Qué es y cómo funciona la firma automática de Docuten

¿Qué es la firma automática?

Dentro de los tipos de firma electrónica ofrecidos por Docuten, se encuentra la firma automática. Dentro de los tipos de firma electrónica para empresas, la firma automática es aquella que se realiza de forma instantánea, sin intervención de una persona física en el momento de firmar. Es decir, se realiza automáticamente siempre que se elija el uso de la misma, y sin notificar al firmante que tenga indicado este tipo de firma.

Esta funcionalidad es especialmente útil para aquellas compañías con un alto volumen de documentación a firmar, ya sea únicamente por parte de la empresa, o por parte de más firmantes. Por ejemplo, generalmente, los departamentos de Recursos Humanos deben enviar a sus empleados un elevado número de documentos de índole laboral que deben estar firmados también por la organización. Gracias a la firma automática, dichos documentos pueden firmarse automáticamente por parte de la empresa a través de un certificado digital que la identifique.

A pesar de ser esta una de las casuísticas más comunes de este tipo de firma, la firma automática puede emplearse para cualquiera de los firmantes de un documento, e independientemente de la posición que dicho firmante ocupe en el orden del flujo de firma.

¿Cómo funciona la firma automática?

¡No queremos que te quedes con dudas! Así que en este vídeo te mostramos cómo emplear la firma automática de Docuten de forma fácil y segura.

Este tipo de firma se puede realizar mediante la subida a Docuten de un certificado digital, normalmente un sello de empresa. Este paso deberá llevarlo a cabo el administrador de la cuenta de Docuten a través de la opción Administrar certificados. Al añadir uno nuevo, se le preguntará si desea utilizarlo para firma automática. De esta forma, al lado del certificado se mostrará el icono de un engranaje, indicando así que ese certificado se empleará para realizar firmas automáticas. Para alojar este certificado en Docuten, es necesario tener una copia de seguridad del mismo, que incluya la clave privada, y deberá tener un formato .pfx o .p12.

Además, en caso de subir a Docuten más de un certificado emitido a un mismo NIF, será necesario indicar un alias para dicho certificado, ya que esto nos permitirá diferenciar los distintos certificados cuando quieran emplearse.

En el momento de la creación de un proceso de firma, el creador debe indicar el nombre del firmante, su correo electrónico y el NIF –o el alias que hayamos puesto al certificado, en caso de haber más de un certificado para el mismo NIF–. En este punto, es importante que el certificado esté indicado para realizar firmas automáticas desde configuración. Por último, debe indicar como tipo de firma la firma automática.

Al hacer esto, Docuten asocia el NIF o alias indicado con el certificado digital correspondiente. De esta forma, cuando llegue el turno de este firmante en el proceso, que puede ser tanto al principio como durante cualquier punto del mismo, la firma se realizará de forma instantánea y el flujo continuará con el siguiente firmante.

Una solución sencilla, segura y legal

Existen una gran variedad de programas para firmar documentos. Sin embargo, Docuten está en constante evolución, pensando siempre en las necesidades de las empresas. Con ello, buscamos ofrecer un producto único y diferenciado que se adapte a las casuísticas de firma electrónica para empresas, y ofreciendo una experiencia de usuario completa y sencilla para sus usuarios. Firmar documentos con un certificado digital nunca fue tan sencillo.


Tipos de firma digital: cuál debo utilizar en cada caso


Si quieres más información sobre la firma automática o los tipos de firma electrónica para empresas de Docuten, contacta con nosotros y te ayudaremos a resolver tus dudas.

Andrea Fernández
Andrea Fernández
Técnico de Marketing / El marketing es un compromiso, no una campaña