¿Qué es el portal de proveedores de Docuten?

La recepción de facturas es uno de los procesos administrativos a los que las empresas dedican más recursos, tanto de tiempo como de dinero. Esto se debe, principalmente, a la falta de automatización y a una gestión manual.

En Docuten ofrecemos distintas alternativas para la gestión automatizada de la recepción de facturas: tecnología OCR, canales FACeB2B y Peppol, y un portal de proveedores gratuito.

A continuación, nos vamos a centrar en explicar en detalle el funcionamiento y las ventajas de emplear un portal de proveedores. Con él, tus proveedores dispondrán de una plataforma desde la que podrán enviarte las facturas electrónicas sin que esto les suponga ningún coste.

Esta solución está principalmente orientada a aquellos proveedores que no cuenten con un software de gestión de facturación electrónica, o que dicho software solo exporte a FacturaE.

Beneficios del portal de proveedores

Eficiencia

Gracias al portal de proveedores, tus proveedores tendrán una herramienta con la que enviarte sus facturas sin que suponga ningún coste para ellos. De esta forma, tus trabajadores dedicarán menos tiempo a la gestión de facturas ya que estas estarán centralizadas y se indexarán directamente en sus sistemas gracias a la integración con nuestra API.

Seguridad y legalidad

Todas nuestras soluciones son completamente legales y seguras. Cumplimos las regulaciones nacionales e internacionales relativas a la facturación electrónica para que no tengas que preocuparte por nada.

ROI

Con una herramienta de recepción de facturas, podrás ahorrar dinero, ya que el coste de gestión, derivado del tiempo que invierten tus trabajadores en meter las facturas a mano en tu sistema de contabilidad y su archivado obligatorio, se reduce con la recepción de facturas electrónicas, ya que esta es automática.

¿Cómo funciona?

Cuando contratas Docuten para la gestión de la recepción de tus facturas a través de un portal de proveedores, nosotros damos de alta al proveedor y lo asociamos con tu cuenta.

El proveedor podrá introducir sus facturas a través de la cumplimentación de un formulario online –de forma manual– o bien importando la factura en formato Facturae o en CSV. En este último caso, la factura debe cumplir unos requisitos indicados por Docuten: en el caso del CSV, la estructura, y en el caso del Facturae, las versiones permitidas.

Principales características

• Emisión de factura en PDF al cliente
• Importación de formatos CSV y FacturaE
• Importación de múltiples facturas simultáneamente
• Adjuntar documentos con cada factura
• Control y notificación de cambios de estado
• Búsqueda avanzada de facturas

Adjuntar documentos con cada factura

Docuten permite adjuntar albaranes o cualquier otra documentación en cada factura, ya sea creada en Docuten o importada, siempre con un máximo de cinco ficheros adjuntos.

Importación de múltiples facturas simultáneamente

Por otro lado, también se puede importar una carpeta con varios XML, que quedarán registradas como facturas independientes en Docuten.

Control y notificación de cambios de estado

Docuten permite conocer en todo momento, desde que se emite la factura, el estado en el que esta se encuentra. Por ejemplo, si la factura ya ha sido abierta, si está pagada o si ha sido rechazada. Esto permite, tanto al cliente como al proveedor, no solo un mayor control de las facturas, sino también ser mucho más eficiente en la comunicación, ya que se notificará de forma automática por correo electrónico sobre los cambios de estado.

Búsqueda avanzada de facturas

Además, podrás realizar búsquedas avanzadas en la plataforma, filtrando según la fecha de emisión, por proveedor,  por estado o muchas otras variables que te permitirán encontrar cualquier factura de forma rápida y sencilla, para poder descargarla o realizar cualquier otra acción.

“El trabajo en remoto se hace casi impensable en una empresa como la nuestra, dedicada al sector de la construcción, con obras repartidas a lo largo de todo el territorio nacional. Sin embargo, gracias a Docuten y a la implementación de la recepción de factura electrónica hemos podido continuar trabajando, tomando las oportunas medidas preventivas, sin apenas dificultades.”

Emilio Casal, Director de Sistemas de Lantania

Docuten es una plataforma muy sencilla de emplear,  que te permitirá gestionar todas tus facturas de la forma más fácil. Además, tendrás a tu disposición toda la documentación necesaria para conocer más en profundidad todas sus posibilidades y aprovecharla al máximo.

Integración

En Docuten contamos con APIs que permiten conectar nuestros servicios de firma y factura electrónica con cualquier software empresarial (ERP, CRM, BPM, Intranet,…). Además, te proporcionamos la documentación y el apoyo necesarios para que la integración sea rápida y efectiva.

Si quieres más información sobre la recepción de factura o cualquiera de nuestros servicios, contacta con nosotros sin compromiso y te asesoraremos de la mejor forma posible según tus necesidades.

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