¿Qué es el Kit Digital? Ayudas a la digitalización de las pymes

📝 Te contamos en qué consisten estas ayudas a la digitalización de las pymes, quiénes pueden ser beneficiarios y cómo conseguirlas.

En los últimos años, se ha puesto sobre la mesa una situación cada vez más evidente: la baja digitalización de las pymes y autónomos de nuestro país. Cada vez eran más las voces que afirmaban que era necesario llevar a cabo una redefinición de nuestro tejido empresarial, dotando a las pymes y personas en situación de autoempleo de las herramientas digitales adecuadas para mejorar su productividad y competitividad.

Basándose en esta idea nace el programa Kit Digital enmarcado en la Agenda España Digital 2025, el Plan de Digitalización PYME 2021-2025 y el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España (financiado por la Unión Europea en los fondos Next Generation EU).

Pero… ¿Qué es exactamente el Kit Digital? 🤔

El Kit Digital (también conocido como Bono Digital) es un programa de subvenciones en materia de digitalización dirigidas a pequeñas y medianas empresas y autónomos.

Estas ayudas nacen para potenciar la madurez digital de nuestra red empresarial con el objetivo de servir como palanca de modernización de la economía y conseguir ser más competitivos y productivos en un breve plazo de tiempo.

La dotación económica de estas ayudas a la digitalización, promovidas por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y aprobadas  el pasado 30 de diciembre, comprende un total  de  3.067 millones de euros.

Hasta aquí todo claro pero… ¿Cómo sé si puedo ser beneficiario de esta ayuda a la digitalización de las pymes?

1. Fíjate en los segmentos de beneficiarios 👀

En primer lugar, debes mirar si te encuentras en alguno de los segmentos definidos en las bases reguladoras. Han clasificado a los posibles beneficiarios por segmentos en función del volumen de empleados. Según el segmento recibirás más o menos dinero. 🤑

Los segmentos son los siguientes: 

• I: pequeñas empresas de entre 10 y menos de 50 empleados, con una dotación de 12.000 euros.
• II: pequeñas empresas y microempresas de entre 3 y menos de 10 empleados, con una dotación de 6.000 euros.
• III: pequeñas empresas y microempresas de menos de 3 empleados, con una dotación de 2.000 euros.

Nota: las personas en situación de autoempleo están incluidas en cualquier de los segmentos en función del número de personas que tengan contratadas.

¿Estás en alguno de los segmentos anteriores? Si es así, estás de suerte y ya puedes seguir echando un ojo a los requisitos que ha de cumplir para ser beneficiario al 100%. Sigue leyendo.

2. Comprueba si cumples los requisitos mínimos 🤓

Si ya has pasado el primer filtro y tienes claro cuál va a ser tu segmento, es el momento de que te informes sobre los requisitos que debes cumplir para beneficiarte de las ayudas:

• Debes ser una microempresa, pequeña empresa o autónomo.
• No has de tener la consideración de empresa en crisis.
• Debes estar al corriente de tus obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.
• Tienes que asegurarte de no estar incurso en alguna de las prohibiciones que se recogen en la Ley General de Subvenciones.
• Revisa tu inscripción en el Censo de empresarios, profesionales o retenedores de la AEAT O en su equivalente foral ¡Has de estar inscrito!.
• No puedes estar sujeto a una orden de recuperación pendiente tras una decisión previa de la Comisión Europea.
• No puedes superar el límite de ayudas de minimis. ¿Qué es esto? Son aquellas ayudas concedidas por los Estados miembros de la Unión Europea con un importe inferior a 200.000 euros.
• Debes tener claro cuál es tu nivel de madurez digital y, para ello,  tienes que realizar un test de diagnóstico disponible en la plataforma Acelera pyme. Este es el último punto que deberás comprobar antes de iniciar los trámites para convertirte en beneficiario.

Ahora que sé que puedo ser beneficiario, ¿cómo solicito estas ayudas a la digitalización de las pymes?

Una vez hayas verificado que eres apto para solicitar la ayuda, el proceso será sencillo. Te explicamos el paso a paso:

1. Antes de nada, regístrate en el área privada de la web de Acelera Pyme.
2. Debes realizar un test de autodiagnóstico para conocer el grado de digitalización de tu pyme, ya que esto te permitirá saber en qué nivel de digitalización te encuentras y cuáles son las principales áreas y procesos que debes mejorar en términos de digitalización. ​​El test consta de 13 preguntas de respuesta cerrada. Las preguntas hacen referencia a temas como si tienes un ERP en tu empresa, si tienes un perfil en alguna red social y lo utilizas con algún fin, si tienes un CRM para la gestión de clientes, etc. En definitiva, si cuentas con soluciones de digitalización en algún grado en tu empresa. Una vez has respondido al test se te asignará un nivel de digitalización:  muy bajo (0-3), bajo (4-6), alto (7-9) y muy alto (más de 10).
3. Consulta la información disponible de las soluciones de digitalización que pondrá a tu disposición el programa Kit Digital. Las soluciones están divididas en 10 categorías, y dentro de cada una podrás encontrar en mayor detalle qué servicios se incluyen y cuál es el importe máximo.
4. En breve, las empresas ya podrán comenzar a solicitar el bono Kit Digital.
5. Aquí puedes acceder al catálogo de Agentes Digitalizadores. Cuando se te conceda la ayuda, podrás escoger aquellas que necesites.
6. Por último, cuando hayas encontrado el o los Agentes digitalizadores que más se adapten a tus necesidades según las condiciones de su oferta, contacta con ellos, ¡y listo!

¿En qué categorías se dividen las soluciones del kit digital? 🔎

Aunque puedes encontrar toda la información necesaria en la web de kit digital, aquí te ofrecemos un resumen de las categorías disponibles para mayor comodidad:

Sitio web y presencia en internet

Esta categoría te permitirá contar con una página web propia para aumentar tu visibilidad en internet, por ello, dentro de esta se incluyen servicios de dominio, hosting, diseño de sitio web, web responsive (para que funcione correctamente desde cualquier dispositivo), accesibilidad, posicionamiento en internet, gestión de contenidos autogestionable, y optimización de la presencia en buscadores.

El importe máximo de la ayuda en esta categoría es de 2.000€ independientemente del segmento en el que se encuentre tu negocio.

Comercio electrónico

Esta categoría te ayudará a contar con una tienda online o e-commerce, creando tu página web para que puedas vender tus productos o servicios de forma online. De esta forma, incluye la creación de la tienda online y el catálogo de productos, la incorporación de los métodos de pago de tu tienda online, diseño responsive (para que tu tienda se pueda emplear desde cualquier dispositivo), accesibilidad, posicionamiento en internet, gestión de contenidos autogestionable, y la configuración de los métodos de envío de tus productos.

El importe máximo de la ayuda en esta categoría, como la anterior, es de 2.000€ independientemente del segmento en el que se encuentre tu negocio.

Gestión de redes sociales

Con esta categoría podrás mejorar o comenzar a promocionar tu empresa a través de las redes sociales. Incluye la creación de una estrategia de redes sociales, monitorización de redes sociales, optimización de la red/auditoría social media, gestión de una red social y la publicación de posts semanales.

El importe máximo de la ayuda en esta categoría, en función del segmento en el que se encuentre tu empresa, será:

• 0 a 2 empleados: 2.000€
• 3 a 9 empleados: 2.500€
• 10 a 50 empleados: 2.500€

Gestión de clientes

Esta categoría pretende optimizar la gestión de las relaciones con clientes a través de la digitalización. Incluye la gestión de clientes y clientes potenciales (leads), gestionar oportunidades de negocio, creación de acciones y tareas comerciales, reporting, planificación y seguimiento comercial, alertas de clientes, gestión documental, diseño responsive e integración con otras plataformas.

El importe máximo de la ayuda en esta categoría, en función del segmento en el que se encuentre tu empresa, será:

• 0 a 2 empleados: 2.000€ (incluye 1 usuario)
• 3 a 9 empleados: 2.000€ (incluye 1 usuario)
• 10 a 50 empleados: 4.000€ (incluye 3 usuarios)

Business Intelligence y Analítica

Esta categoría te ayudará a aprovechar y sacar el mayor partido de los datos de tu empresa para mejorar la toma de decisiones. Incluye la integración de datos con otras bases de datos, almacenamiento de datos, creación de paneles de datos estructurados y visuales y la exportación de datos.

El importe máximo de la ayuda en esta categoría, en función del segmento en el que se encuentre tu empresa, será:

• 0 a 2 empleados: 1.500€ (incluye 1 usuario)
• 3 a 9 empleados: 2.000€ (incluye 1 usuario)
• 10 a 50 empleados: 4.000€ (incluye 3 usuarios)

Servicios y herramientas de oficina virtual

Esta categoría te permitirá implantar soluciones que mejoren la eficiencia en la colaboración entre empleados. Incluye la asistencia en la colaboración en equipos de trabajo, almacenar y compartir archivos, compatibilidad con dispositivos móviles y te permitirá organizar un calendario y las tareas previstas.

El importe máximo de la ayuda en esta categoría, en función del segmento en el que se encuentre tu empresa, será:

• 0 a 2 empleados: 250€/usuario (hasta 2 usuarios)
• 3 a 9 empleados: 250€/usuario (hasta 9 usuarios)
• 10 a 50 empleados: 250€/usuario (hasta 48 usuarios)

Comunicaciones seguras

En esta categoría encontrarás soluciones que te permitan disponer de seguridad en las conexiones entre los dispositivos de tus trabajadores y tu empresa. Incluye un protocolo SSL, cifrado de extremo a extremo, logs de conexión, control de acceso, disponibilidad de uso desde dispositivos móviles, y la configuración inicial y actualizaciones de seguridad para usarlo correctamente.

• 0 a 2 empleados: 125€/usuario (hasta 2 usuarios)
• 3 a 9 empleados: 125€/usuario (hasta 9 usuarios)
• 10 a 50 empleados: 125€/usuario (hasta 48 usuarios)

Ciberseguridad

El objetivo de estas soluciones será proporcionar una seguridad básica y avanzada para los dispositivos de tus empleados. Incluye una herramienta de antimalware y antispywware, correo seguro con antispam y antiphishing, navegación segura con control de contenidos y antiadware, análisis y detección de amenazas, monitorización de la red, configuración inicial y actualizaciones de seguridad y requisitos especiales de formación.

• 0 a 2 empleados: 125€/usuario (hasta 2 usuarios)
• 3 a 9 empleados: 125€/usuario (hasta 9 usuarios)
• 10 a 50 empleados: 125€/usuario (hasta 48 usuarios)

Gestión de procesos

Esta categoría te permitirá digitalizar y automatizar procesos de negocio de carácter operativo y productivo. Incluye los servicios de digitalización y automatización de procesos y flujos de trabajo de distintas áreas, desde contabilidad y finanzas, facturación, proyectos, inventario, compras y pagos, recursos humanos, hasta logística. La solución que escojas también incluirá la posibilidad de integración con otras plataformas a través de APIs o Web Services, versiones actualizables, una solución escalable si tu empresa crece o cambia, y te permitirá garantizar el cumplimiento de normativas aplicables, como el Reglamento que regula las obligaciones de facturación del Real Decreto 1619/2021, entre otras.

Los porcentajes de ejecución asociados a las fases son:

• Primera: 70%
• Segunda: 30%

El importe máximo de la ayuda en esta categoría, en función del segmento en el que se encuentre tu empresa, será:

• 0 a 2 empleados: 500€ (hasta 1 usuario)
• 3 a 9 empleados: 2.000€ (hasta 3 usuarios)
• 10 a 50 empleados: 6.000€ (hasta 10 usuarios)

Como puedes observar, esta categoría cubre un amplio rango de servicios de digitalización para distintos departamentos. Uno de los procesos de negocio más básicos e indispensables en cualquier empresa es la gestión de documentación, ya sea de ámbito laboral –de Recursos Humanos– como comercial.

Digitalizar la gestión de procesos de documentación puede suponer no solo un gran ahorro de tiempo, sino también económico. Además, evita riesgos innecesarios como la pérdida de documentación importante o la falta de comunicación con stakeholders, como proveedores o clientes.

La firma digital de documentos, por ejemplo, reduce los tiempos de respuesta. Un programa de firma digital cuyas soluciones sean seguras, y estén cubiertas bajo el Reglamento eIDAS (de firma digital) puede suponer la ayuda que tu negocio necesita para agilizar la gestión de procesos de tu empresa.

Factura electrónica

El objetivo de esta categoría es digitalizar el flujo de emisión de facturas a tus clientes. Incluye facturas en formato estructurado (como facturas en formato Facturae, para facilitar la gestión automatizada), facturas ilimitadas, clientes ilimitados, productos y servicios ilimitados, envío de facturas por correo electrónico, personalización de las facturas (por ejemplo, con tu logotipo), copias de seguridad periódicas, 1GB de almacenamiento o histórico de facturas, integración con otras soluciones a través de APIs o Web Services, control de vencimiento de facturas, y cumplimiento por normativas aplicables, como el Reglamento que regula las obligaciones de facturación del Real Decreto 1619/2021, entre otras.

Los porcentajes de ejecución asociados a las fases son:

• Primera: 70%
• Segunda: 30%

El importe máximo de la ayuda en esta categoría, en función del segmento en el que se encuentre tu empresa, será:

• 0 a 2 empleados: 500€ (hasta 1 usuario)
• 3 a 9 empleados: 1.000€ (hasta 3 usuarios)
• 10 a 50 empleados: 1.000€ (hasta 3 usuarios)

Un programa de factura electrónica te permitirá gestionar la emisión –y también la recepción– de tus facturas. Entre los beneficios de la factura electrónica se encuentran el ahorro de tiempo y dinero, la trazabilidad de las facturas, su búsqueda de forma fácil y rápida, entre muchos otros.

Recuerda: a través de este enlace puedes acceder al catálogo de agentes digitalizadores. Y, en concreto, a las soluciones de Docuten para el Kit Digital.

Ley Crea y Crece: ¿la factura electrónica será obligatoria?

Teniendo en mente todas estas ayudas a la digitalización de las pymes, debemos destacar factores externos a tener en cuenta por los que nos interesará más una categoría u otra. Por ejemplo, el pasado mes de noviembre se aprobó en Consejo de Ministros el Proyecto de Ley Crea y Crece.

Una de las medidas más importantes de esta ley es la obligación de emitir facturas electrónicas a tus clientes. A pesar de que esta obligación no entrará hasta unos plazos determinados una vez sea aprobada la ley, las empresas, tarde o temprano, tendrán que buscar una solución de facturación electrónica.

Contar con estas ayudas a la digitalización de las pymes puede ayudarte a cubrir esta futura obligación, adelantándote a ella antes de que se haga efectiva.

Como has visto, uno no de los servicios de digitalización ofertados en las categorías es la implementación de la factura electrónica. Un programa de factura electrónica que te permita generar facturas electrónicas para emitirlas a tus clientes cubriría esta necesidad.

Puedes saber más sobre la ayuda a la digitalización de las pymes en la página web de Acelera pyme sobre el kit digital.