administrativa de la empresa, así como la gestión de proveedores, clientes y empleados.

Firma digital de documentos laborales

La gestión de un elevado volumen de documentación laboral en papel provocaba ciertas dificultades para Monbake. Estos problemas iban desde la localización de documentos ya firmados a la agilidad y rapidez a la hora de solicitar la firma de un documento.

Gracias a Docuten, en Monbake han podido disminuir los plazos para la firma digital de documentos de forma totalmente legal, obteniendo mayor eficiencia y reduciendo tiempos en dichos procesos. También han visto mejorada la localización de cualquier documento así como su gestión, gracias a herramientas de Docuten como la búsqueda avanzada.

Debido a la versatilidad de Docuten, que permite la gestión de todo tipo de documentos y, con ello, su utilización dentro de cualquier departamento de la empresa, actualmente en Monbake están valorando implementar Docuten para áreas donde inicialmente no se contemplaba su uso.

Sergio Campillo, Responsable de Gestión de Personas & Procesos, responde a unas preguntas para nosotros.

Queríamos contar con un proveedor que cubriera no solo la firma digital, sino otras actividades en las que se requiere una certificación por parte de un tercero. Docuten conocía nuestra casuística, y eso hizo más sencillo empezar a colaborar.

Sergio Campillo, Responsable de Gestión de Personas & Procesos de Monbake

Entrevista a Sergio Campillo, Responsable de Gestión de Personas & Procesos de Monbake

En muchas ocasiones, la estrategia de transformación digital en el sector alimentario se centra en enfocar las inversiones en maquinaria para mejorar los controles de calidad, pesaje, robotización de sistemas de envasado, etc. Sin embargo, ¿crees que la digitalización administrativa de las compañías podría ser uno de los principales puntos de mejora de la competitividad empresarial?

Es evidente que todo lo relacionado con la cadena de suministro es de vital importancia, ya que la eficiencia en esos procesos determina nuestra capacidad de servicio y la satisfacción de nuestros clientes. Sin embargo, hay una parte corporativa con un alto peso administrativo. La usabilidad de soluciones como Docuten permite una mayor agilidad a la hora de dar respuesta a nuestro cliente externo, pero también al cliente interno. Además, cabe destacar que muchos de los procesos de gestión son tan transversales que involucran tanto a departamentos con un claro carácter comercial e industrial, como a los más corporativos.

Apostar por una digitalización en la compañía como forma de trabajo, lleva intrínseco el contar con las personas que forman parte de esa transformación, mejorando su día a día y creando una empresa atractiva donde trabajar.

¿Cuáles son los motivos que os llevaron a valorar la posibilidad de digitalizar la firma de documentación? ¿En qué punto estabais en la empresa?

Nos encontrábamos gestionando un gran volumen de documentación, generada de las relaciones laborales con nuestros colaboradores/as. Esto hacía imposible el poder localizar documentos ya firmados o solicitar firmas con cierta inmediatez, ya que teníamos que recurrir al uso de la valija para poder hacer llegar un documento a cualquiera de nuestros centros de trabajo, distribuidos por toda la península.

El poder tener de manera inmediata la firma de algún colaborador, con los requisitos legales exigibles y la posibilidad de alojar el documento firmado en un servidor para su consulta posterior, nos hizo replantear la forma de trabajar y gestionar la documentación contractual.

La implantación de la solución cobró aún más sentido cuando nos vimos inmersos en la pandemia.   

¿Ha conseguido Docuten solucionar ese problema/necesidad con la que os encontrabais?

Totalmente. Es más, en estos momentos estamos desplegando Docuten en áreas donde inicialmente no se contemplaba su uso.

La digitalización forma parte de la nueva realidad empresarial. Una vez sumergidos en el mundo de la digitalización, ¿cuál es para vosotros el beneficio más notable?

Supone disminuir los plazos para formalizar cualquier documento que requiera de un respaldo legal y, por lo tanto se consigue una mayor eficiencia para algunos de los procesos cuyos tiempos eran muy superiores a los actuales, al tener que contar con el traslado físico de la documentación a firmar. En lo referente a la búsqueda y gestión de la documentación firmada también ha supuesto un avance, ganando eficiencia en este sentido.

¿Cómo se ha realizado la transición interna entre los procesos tradicionales y los nuevos métodos digitales? ¿Se ha aceptado fácilmente y se ve como algo positivo entre el personal interno y externo?

La transición ha sido más fácil de lo esperado. Se decidió comenzar con un colectivo más controlado, donde solo una de las áreas empezara a crear firmas para acuerdos contractuales y otra documentación recurrente. Los primeros resultados llegaron con la disminución de documentos que llegaban con la valija corporativa. Fue el propio equipo quien empezó a percibir las mejoras. Con esta situación, el resto de áreas percibieron todas las ventajas de la solución, por lo que fue sencilla su adaptación. 

¿Cuál es el valor diferencial que os ha llevado a contar con Docuten y no con otros proveedores?

Queríamos contar con un proveedor que cubriera, no solo la firma digital, si no otras actividades en las que se requiere una certificación por parte de un tercero. Docuten conocía nuestra casuística, y eso hizo más sencillo empezar a colaborar.

Por otro lado, la rápida puesta a disposición de la solución en nativo, nos ahorraba parametrizaciones y otro tipo de adaptaciones de nuestros sistemas a la solución, aunque más adelante iniciemos algún tipo de integración que nos permita ser incluso más eficientes en nuestros procesos internos.

Hacéis especial hincapié en la importancia de la sostenibilidad, ¿veis la digitalización administrativa y la eliminación del papel una palanca importante de mejora sostenible?

Totalmente. Por nuestra tipología de negocio, generamos una gran cantidad de papel diariamente, tanto con nuestros clientes como con nuestros colaboradores y profesionales. De igual modo, el archivo y almacenamiento de esta documentación requiere de espacios y consumibles del edificio.

Queremos poder implantar soluciones que nos permitan reducir considerablemente ese volumen de papel. Ocurre lo mismo con el tránsito de documentación por todo el territorio nacional. Si reducimos el número de viajes de valija, también veremos un impacto positivo en la sostenibilidad de la compañía.

¿Qué recomendaríais a otras empresas que se encuentran en la situación en la que os encontrabais antes?

Inicialmente valorar el tiempo en recursos humanos, logísticos y materiales que destinan a una de las actividades recurrentes más habituales de un área en concreto, aquella que genera una cantidad de papel más o menos media y cuya documentación requiere ser consultada de manera recurrente. Una vez que hayan localizado esta casuística, comenzar a trabajar con la solución. En poco tiempo empezarán a observar resultados y las posibilidades de exportar la solución a otras áreas.

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