Qué es el APPCC o Sistema de Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico en el sector alimentario y cómo cumplir con las obligaciones requeridas

La industria alimentaria tiene como máxima prioridad garantizar la seguridad de todos sus procesos y garantizar la inocuidad de los alimentos. 

De esta necesidad nace el sistema de APPCC, siglas que responden de Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico. Un sistema universal creado  para controlar la seguridad alimentaria, cumplir con la normativa relativa y para reducir costes durante la producción y procesamiento de alimentos. 

En el post de hoy veremos la normativa que regula este sistema, la problemática de gestionar la documentación relacionada en física y diferentes casos de uso aplicando la firma digital. 

⚖️ Regulación y sanciones

El Decreto (CE) 852/2004, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de abril de 2004, relativa a la higiene de los productos alimenticios, establece en su artículo 5,1 la obligación que tiene la empresa alimentaria: esta deberá crear, aplicar y mantener en sus procedimientos los principios del APPCC.

De acuerdo con la Ley 17/2011, de 5 de julio, de seguridad alimentaria y nutrición, el incumplimiento de esta normativa puede implicar diferentes tipos de sanciones (económicas, penales, etc).

• Sanción leve: entre 300 y 3.000 €
• Sanción grave: entre 3.000 y 50.000 €
• Sanción muy grave: entre 60.000 y 600.000  € y/o cierre temporal de hasta 5 años

🤔 Problemas al gestionar la documentación APPCC de manera tradicional

No tener en tiempo y forma la documentación firmada 

Uno de los principales problemas a la hora de gestionar los procesos documentales de APPCC de forma tradicional es que los procesos de firma se pueden alargar en el tiempo. 

Por su parte, la firma digital permite que los documentos sean firmados en el momento de forma rápida y sencilla, sin necesidad de imprimir ningún documento y almacenando toda la documentación de forma automática.

Dificultad de búsqueda, en una inspección, de la documentación requerida

Toda la documentación debe ser almacenada correctamente. Al gestionar un alto volumen de documentación en diferentes áreas de la empresa y fábrica, es probable que estos documentos estén almacenados en diferentes ubicaciones, impidiendo la centralización de la información y acceso a la misma. 

Con una suite de firma digital, ponemos solución a esta barrera geográfica. Los documentos y registros firmados quedan almacenados en la nube, pudiendo acceder a ellos todas las personas autorizadas. 

Además, podemos dividir la plataforma en oficinas o departamentos, por lo que podríamos tener la documentación ordenada por cada área.

Pérdida de documentación relevante

En físico, los documentos de APPCC pasan por diferentes manos y, en algún momento, pueden extraviarse o no almacenarse donde debería.

¿Te imaginas que pierdes un documento que debes presentar en una inspección? 

Al usar una suite de firma digital, el almacenamiento es automático una vez el proceso de firma termina y con la facilidad de acceso, tal y como comentamos en el punto anterior. 

No cumplimentación de campos obligatorios en los documentos

Y, por lo tanto, arriesgarse a alguna sanción.

Esto puede ocurrir porque, al hacer comprobaciones manuales, pueden darse errores humanos como no incluir información obligatoria o no rellenar todos los campos requeridos.

✍️ Firma digital de documentación relativa al APPCC (Sistema de Análisis de Peligros y puntos de Control Crítico)

Firma digital del plan de limpieza y registro de limpieza

Los registros recogen todas las zonas y equipos, la periodicidad con la que se limpia y la persona responsable de la limpieza, que debe firmar dicho registro. 

Recordemos que en caso de inspección, debemos tener esta documentación accesible, algo que se dificulta si lo almacenamos en físico.

¿Cómo agilizamos y hacemos seguro este proceso con la firma digital?

1. Creamos pdf editables por cada registro de limpieza y las subimos a la plataforma de Docuten como plantillas editables (Fast Templates) para poder usarlas siempre que las necesitemos. 
2. Cubrimos los campos obligatorios previamente configuramos y firmamos el registro. 
3. El documento se almacena automáticamente en la plataforma para poder consultarlo siempre que queramos. 

Con el uso de firma digital ya no solo facilitas la firma por parte de los responsables, sino que garantizas su almacenamiento seguro y con acceso rápido y sencillo. 

Registro de Control de Mercancías con albaranes de entrega (firma biométrica)

Ya sea para recibir como para entregar mercancías, en las instalaciones de una empresa del sector alimentario circulan albaranes de entrega.

Si contamos con una solución de firma digital, durante la entrega de mercancías, se genera un albarán electrónico, que contiene información detallada sobre la mercancía, el destinatario, el remitente, la fecha y otros datos relevantes.

Tanto la persona que recibe la mercancía como el que la entrega reciben el albarán firmado. Como empresa que entrega mercancía, puedes generar los albaranes en la plataforma y firmarlos desde la misma, generando así una copia firmada para ambas partes que queda almacenada en la nube. 

El transportista se olvida de llevar consigo albaranes en papel, con la posibilidad de perderlos. 

Documentación sobre mantenimiento 

Como empresa, debes guardar y almacenar todos los partes de mantenimiento y calibración de tus equipos realizados por los profesionales técnicos.

¿Cuál es el problema?

• Organización por fechas de dichos documentos
• Alto volumen de documentación
• Posibilidad de extravío 

De nuevo, el almacenamiento en físico es una traba en el día a día, mientras que en la otra cara de la moneda tenemos el almacenamiento en la nube seguro y legal. 

Además, ¡tenemos una funcionalidad que te puede interesar! Puedes realizar anotaciones sobre el documento de mantenimiento, como puede ser señalar maquinaria, instalaciones o equipos que deben ser reparados.

Registro de incidencias y no conformidades 

En este registro debemos apuntar cualquier problema o incidencia que haya ocurrido con un equipo, un proveedor o materia prima, etc 

¿Qué debemos registrar exactamente?

• Incidencia
• La medida que se toma para su solución
• La fecha de la resolución de la incidencia
• La persona que la apunta
• Firma de la persona responsable

De nuevo las Fast Templates son útiles en este caso de uso ya que podemos rellenar todos estos datos para, posteriormente, firmar.  

Esto agiliza enormemente los procesos de firma al tener siempre una plantilla pdf creada y lista para usar en la que solo tenemos que cubrir los campos editables. 

Registro de formaciones a personal

Los trabajadores del sector alimentario realizan formaciones específicas para responder a la normativa APPCC, como pueden ser la manipulación de alimentos, higiene y seguridad alimentaria, uso adecuado de la maquinaria… 

Las empresas deben acreditar que los trabajadores acudieron a dichas formaciones a través del registro de formación. 

Con Docuten podemos enviar el documento ya firmado previamente por la empresa (firma automática) a todos los asistentes en un mismo proceso de firma (envío masivo). Además, este documento, como es de uso recurrente, lo podemos tener alojado en documentos pendientes de firma como Fast Templates.

Otros casos de uso:

• Firma digital de Registros de Control de Temperatura
• Firma digital de Buenas prácticas de Fabricación y Manipulación
• Firma digital del Plan de Control de Proveedores

💡 Firma de documentación relativa a Prevención de Riesgo Laborales en una fábrica del sector alimentario 

✅ Ventajas para la organización al usar la firma digital en el APPCC

• Proporcionar una evidencia documentada de la gestión de la seguridad alimentaria y, por lo tanto, evitar sanciones por incumplimiento.
• Permitir actuar de forma rápida y efectiva frente a problemas de seguridad alimentaria al tener los registros y la documentación de fácil acceso.
• Aumentar la confianza en la cadena de suministro y autoridades sanitarias.
• Centralización de la documentación con independencia de la ubicación de las fábricas o centros de trabajo. 
• Aumento de eficiencia: menos costes (menos papel, envíos) y aumentamos la rapidez de los procesos y almacenamos todo en la nube sin coste a mayores.  

🧑‍💻 Contacta con nuestro equipo 

Si esto que te acabamos de contar te resulta familiar, la firma digital puede ayudarte en tu operativa diaria y en la gestión del APPCC.

Contacta con nuestro equipo sin compromiso, estaremos encantados de escuchar tu casuística y aconsejarte con la mejor solución.