Retrasos y barreras en la exportación de alimentos: cómo la firma digital reduce en un 75% el tiempo invertido

La agilidad y la eficiencia se han coronado como dos piezas fundamentales en el mundo empresarial actual. En este contexto, la firma digital ha emergido como una solución que permite simplificar procesos y mejorar los tiempos de respuesta, mejorando, por ende, la eficiencia.

En el tema que nos atañe, la firma digital en la exportación se erige como un aliado fundamental para facilitar el proceso, permitiendo simplificar la contratación de mercancía, su envío y recepción de manera segura y eficaz. Y hoy, te lo demostramos.

⏰ Problema 1: Retrasos en tiempo y forma

Una empresa exportadora del sector alimentario, a menudo, se enfrenta a una serie de desafíos relacionados con la firma de documentación, que debe estar en tiempo y forma lo antes posible antes de comenzar la operación comercial:

⌛️ Retrasos en la firma de la documentación comercial

En el proceso de firma tradicional de documentos, se producen retrasos en todas las etapas, desde la redacción y preparación del documento, hasta la impresión, envío, recepción y, consiguiente, envío por parte del receptor que debe devolver firmado el documento, en este caso, al exportador. Cada retraso en este proceso prolonga la formalización del contrato y el inicio de las transacciones.

🌍 Dependencia de la ubicación geográfica

Cerrar un contrato comercial de exportación con una compañía francesa, no es lo mismo que hacerlo con una empresa estadounidense. Si las partes involucradas en la exportación (exportador y comprador) se encuentran en diferentes regiones, lejanas, el envío de documentos físicos puede convertirse en un gran problema. Los diferentes husos horarios, la distancia geográfica y, por tanto, el tiempo de envío del documento, etc., puede causar retrasos innecesarios.

📨 Impresión y envío

La impresión de los contratos comerciales, en papel, y su envío por correo o conllevan costos económicos y en tiempo adicionales. Estos gastos pueden acumularse, especialmente en transacciones internacionales, lo que afecta a la eficiencia de la empresa exportadora.

🔍 Falta de Visibilidad y Control

En el proceso tradicional no es sencillo hacer un seguimiento preciso del estado de los documentos enviados para su firma.

❌ Errores y fallos humanos

La firma en papel aumenta el riesgo de errores humanos, como firmas incorrectas, omisiones o errores en los datos. Estos errores retrasan aún más la formalización de los contratos.

🎙Dificultad en la Comunicación y Coordinación

Coordinar la firma de documentos entre múltiples partes puede ser un desafío, especialmente cuando se utilizan métodos de comunicación y colaboración convencionales como correos electrónicos y llamadas telefónicas.

🤔 Otros problemas a los que se enfrenta una empresa exportadora que emplea métodos tradicionales

🚀 Solución: firma digital en la exportación de alimentos

• Agilidad en la Contratación: La firma digital permite a las partes involucradas en la exportación de alimentos firmar contratos comerciales de manera rápida y eficiente, sin importar la ubicación geográfica.

• Seguridad y Autenticidad: La firma digital ofrece un alto nivel de seguridad y autenticidad en comparación con las firmas manuscritas. Utiliza tecnologías criptográficas para garantizar la integridad del documento y la identidad de las partes involucradas, lo que minimiza el riesgo de fraudes y falsificaciones.

• Reducción de Costos y Tiempo: Al eliminar la necesidad de imprimir, enviar por correo y esperar a que los documentos lleguen a su destino, se reduce significativamente el costo y el tiempo asociados con la documentación en papel.

• Cumplimiento Normativo: La firma digital europea y otras regulaciones internacionales respaldan el uso de la firma digital en contratos comerciales y documentos legales. Esto asegura que las empresas cumplan con los estándares requeridos, incluso en transacciones internacionales.

• Rastreabilidad y Registro: Las soluciones de firma digital suelen ofrecer la capacidad de rastrear el proceso de firma, lo que brinda un registro detallado de quién firmó el documento y cuándo lo hizo. Esto puede ser valioso en caso de disputas o auditorías.

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