Nueva funcionalidad de recepción de factura electrónica: nuestro portal de pedidos

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Hoy te traemos una nueva funcionalidad que hemos estado desarrollando y que completa, aún más, las posibilidades de gestión de las facturas electrónicas recibidas de proveedores: nuestro nuevo portal de pedidos.

Como hemos comentado en anteriores entradas, el objetivo principal que nos mueve a la hora de implementar mejoras en nuestras soluciones es cubrir, en la medida de lo posible, todas las necesidades que le surgen a nuestros clientes.

Queremos crecer con ellos y que ellos, nos hagan crecer. Y esta nueva funcionalidad complementaria a nuestra solución de recepción de facturas electrónicas de proveedores es una prueba más de ello.

¿Qué es exactamente el nuevo portal de pedidos de Docuten? 🤔

El portal de pedidos es una funcionalidad complementaria a nuestra plataforma de recepción de facturas electrónicas que viene a mejorar las posibilidades de gestión de las facturas que nuestros clientes reciben de sus proveedores, a través de Docuten.​​

Esta funcionalidad les permitirá registrar sus pedidos en Docuten. En base a esta información, podrán cotejar y hacer comprobaciones con las facturas entrantes asociadas al número de pedido correspondiente.

Imaginaos lo útil que puede ser esta funcionalidad para la persona que día a día gestiona las facturas de proveedores. En un mismo ecosistema tendrá toda la información que necesita para hacer las gestiones pertinentes (validar, invalidar, rechazar… facturas) y que el proceso de facturación sea mucho más eficiente.

Acciones que podrás realizar en el portal de pedidos

Vamos a resumir las acciones principales que se podrán realizar en el portal de pedidos y que, tienen un objetivo común, facilitar al máximo la gestión diaria de tus facturas y dedicar el mínimo tiempo posible en una tarea necesaria pero carente de valor.

1. Alta de pedidos y comunicación automática con proveedores

Se podrá dar de alta pedidos en la plataforma, incluyendo, entre otra,  la información que describimos a continuación:

Cuando se finalice el alta del pedido, el proveedor recibirá una notificación por e-mail con todos los datos del pedido registrado. Comunicación fluida y automática, eso es lo que buscamos.

Asimismo, también se podrán de alta pedidos en caso de que se utilice Docuten de manera integrada en los sistemas del cliente.

2. Gestionar el estado de los pedidos

Con esto nos referimos a cuestiones tan útiles como la posibilidad de anular pedidos si hay errores, si el pedido se cancela o si ya no se trabaja con el proveedor en cuestión.

Además, Docuten podrá saldar automáticamente un pedido si se consume todo el saldo asociado a este o también podrá caducarlo si se alcanza la fecha finalización del pedido.

Pero, ¿qué es lo más interesante de todo esto?

Pues que cada vez que el pedido sufra alguna de las casuísticas anteriores, su estado cambiará.

Por lo que si, posteriormente, llega una factura asociada a ese pedido en concreto, se rechazará automáticamente, notificándoselo al proveedor.

Imagina que, si en lugar de tener que descolgar el teléfono para decir “tu factura ha sido rechazada por x”, una solución digital lo hace por ti de manera automática.«

La comunicación con el proveedor será fluida y totalmente transparente. Así ganaréis ambos.

3. Actualización del saldo del pedido

Esta acción viene en relación con lo que comentábamos antes sobre la posibilidad de cambios de estado en los pedidos. Si se consume todo el saldo disponible asociado a este, el pedido quedará “saldado”.

Vamos a explicarlo un poquito más.

A medida que vayan entrando facturas de un proveedor asociadas a un mismo número de pedido, Docuten irá actualizando el saldo disponible de este de manera automática. Esto le dará al cliente información valiosísima: valor estimado del pedido, saldo consumido y saldo restante.

Cuando el saldo llegue a cero, si entra una factura asociada, ocurrirá, lo que comentábamos antes: la misma se rechazará automáticamente indicándole el motivo al proveedor.

Un pequeño resumen de las enormes ventajas 👇

4. Dar de alta a proveedores

Esta funcionalidad tan útil para la gestión de proveedores ya era posible previamente con Docuten, pero con la funcionalidad del portal de pedidos refuerza su valor.

Si quieres tener proveedores registrados en tu portal de proveedores, puedes hacerlo. Estos tendrán un usuario y una contraseña y podrán consultar desde la vista web todas sus facturas de forma cómoda.

5. Validación de las facturas entrantes

Cada vez que llegue una factura con un número de pedido asociado a un pedido registrado en nuestro portal de pedidos, se podrán realizar cotejos y comprobaciones automáticas.

¿Aparece en la factura un número de pedido?

¿El número de pedido que figura en la factura está asociado al proveedor que la envía?

¿El pedido que figura en la factura entrante está activo, caducado o anulado?

¿El pedido que figura en la factura tiene saldo disponible? ¿Excede este pedido del saldo disponible registrado?

Todas estas comprobaciones permitirán que la factura se tramite o se rechace automáticamente, sin que una persona de carne y hueso del lado de nuestro cliente tenga que hacer ningún tipo de cotejo manual.

Completa tu programa de recepción de facturas electrónicas de proveedores con el nuevo portal de pedidos 🧾

Como has podido comprobar la funcionalidad del portal de pedidos viene a reforzar nuestro programa de recepción de facturas electrónicas de proveedores. 

Podrás recibir tus facturas de proveedores en formato electrónico a través de nuestros canales de recepción de forma cómoda y ágil.

Combinando nuestro programa de recepción de facturas electrónicas de proveedores con nuestro  portal de pedidos, podrás realizar además comprobaciones y cotejos automáticos de las mismas con su pedido asociado en nuestro portal de pedidos.

Así te asegurarás de eliminar errores humanos, reducirás tiempos en tareas tediosas y manuales y tendrás un control total sobre tu facturación en una misma plataforma.

¿Todavía no conoces todas las ventajas que te aporta la recepción de facturas de forma electrónica?

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