El caso de Raiola: como ahorrar media jornada de trabajo administrativo al día gracias a Docuten

Dentro del grupo empresarial Figrupo, Raiola es una empresa que gestiona alojamientos para personas mayores, bajo un modelo de servicios orientados a una atención individualizada y de calidad de las personas residentes. 

En este modelo de mejora de la calidad de vida de las personas mayores en situación de fragilidad y dependencia, la digitalización de procesos juega un papel muy importante. 

Hoy hablamos con Marcos Núñez, gerente de Raiola, que nos detalla precisamente la importancia de la digitalización en su compañía y cómo Docuten se ha convertido en un aliado estratégico. 

🎙️ Entrevista a Marcos Núñez, gerente de Raiola

1. Somos conocedores de que Raiola está puesta al día en cuanto a innovación y tecnologías se refiere, prueba de ello son vuestras residencias y proyectos como +MANS 4.0. Como referentes y modelo a seguir en la atención de personas mayores, ¿cuál es la importancia de la tecnología en la operativa diaria de vuestra compañía?

Para nosotros la tecnología es un elemento clave de nuestra operativa por distintos motivos. Cuidamos de personas con fragilidad, por lo que tenemos que conocer como y cuando apoyamos a cada persona que vive en nuestras residencias, así como registrar temas de salud y bienestar, seguridad, administración, etc. Además, necesitamos tener una gran variedad de documentación correctamente elaborada y firmada por todas las partes, tanto a nivel de familias y personas usuarias como de trabajadores o proveedores y todo ello siendo conscientes de que nuestro trabajo es persona a persona. No aceptamos tecnologías que sustituyan el contacto humano. 

2. ¿Cómo gestionabais la documentación antes de trabajar con Docuten y a qué problemas os enfrentabais? ¿Qué ventajas concretas ha experimentado Raiola gracias a la firma digital? 

Antes de Docuten, la gestión de la documentación se hacía tremendamente complicada. Teníamos que imprimir varias veces los contratos y escanearlos, viajaban parcialmente firmados por correo electrónico a las distintas personas que tenían que firmar y, muchas veces, se firmaban “a posteriori”. Esto suponía un riesgo legal y económico muy relevante, se cometían errores y se necesitaba mucho tiempo de trabajo para que la documentación estuviera correcta. 

Docuten nos permite asegurarnos que todos los contratos se firman correctamente, que se firman antes de iniciar el servicio o el trabajo, y que todas las partes tienen una copia válida de toda la documentación. Además, nos evita la impresión y escaneado de miles de páginas y nos ahorra muchas horas de trabajo. Se reduce muchísimo el riesgo legal, económico y nos aporta a todos tranquilidad.

3. Así como las empresas se organizan en sedes, oficinas, departamentos… la plataforma de Docuten también se puede subdividir en “empresas y oficinas”. ¿En qué medida os ha ayudado esta subdivisión a la hora de organizar y localizar la documentación?

A nosotros nos ha beneficiado a la hora de organizar quién puede ver y gestionar determinados documentos. Por ejemplo, se evita que personas que gestionan contratos con familias y personas usuarias puedan ver además los contratos de trabajo de sus compañeras, o contratos con proveedores. Cada persona autorizada ve exactamente lo que necesita ver. También ocurre que tenemos varias residencias, con lo que el personal que trabaja con Docuten de una residencia no puede ver la documentación de otra. A nivel de tratamiento de la información es fundamental, ya que se mueven papeles con datos delicados

4. Actualmente, usáis la plataforma para firmar, entre otras, documentación laboral (contratos, nóminas, modificaciones, entrega de EPIs…). Aparte de ahorro en recursos, ¿qué beneficios en términos de tiempo invertido habéis observado?

El ahorro en tiempo invertido es elevadísimo. Tenemos un uso intensivo de la plataforma a nivel laboral y a nivel de contratación de plazas. No me equivoco mucho si digo que nos supone a nivel general un ahorro de media jornada de trabajo diaria.

5. Cuando se trata de firmar digitalmente otros documentos, como altas de usuarios en la residencia y representaciones, ¿han surgido desafíos por parte de los firmantes?

Cuando contratamos Docuten creíamos que iban a surgir problemas en la firma de familiares y sobre todo de personas usuarias y no estábamos muy seguros si íbamos a poder usarlo en todos nuestros contratos. Pues nos equivocamos. Conseguimos firmar toda nuestra documentación sin problemas gracias a las distintas maneras en que se puede hacer a través de Docuten. El 100% de nuestros contratos se firman a través de la plataforma.

6. La firma avanzada es una de las tipologías de firma más usada para firmar este tipo de documentación. En vuestro caso, utilizáis mayoritariamente la firma con OTP en vuestros procesos de firma, ¿qué ventajas os aporta este tipo de firma en vuestra operativa diaria?

En nuestro caso, es la firma más adecuada a las necesidades tanto de las trabajadoras como de las familias, ya que la combinación correo electrónico y SMS es ideal para su comodidad. Nos encontramos con muy poca gente que tenga dudas acerca del proceso cuando usamos este sistema. 

7. A la hora de usar la herramienta, ¿cómo ha sido la primera toma de contacto con la solución de la firma digital? ¿Cómo calificaríais la atención y ayuda que os hemos brindado desde Docuten para poneros en marcha con la plataforma? 

Nosotros usamos muchas tecnologías en nuestra empresa. Puedo decir con total seguridad que ha sido la de más fácil comprensión y puesta en funcionamiento de todas. La hemos usado desde el primer momento sin complicaciones y se nos ha explicado por parte de Docuten perfectamente. Incluso en algún tema algo más complicado, como los envíos masivos o los formularios, la plataforma es muy sencilla y amigable.

8. La seguridad y cumplimiento legal son aspectos fundamentales que buscamos garantizar en nuestras soluciones. ¿Cuáles son los beneficios que destacarías al realizar la transición hacia la firma digital?

Para empezar, tenemos la seguridad de que toda la documentación está correctamente firmada, ya que si falta alguna firma nos lo avisa la plataforma.

Además, teníamos alguna duda sobre si nos iban a poner problemas a nivel de inspecciones con el tema de la firma digital. Hemos pasado inspecciones de todo tipo y no ha habido absolutamente ningún problema.

Es un cambio radical en cuanto a seguridad y cumplimiento legal, yo como gerente estoy mucho más tranquilo desde que usamos Docuten.

9. Si tuvierais que darle consejo a una empresa de vuestro sector sobre si digitalizar o no sus procesos administrativos, ¿qué le dirías? 

A nivel general es imprescindible, pero si hablamos específicamente de Docuten, que no dejen pasar un día más. Se ahorra dinero, es fácil de usar para todo el mundo, descienden radicalmente los errores y permite controlar que todo vaya bien de una forma más ágil y segura.

🤔 ¿Quieres saber más?

Raiola es de esas empresas con las que estamos orgullosos de trabajar. Por sus valores, por su compromiso y por su buen hacer. Podéis conocer más a fondo su proyecto aquí. 

Si quieres conocer un poco más sobre la firma digital, contacta con nuestro equipo y responderemos a todas tus dudas.