Nueva oficina en A Coruña: qué medidas deben adoptar las oficinas frente al COVID-19

Nuestra nueva oficina en A Coruña

Hace unos meses –antes de la pandemia– tomamos la decisión de cambiar de oficina en nuestra sede de A Coruña, debido principalmente a una cuestión de espacio. Comenzábamos a ser un equipo más grande, lo que requería de un espacio que no nos proporcionaba la antigua oficina. Cuando nos encontrábamos en pleno proceso de búsqueda, surgió la situación actual de la pandemia, el confinamiento y, con ello, el teletrabajo. Desde entonces, hemos continuado teletrabajando y seguimos haciéndolo. Sin embargo, decidimos retomar la búsqueda de la nueva oficina para que esta estuviese disponible una vez fuese posible una vuelta al trabajo segura.

Así, llegamos a la actualidad. Hoy estamos muy contentos de poder presentaros nuestras nuevas oficinas de A Coruña. La gran mayoría del equipo sigue trabajando íntegramente desde casa. Sin embargo, pueden acudir reservando previamente su puesto y cumpliendo con todas las medidas obligatorias para oficinas por el COVID-19, siempre que lo consideren necesario.

Nuestra nueva oficina cuenta con un gran espacio abierto donde se sitúan los puestos de trabajo con la pertinente distancia de seguridad. También cuenta con distintas salas comunes que emplearemos cumpliendo siempre con las medidas obligatorias. Además está rodeada de un gran ventanal que permite una correcta ventilación del espacio para asegurar una vuelta al trabajo aún más segura.

Esperamos que os guste tanto como a nosotros.

Planteamiento organizativo de la oficina

Cuando encontramos la oficina perfecta para nosotros, empezamos a pensar cuál era la forma más eficiente de organizar las nuevas oficinas para el COVID-19. Por ello, tras mucha investigación, asesoramiento y aprendizaje, queremos compartir unas pautas básicas para ayudar a otras empresas que, como nosotros, necesitan adaptar la oficina al COVID-19 para conseguir una vuelta al trabajo segura.

Espacios abiertos

Para ello, se debe prestar especial atención a características como son el habilitar espacios abiertos más grandes. Estos mejoran el trabajo en equipo compartiendo espacio con el resto de compañeros, pero manteniendo la distancia de seguridad de 1,5 m entre cada puesto de trabajo para garantizar una vuelta al trabajo segura.

Espacios de tránsito amplios

También debe existir un espacio de tránsito lo suficientemente amplio para facilitar la movilidad de forma que se mantenga y respete la distancia de seguridad. Al mismo tiempo, se debe favorecer una estética confortable de dicho espacio de trabajo, lo que ayudará a estimular la creatividad y la productividad.

Puestos de trabajo individuales

Respecto al puesto de trabajo individual deben existir una serie de divisiones de, por ejemplo, metacrilato, tanto frontales como laterales con el fin de proteger al trabajador, cubriéndolo en la medida de lo posible. Estas deben ser fáciles de limpiar. Además, la disposición de los puestos puede organizarse en forma de zig-zag para evitar el contacto cara a cara entre compañeros.

Señalización clara

Como parte de las medidas de una oficina COVID-19 bien planificada, es importante contar con una señalización clara y fácilmente comprensible para empleados y visitantes. Se deben especificar los flujos, direcciones, distancia de seguridad, protocolos de salud y medidas de higiene para oficinas por el COVID-19.

Ventilación adecuada y limpieza

Asimismo, se debe contar con un sistema de ventilación que permita realizar una correcta circulación de aire al menos una vez al día. La OMS asegura, tras varios estudios como el realizado por Lidia Morawska y un grupo importante de especialistas, que una de las vías de contagio más importante de la COVID-19 es el aire. Por este motivo, es imprescindible que la ventilación sea eficiente. 

También debemos asegurarnos de que el servicio de limpieza realiza una desinfección minuciosa de todos los puntos de contacto comunes. Estos pueden ser interruptores, botones, manillas de las puertas y ventanas, teléfonos, mesas, teclados, ordenadores, sillas, etc., así como de los filtros de aire acondicionado.

Medidas de prevención para hacer frente a la normativa en oficinas COVID-19

Fichaje telemático y acceso por tarjeta

En Docuten contamos con una herramienta que nos permite realizar el fichaje de forma telemática, ya sea desde nuestro propio teléfono móvil o desde el ordenador. Con ello, evitamos puntos de contacto comunes entre trabajadores.

Además, contamos con una tarjeta de acceso personal, que resulta una gran alternativa a los lectores biométricos, como colocar la huella dactilar sobre un dispositivo. De esta forma evitaremos en todo momento situaciones de riesgo por contacto y exposición al virus.

Entradas y salidas escalonadas

Si es posible escalonaremos el acceso, lo cual se garantizará, por ejemplo, estableciendo distintos horarios de entrada y salida. Esto permitirá mantener la distancia de seguridad en todo momento.

Calendario de reserva de puestos

Según lo que establecen algunas de las medidas de cómo debe ser una oficina COVID-19, contamos con una plantilla a modo de calendario que nos sirve para reservar las salas de reuniones y los puestos de trabajo. Con esta plantilla estableceremos el control de los puestos de forma anticipada realizando la reserva de los mismos y pudiendo verificar a tiempo real los sitios disponibles, garantizando un control organizativo y de seguridad.

Medidas higiénicas personales

Otro paso importante tanto a nivel personal como en nuestro entorno laboral es el uso obligatorio de la mascarilla como parte del EPI. Especialmente en los lugares donde no se pueda mantener la distancia de seguridad interpersonal (ascensores, pasillos estrechos, zonas comunes, etc.), medida que forma ya parte de las medidas de oficina para COVID-19.

Es recomendable llevar un control de temperatura tanto si se ha hecho en casa previamente, como al entrar a trabajar. De esta forma, si la temperatura es superior a 37,5ºC, no se debe acudir a trabajar, se informará a la empresa y al médico, y este dará las indicaciones a seguir para garantizar una vuelta al trabajo segura.

Por otro lado, todos debemos recordar la necesidad de lavarnos las manos con regularidad, acción que podemos recordar con carteles colocados en los aseos y en las zonas comunes. También se recomienda colocar dispensadores de gel hidroalcohólico en diferentes zonas de la oficina, por ejemplo en la entrada y en las zonas comunes. Esto resulta indispensable en estas oficinas post coronavirus.

Además, es aconsejable el empleo de pañuelos y toallas de un solo uso, y no usar cubertería y vajilla de las zonas comunes, sino que cada uno lleve de casa lo que quiera. El office no se debe habilitar para comer, sino que todo aquel que quiera comer en la oficina lo haga en su puesto de trabajo.

Protocolo de actuación ante casos de COVID-19

Y para terminar, en Docuten contamos con un protocolo de actuación ante posibles casos de COVID-19, que está incluido en nuestro Plan de Prevención de Riesgos Laborales. Este tiene en cuenta el origen, los puestos de trabajo, el nivel de exposición, los criterios médicos, el uso de los EPIS y cómo actuar en diferentes escenarios y ante posibles focos o casos de contagio.

Esta es una medida especialmente relevante que todas las empresas deben recoger en su plan de PRL, para evitar el contagio de más trabajadores o el cierre de una oficina, permitiendo continuar el trabajo con normalidad.

Reuniones online y preferencia del teletrabajo

Este punto nos lleva a recomendar la eliminación de las reuniones presenciales en la medida de lo posible y realizarlas online. En caso de tener visitas estas deberán esperar en la recepción manteniendo la distancia de seguridad. En esta entrada te contamos algunas de las herramientas que empleamos en Docuten para realizar reuniones online y facilitar el teletrabajo. Además, nuestra plataforma Docuten permite continuar con normalidad la actividad empresarial. Facilita el trabajo administrativo como la firma de documentos o la facturación de las empresas tanto de forma remota como desde la oficina.

Lo mejor será recurrir a programar y limitar las visitas al centro de trabajo a lo estrictamente necesario, garantizando que cumplimos estrictamente con las medidas de la oficina COVID-19 actuales.

Si estas normas y protocolos de actuación se comunican de forma adecuada a todo el equipo, y este las entiende y respeta, la adaptación a esta nueva normalidad en las oficinas será mucho más llevadera.