Recopilatorio de nuevas funcionalidades 2º semestre de 2022

En Docuten trabajamos duro para adaptar nuestras soluciones a las realidades del día a día de nuestros clientes. 

Escuchar y obtener feedback de nuestros clientes es la clave para que todo este puzzle encaje.  Ello nos permite detectar nuevas necesidades y darles respuesta, bien con nuevas soluciones, o bien con mejoras y funcionalidades extra que complementen las ya existentes. 

Hoy os traemos un recopilatorio de todas las funcionalidades que hemos incorporado en el segundo semestre del 2022, que hemos dejado atrás.

¿Nos acompañas a conocerlas? 👇

✅ Docuten es uno de los 7 proveedores españoles certificados de Peppol

¿Qué significa esto? Que si eres cliente de nuestra solución de facturación electrónica podrás emitir tus facturas a otros países de la UE a través de este canal.

La red PEPPOL facilita a las empresas el transporte de facturas electrónicas tanto en el ámbito público como privado, simplificando así las operaciones transfronterizas.

Nuestro programa de facturación está conectado con esta red, por lo que si tienes un cliente en otro país de la UE, por ejemplo, Suecia, y quieres hacerle llegar tus facturas cómodamente a través de Docuten, puedes hacerlo. Nosotros nos encargamos de transformarla en el formato UBL v2.1. requerido.

👉🏻 Consulta aquí los proveedores certificados para emitir a través de PEPPOL

👤 El nuevo rol de Asistente

Este nuevo rol dentro de la plataforma está asociado a usuario vinculado a una oficina que dispone de la capacidad de crear procesos de firma, pero con la salvedad de que esa persona solo tiene visibilidad sobre los documentos que ha creado él mismo, no sobre los restantes documentos vinculados a su oficina.

Sin embargo, otros usuarios con roles de managers y supervisores asociados a esa misma oficina, así como el administrador, podrán consultar no solo los documentos lanzados por este usuario, sino todos los asociados a la oficina a la que pertenezcan.

Con este nuevo rol tratamos de ofrecer una mayor versatilidad en las posibilidades de creación de procesos de firma. 

🧾 La reasignación de workflows de facturas 

Esta nueva funcionalidad está asociada a nuestra solución de recepción de facturas.

La misma permite al firmante o aprobador integrado en un workflow de aprobación de facturas de proveedores, delegar la aprobación o firma de una factura a otro workflow distinto que esté activo en Docuten.

¿Y esto cómo viene funcionando en la práctica? 

Imagínate que te llega una factura para aprobar como participante del workflow de marketing. Pero resulta que la factura no es de tu departamento, sino que los que deberían aprobarlas son tus compañeros de financiero.

¡No hay problema! Reasigna la aprobación de la factura en cuestión al workflow activo en Docuten “Departamento financiero”.

💬 La introducción de comentarios al reasignar o aprobar un workflow

De forma paralela a la funcionalidad comentada previamente, este año incorporamos la posibilidad de introducir comentarios cuando se aprueba o reasigna un workflow.

¿El objetivo? Mejorar la comunicación entre los miembros del equipo. 

Cuando recibas una factura como miembro de un workflow y la apruebes o reasignes a otro flujo de aprobación, podrás introducir un comentario que se incluirá en el histórico y será visible para el resto de participantes.

🗓 El nuevo portal de pedidos

Esta nueva funcionalidad también viene a complementar nuestra solución de recepción de facturas electrónicas. 

Con el nuevo portal de pedidos tratamos de facilitar y mejorar al máximo la gestión de las facturas que recibes de tus proveedores.

¿Cómo lo conseguimos? Poniendo a tu disposición un portal donde podrás registrar los pedidos que realices a tus proveedores.

En base a esta información, podrán cotejar y hacer comprobaciones con las facturas entrantes asociadas al número de pedido correspondiente.

Ello se traduce en una simplificación de la gestión de las facturas recibidas de aquellas personas del equipo que, en su día a día, se dedican a cotejar las facturas, gestionarlas y velar porque las mismas se tramiten correctamente y se cumplan los plazos establecidos.

Las ventajas son muuuchas, por eso hemos decidido resumirlas en este pequeño esquema 👇

✍🏻👩🏽‍💻 Firma cualificada en la nube y vídeo identificación

Otra de las novedades más destacables de este año es la posibilidad de Docuten de emitir certificados cualificados en la nube a través de video identificación que permiten realizar firmas cualificadas en movilidad.

Docuten es Prestador Cualificado autorizado para la expedición de certificados electrónicos cualificados de firma electrónica. Por lo que, la posibilidad de emitir certificados cualificados ya era una realidad existente.

Si bien, queríamos facilitar al máximo la operativa diaria de nuestros clientes y, para ello, creíamos que la posibilidad de que estos certificados cualificados se expidieran de manera remota sería un plus.

Por ello, hemos obtenido la autorización para la utilización de los métodos de identificación remota por vídeo para la expedición de certificados electrónicos cualificados.

¿Qué quiere decir esto? Que con Docuten podrás realizar firmas cualificadas en movilidad gracias a nuestra posibilidad de emitir certificados cualificados en la nube de Docuten.

Podrás firmar tu documentación más sensible con la tipología de firma más robusta según el Reglamento eIDAS estés donde estés.

🔐 Login con Single Sign-On (SSO)

El acceso con SSO o acceso único es otra de las novedades de Docuten en este segundo semestre de 2022. 

El mismo se define como un sevicio de autenticación que permite a los usuarios, el acceso a múltiples aplicaciones, ingresando solo con una cuenta a los diferentes sistemas y recursos. 

Esto, aplicado a Docuten, tiene múltiples ventajas:

  • Se simplifica el acceso a la plataforma de nuestros clientes. Los usuarios ya no tendrán que recordar ni manejar nuevas contraseñas.
  • Nuestros clientes tendrán el control exclusivo sobre sus usuarios (altas, bajas, etc)
  • Nuestros clientes tendrán el control exclusivo sobre sus políticas de seguridad que definan para ellos

📍 Ubicación de la firma en cualquier lugar del documento

¡Indica dónde quieres hacer visibles las firmas electrónicas!

En Docuten ya es posible que el creador del proceso de firma escoja dónde quiere mostrar las firmas electrónicas que se realicen sobre un documento. 

Supongamos que debes recoger la firma de los asistentes a un curso formativo y en el documento hay un espacio reservado para cada alumno. Ahora puedes ubicar la firma de cada uno de ellos donde corresponda.

Hasta ahora en Docuten las firmas electrónicas se hacían visibles siempre en el mismo punto: en la última página del documento firmado, mostrando los datos de los firmantes y, adicionalmente, un código CSV y un QR que puede ser cotejado en Docuten para visualizar el documento original firmado.

Sin embargo, ahora el usuario creador del proceso de firma puede elegir dónde hacer visible la firma de cada uno de los firmantes y en cada uno de los documentos.

Es decir, puede elegir entre dos opciones: indicar que se muestren en un punto determinado del documento o mantener la forma estándar de visualizar las firmas que aplica Docuten. 

¡A tener en cuenta! ☝️

En la normativa legal aplicable, el Reglamento eIDAS, no se recoge ninguna obligación sobre la visibilidad de las firmas electrónicas en un documento.

¿Qué quiere decir esto? Pues que no es requisito que la firma electrónica se muestre visible en el documento firmado para que el mismo sea válido. 

Sin embargo, en Docuten somos conscientes de que poder visualizar los datos de los firmantes aporta más confianza al proceso de firma. Asimismo, buscando este plus de comodidad y confianza en los firmantes, añadimos la posibilidad de elegir la ubicación en la que colocar la firma, de forma que el proceso recuerde todavía más al de una firma manuscrita.

💶 Nuestros nuevos planes y precios de firma digital

Con el objetivo de ofrecer una solución acorde a las necesidades de cada tipo de cliente, hemos incorporado nuevos planes y precios para nuestra solución de firma digital de documentos.. 

Actualmente, existen tres planes adaptados a ti: plan Pro, plan Business y plan Enterprise que incluyen distintas funcionalidades según las necesidades detectadas en cada una de las tipologías de clientes. 

🚀 Mejora continua de nuestras políticas de privacidad y rendimiento 

En Docuten nos tomamos muy en serio la seguridad y el buen rendimiento de nuestras soluciones, por lo que, de forma paralela a lo comentado anteriormente, durante este segundo semestre hemos seguido trabajando para garantizar los más altos estándares de calidad, legalidad y seguridad para nuestros clientes.

Algunos hitos en materia de seguridad, rendimiento y legalidad de este 2022

→ Mantenemos nuestra certificación ISO 27001 un año más. 

La ISO 27001 es una norma internacional emitida por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y describe cómo gestionar la seguridad de la información en una empresa. 

Su objetivo es proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información en una empresa.

→ Hemos obtenido el sello PYME innovadora otorgado por el Ministerio de Ciencia e Innovación.

Esta certificación es un reflejo de nuestra apuesta por la innovación continua de nuestras soluciones tecnológicas y, para obtenerla, hemos pasado una auditoría interna a través de la entidad AENOR. 

→ Actualización de la política de privacidad 

Hemos actualizado nuestra política de privacidad. En ella se recogen las bases del tratamiento de los datos de nuestros clientes que cumplen los más altos estándares de privacidad y seguridad. 

Puedes ver más sobre nuestra política de privacidad aquí