Nueva funcionalidad: automatización del envío del modelo certificado de retenciones online

Hoy te traemos una nueva funcionalidad que quizás te resulte interesante. Como decimos siempre, entender las necesidades y problemas que se encuentran día a día nuestros clientes es clave para poder mejorar nuestra solución e ir adaptándola “a tu medida”.

En esta ocasión uno de nuestros clientes nos explicaba un caso de uso que no nos habíamos planteado hasta ahora. Resulta que con la entrada de año, en el departamento de RRHH de su empresa, tienen que hacer llegar los certificados de retenciones a sus empleados para que puedan presentar su declaración de la renta. 

Nos contaron TODO el proceso manual que tenían que hacer y la cantidad de horas dedicadas a esta tarea. Tras escuchar su proceso, nos pusimos a pensar una posible solución digital que evitara todas esas cantidades de papel y tiempo invertido.

Hoy os traemos el resultado: poder dividir y firmar el certificado de retenciones online 😊

✋ Pero, espera. Vamos paso a paso para quien no esté familiarizado ¿Qué es el modelo certificado de retenciones?

Llega la Declaración de la Renta y con ella el Certificado de Retenciones de los empleados.

Como sabrás mejor que nosotros, si estás vinculado a un departamento de administración o RRHH, el modelo certificado de retenciones es un documento que soporta las retenciones practicadas por cualquier concepto en un periodo contable determinado. Este certificado es el justificante conforme la empresa ha ingresado esta cantidad de retención por nuestros servicios prestados como empleados.

Es obligatorio que nos lo facilite antes de que comience la campaña de la Renta de ese año en cuestión. Además, es obligatorio que se trate del documento original y esté firmado y sellado por la empresa.

Hasta aquí todo claro. Vamos con el problema que nos encontramos a la hora de enviar el modelo de certificado de retenciones👇

Cuando llega el momento de tramitar este certificado, el papel lo asume el departamento de RRHH o administración (según la empresa). Una persona de cualquiera de estos departamentos, o bien la asesoría con la que trabajéis (si es el caso) deberá descargarse el documento de retenciones asociado al NIF de vuestra empresa.

Este documento está disponible en la página web de Hacienda, más concretamente en el apartado de la sede electrónica siguiendo esta ruta:  certificaciones > declaraciones tributarias.

Hasta aquí todo correcto. Aparentemente no hay ningún problema 🤨

Pero es que no os hemos contado lo mejor.

Resulta que el modelo del certificado de retenciones que te descargas de la web de Hacienda incluye la relación de TODOS los certificados de retenciones individuales de los empleados de tu empresa. Es decir, que el documento tendrá “x” páginas en función del número de empleados de la empresa. Y cada uno de ellos debe recibir el suyo individualmente y firmado por la empresa.

Este proceso, si tenéis pocos empleados, no parece demasiado problemático. Pero imagínate que la empresa en cuestión tiene 1.500 empleados. La persona responsable de esta tarea deberá “cortar” manualmente con un programa tipo Acrobat el documento completo en 1500 documentos individuales. Una vez individualizadas, deberá imprimir dos copias de cada uno de esos documentos y firmarlos uno a uno de forma manuscrita para posteriormente realizar el envío del certificado de empresa a cada empleado.

¿Cuántas horas creéis que podría llevarle? ¿Pensáis que es eficiente seguir trabajando así

Solución: Gestión del certificado de retenciones online 🕵️

En Docuten, nada más oír las palabras mágicas “proceso manual”, “imprimir” y “papel” nos hemos puesto a pensar en una solución eficiente y digital.

1️⃣ Una vez descargado el documento completo de retenciones de la página de Hacienda y, estando este en manos de la persona que se encargue de su gestión, entramos nosotros. El responsable en cuestión tendrá que acceder a la plataforma de Docuten y, una vez allí, depositar el documento en PDF en la carpeta que hayamos designado para tal fin. Ahí se acaba su tarea, los siguientes pasos quedan de nuestro lado.

2️⃣ Una vez en esa carpeta y de manera automática, se empezará a “trocear” el documento en tantas páginas como certificados de retención individuales lo conformen. 

Cada una de estos certificados generados tiene un campo que se corresponde con el  NIF del empleado correspondiente. Este dato es el que permite que la plataforma, gracias a la lectura con nuestra tecnología OCR, vincule cada una de esas páginas con el empleado en cuestión. 

3️⃣ Una vez macheado el dato del NIF con su homólogo registrado en la plataforma, se iniciará un proceso de firma automático por cada uno de los empleados de la empresa. Cada uno de los trabajadores irá recibiendo su certificado de retención individual firmado de manera automática con el certificado de empresa. Así, sin más, un proceso que podría durar semanas se vuelve completamente instantáneo.

Así, el envío del certificado de empresa pasa de ser un dolor de cabeza a una tarea más que no requiere demasiado tiempo ni esfuerzos.

¿Cómo funciona la firma automática?

Envío del certificado de empresa y firma digital de documentos en RRHH 🧐

La firma y envío del certificado de retenciones online no es un caso aislado, y es que seguro que en el día a día en tu empresa manejas una cantidad elevada de documentos. Es por ello que la firma digital de documentos no es una solución puntual, sino que es una ventaja competitiva aplicable a cualquier departamento.

La firma tradicional, como su nombre indica, “sigue ideas, normas y costumbres del pasado”. No lo decimos nosotros, lo dice la RAE. Esto no quiere decir que sea sinónimo de obsoleto, pero en el caso de la digitalización empresarial, hay que ponerse al día y subirse al carro de la automatización de procesos.

No le decimos “hasta nunca” a nuestra impresora, escáner, papel y boli, pero sí le damos un permiso de vacaciones más que merecidas.

¿Qué debemos tener en cuenta? 🧐

El macheo automático es posible porque los empleados, junto a sus datos personales (entre ellos el NIF), ya habrán sido dados de alta en la plataforma en el momento de su contratación, habiendo firmado el contrato con Docuten.

¿Qué significa esto? Pues que esta nueva funcionalidad se articula como un plus que siempre ha de ir aparejado a un programa de firma electrónica de documentos. Es decir, para poder gozar de este servicio deberás ser cliente de firma digital.

¿Qué os parece? Nosotros estamos tal que así 🤭

Docuten es tu solución ideal de firma digital para RRHH

Todas las funcionalidades de firma digital de Docuten son ideales para gestionar la firma de documentación laboral con tus empleados. Además, contamos con funcionalidades extra que son específicamente útiles para este departamento en concreto: envíos masivos, posibilidad de añadir documentos adjuntos, notificaciones en múltiples idiomas, etc.

Si quieres profundizar en este tema y entender hasta qué punto la firma digital podría cambiar la operativa de tu departamento, descárgate nuestra Guía rápida.