¿Sabes de qué se debe preocupar el departamento comercial? De vender

¿Cuáles son las funciones de un departamento comercial?

Todo el que trabaje en departamentos comerciales y de ventas sabe que la prioridad diaria del departamento es generar nuevas oportunidades de negocio, extender las existentes y garantizar el mantenimiento de los clientes actuales el máximo tiempo posible en la empresa.

Teniendo estas prioridades en cuenta, es evidente que será indispensable tener muy bien organizada la información; disponer de sistemas conectados con otros departamentos para ser conscientes de todas las interacciones que los clientes y potenciales clientes realizan con la empresa y así aprovecharlas como armas de venta; y eliminar tareas administrativas tediosas, pero necesarias, que sean susceptibles de automatizarse.

Por tanto, ¿de qué debe preocuparse una persona que trabaja en un departamento comercial?

Sin duda de vender cada día un poquito más y un poquito mejor. Pero para lograr este objetivo debemos aprovechar la ayuda que nos brindan las nuevas tecnologías y automatizar tareas. Eligiendo las herramientas adecuadas ahorraremos enormes cantidades de tiempo. Tiempo IMPRESCINDIBLE para trabajar nuestra cartera de clientes.

Algunos de los retos a los que se enfrenta un departamento comercial que no es digital 🎯

Bajo el reto principal de aumentar exponencialmente las oportunidades de negocio y lograr el objetivo de facturación previamente marcado, los departamentos comerciales se enfrentan en su día a múltiples retos. Si trabajas en uno seguro que te sentirás identificado.

1. Generación y seguimiento de leads y oportunidades de negocio demasiado manual.

Dentro de las funciones del departamento comercial, una de ellas es la búsqueda de oportunidades de negocio. Esto se lleva a cabo bien consiguiendo nuevos clientes o bien aumentando el producto/servicio contratado por estos. 

La gestión de toda esta cartera de clientes no sería posible a día de hoy sin contar con software y CRMs específicos. Los mismos permiten canalizar toda la información, hacer un seguimiento continuo de las oportunidades de negocio, registrar las interacciones de los potenciales clientes con la empresa,etc. En definitiva, contar con un proceso eficiente y planificado de la gestión de clientes.

Ello te permitirá hacer previsiones de cierre de oportunidades y marcarte tareas imprescindibles para aumentar tus tasas de conversión.

Algunos de los CRMs y Softwares de ventas más conocidos son Pipedrive, Salesforce o Microsfot Dynamics.

2. Descentralización de la información y desconexión con otros departamentos. 

Seguro que si trabajas en un departamento comercial, cuanta más información obtengas de las cuentas que tengas abiertas, mejor. Por ello, uno de los problemas más usuales que existen en este departamento es la desconexión de su sistema de gestión con el de los demás departamentos (específicamente marketing y atención al cliente).

Integrar los diferentes sistemas de cada uno de estos departamentos o contar con uno común, te permitirá tener información actualizada de las interacciones del cliente con tu empresa.

Por ejemplo,  las páginas de la web de tu empresa que ha visitado el potencial cliente, el tiempo que ha pasado observándolas o las quejas e incidencias que ha reportado el ya cliente. Esta información es extremadamente valiosa para un comercial tanto a la hora de cerrar una venta como a la hora de garantizar el ciclo de vida del cliente en la empresa.

3. Gestión manual y en papel de las ofertas con clientes.

Probablemente una de las funciones del departamento comercial que consume más tiempo en tu día a día es la gestión manual de las ofertas con clientes. Si el proceso sigue siendo en papel, ello implicará tiempo invertido en la impresión de la oferta; la espera para que el cliente se pase por tus oficinas o bien el traslado a las suyas o el envío por email; cuando ya tienes la ansiada firma tendrás que escanear la oferta para recogerla en tus sistemas y a su vez archivar el original en físico… ¿Te suena esto? 

Es clave digitalizar tareas administrativas, imprescindibles para el correcto funcionamiento del departamento, pero que restan enormes cantidades de tiempo en tu tarea principal: vender más y más cada día.

Con Docuten podrás firmar digitalmente tus ofertas con cliente en cuestión de segundos, sin necesidad de realizar desplazamientos o de esperar a que el cliente te devuelva la oferta firmada por email. No tendrás que imprimir en ningún momento la misma, nosotros nos encargaremos de custodiarla en nuestros sistemas dejándola siempre accesible para ti. 

La dos tipologías de firma digital clave para las funciones del departamento comercial ✒

Tal y como indicábamos, ante los retos que se plantean en el ámbito comercial es importante disponer de las armas tecnológicas adecuadas para hacerle frente de la forma más eficiente posible. Sin duda, una de las herramientas que no pueden faltar para mejorar las funciones de tu departamento comercial es la firma digital.

En el caso de Docuten, disponemos de todas las tipologías de firma amparadas bajo el Reglamento eIDAS, que te permitirán cumplir con los máximos estándares legales y poder así preocuparte de lo que verdaderamente te ocupa: vender.

Algunas de las tipologías de firma clave son las siguientes:

✔ La firma biométrica app

Esta tipología de firma digital es recomendable tanto para su uso a distancia como para su uso presencial. Pero vamos a centrarnos en el segundo uso, el presencial. 

Seguro que, a día de hoy, muchos de los comerciales de tu empresa (o tú mismo si lo eres) se desplazan por toda la geografía española para firmar sus ofertas con clientes de manera presencial. Aunque cada vez más nos encaminamos hacia el mundo de los negocios online, es indiscutible que, en muchos casos, el trato de tú a tú genera una mayor confianza y por eso esta gestión presencial sigue siendo indispensable.

Llega el momento de encontrarse con los clientes (que pueden ser varios en un mismo día). Y también llega la pregunta del millón ¿cómo firmáis la oferta comercial?

En general, la mayor parte de nuestros clientes nos decían, antes de trabajar con nosotros, que lo hacían con firma manuscrita en papel. Al final del día tenían escanear toda la documentación firmada para incluirla en sus sistemas y llevar así cierto control ¿te suena esto?

Con la firma biométrica el proceso se vuelve extremadamente sencillo: presenta la oferta al cliente en una tablet o en tu propio smartphone en la app de Docuten. Cuando el cliente esté conforme solo tendrá que realizar el mismo trazo que hacía con bolígrafo sobre la pantalla del dispositivo con su propio dedo o con un lápiz táctil. Y listo, la oferta estará firmada y registrada en tus sistemas en 2 segundos, sin necesidad de imprimir nada.

✔La firma con OTP

Otra de las tipologías de firma de las que disponemos es la firma con OTP (one-time password) que es específicamente recomendable para efectuar la firma de ofertas con clientes en formato online.

En tú día a día, probablemente estés realizando desplazamientos innecesarios para firmar cláusulas, ofertas, NDAs y cualquier tipo de contrato con tus clientes. Seguro que esta gestión consume grandes cantidades de tu tiempo que podrías dedicar a la generación de nuevas oportunidades de negocio ¿a qué sí?

Con la firma OTP, podrás eliminar el desplazamiento innecesario que entorpece tu día a día. ¿Estás en Madrid y quieres firmar un contrato con un cliente de Sevilla? Muy sencillo 👇

Envía a firmar la documentación a través de Docuten marcando la opción de firma con OTP. El cliente recibirá una notificación en su dirección de correo electrónico en la que se le solicita la firma de la documentación. Una vez pinche en el botón “ver y firmar documento” que contiene el mail, accederá como usuario invitado a Docuten, donde podrá visualizar el documento original y, si está conforme, pulsar en firmar. 

En ese momento recibirá en su teléfono móvil una clave que tendrá que incluir en la casilla designada para ello en la interfaz de Docuten. El documento quedará finalizado y firmado por todos los participantes y estos recibirán una copia del mismo.

¿Qué es lo mejor de todo esto? Evidentemente, el ahorro de tiempo es algo importante, ya que tendrás el documento firmado en cuestión de 2 segundos. Pero, además, tendrás el control total sobre el proceso, es decir, sabrás en qué momento exacto le ha llegado el documento, cuando lo ha firmado, si lo ha rechazado y el motivo…. Ya no tendrás que preocuparte por perder la documentación o que la misma no esté lista en la fecha prevista.

Algunas funcionalidades específicas de nuestra firma digital para el departamento comercial 🤗

En Docuten disponemos de funcionalidades que son específicamente útiles si trabajas en un departamento comercial. Estas funcionalidades te ayudarán a mejorar las funciones de tu departamento comercial. Las mismas han sido desarrolladas basándonos en las necesidades que le han ido surgiendo a nuestros clientes que utilizan nuestros tipos de firma digital en esta área.

👉 Fast templates

Es muy probable que dispongas de una oferta tipo que uses siempre con tus clientes y que tengas que imprimir continuamente para llevar a firmar presencialmente o para enviársela por correo.  Este proceso tedioso se vuelve de lo más simple con nuestra funcionalidad de “Fast Templates”.

 Su función principal es la posibilidad de disponer de un documento tipo (por ejemplo, una propuesta comercial), una plantilla editable en pdf siempre disponible para ser firmada en la carpeta “pendientes de firma”. De esta forma se elimina la necesidad de estar creando continuamente este documento estándar y el mismo siempre estará disponible para su firma en la app de Docuten.

👉 Posibilidad de añadir adjuntos

Cuando envías la documentación que requieras a clientes es posible que, junto al documento principal, necesites incluir algún tipo de documento adjunto (como por ejemplo, acuerdos de confidencial o condiciones adicionales). Con Docuten podrás incluir en el mismo envío, tanto el documento principal como estos adjuntos de manera que el cliente pueda firmar cómodamente todo el conjunto de documentos (el principal y los adjuntos) con una sola firma.

👉 Distintos roles de firma

En la mayoría de ocasiones antes de enviar una oferta o contrato a algún cliente es necesaria la revisión por parte de tu departamento legal para que este de el “ok” o incluso por tu propio responsable. 

En Docuten existen diversos roles de firma para que puedas incluir en el mismo envío varios participantes que ostentarán diversas tareas. El/los  firmantes, que firman el documento y que en este caso sería el propio cliente y tú mismo; los aprobadores o validadores, que dan el visto bueno para que el proceso de firma continúe, que podría ser tu responsable o el departamento legal de tu empresa; o el rol en copia, que recibe una copia del documento finalizado.

Docuten es la solución que resuelve tus necesidades

Ya has visto que con Docuten  no necesitarás invertir enormes cantidades de tiempo en la realización de tareas manuales y tediosas que no aportan valor de negocio ni son el core de tu puesto en el departamento de ventas. Ese tiempo podrás emplearlo en la tarea por la que luchas cada día en tu empresa: vender cada vez más y de manera más eficiente.

Las ventajas de la firma electrónica de documentos son evidentes para un departamento comercial que quiera aumentar exponencialmente sus posibilidades y adaptarse a las demandas y necesidades del consumidor actual.

También puede interesarte: Kit Digital, ayudas a la digitalización de las pymes. Contamos con soluciones seguras, legales y eficientes, que te ayudarán a llevar tu empresa al siguiente nivel. Olvídate de las tareas más rutinarias y monótonas y deja que tus trabajadores dediquen su tiempo a aportar valor a la empresa. 

Contacta con nosotros y empieza hoy el camino de la digitalización administrativa 😉.