Sabico Group confía en nuestra firma digital en su apuesta por la digitalización administrativa

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Si existe una ventaja reseñable derivada de la digitalización de procesos administrativos, esa es, sin duda, la mejora en la eficiencia y la productividad.

Todos y cada uno de los sectores que forman nuestro tejido empresarial, pueden beneficiarse de las ventajas que nos ofrece la tecnología. Es más, una empresa que trabaje de espaldas a la tecnología lo va a tener muy complicado en el entorno competitivo en el que vivimos. 

Esta es una cuestión que Grupo Sabico ha entendido a la perfección.

Iniciaron la relación con nosotros para la emisión de sus facturas electrónicas y, una vez subidos al carro de la digitalización, no tienen pensado volver atrás. Por ello, se han embarcado también de nuestra mano en la digitalización de la firma digital de documentos asociados a procesos de RRHH y comerciales.

Grupo Sabico, es una organización enmarcada en el sector Facility Services, formada por empresas del sector de la seguridad y las empresas de trabajo de temporal, entre otras.

Con más 30 años de experiencia en el sector, cuentan con un equipo humano de más de 3.000 personas y una red comercial distribuida por todo el territorio nacional. 

Os podéis imaginar la cantidad de documentación a firmar que generaban, ¿no? 

Qué mejor manera para entender su caso de uso que contar con la ayuda de Raúl Barba, Responsable de Informática de Sabico Group.

🎙Hablamos sobre digitalización de procesos con Raúl Barba, Responsable de Informática de Sabico Group

1. Como grupo integrado en el sector de los servicios de trabajo temporal y la seguridad, sabéis de primera mano que la tecnología es un gran aliado en los procesos de mejora de la seguridad y el ámbito de RRHH de las empresas. A nivel interno, contáis con todas las homologaciones y certificaciones necesarias en todas las empresas integrantes del grupo. ¿Cuáles diríais que son los puntos clave que os ha aportado la tecnología en todo este proceso de apuesta por la seguridad de vuestros procesos internos? 

La tecnología a día de hoy no es una alternativa, es la única opción. De la misma manera que la electricidad o el transporte motorizado. No se puede pretender ser eficiente sin el uso de la tecnología.

2. Además de ser un motor importante en materia de seguridad y RRHH, la tecnología es una gran aliada en la mejora de la eficiencia de los procesos del día a día de las empresas. Vosotros habéis confiado en nosotros en este sentido implementando nuestra firma digital de documentos aplicada a vuestros procesos de RRHH y comercial. En tres palabras, ¿Cuáles han sido los beneficios que os ha aportado implantar esta solución?

La firma digital en los procesos de RRHH es un proceso beneficioso para ambas partes.

En concreto, en el Trabajo temporal se realizan muchos procesos de contratación, correspondiente a periodos cortos de tiempo.

Estos procesos, incluso un contrato para unas horas, conlleva toda la gestión documental, no solo asociada al aspecto laboral, también al de Prevención de riesgos laborales, Calidad, etc. No hay diferencia entre la documentación a firmar en un contrato indefinido con respecto a un contrato de carácter temporal.

Los beneficios fundamentales de la firma digital son:

• Facilidad. El trabajador puede firmar en cualquier momento, leer el documento, repasarlo con terceros, y en el momento en el que determine firmar.
• Trazabilidad. Mediante un sistema de control desarrollado por nosotros mismos, tenemos la trazabilidad de los documentos que están firmados y también de los que están emitidos pendiente de firmar.
• Eficiencia. Muchas veces tenemos que compartir documentos con el cliente o con organismos y plataformas digitales, al tener el documento en formato digital, no precisamos escanear documentos, están ya preparados.

3. Echemos ahora la vista atrás, ¿cómo fue el proceso de selección de un proveedor tecnológico de firma digital? ¿Y por qué nos elegisteis, en última instancia, a nosotros?

Trabajábamos con vosotros en procesos de emisión de factura electrónica, y cuando nos presentasteis la opción de ampliar vuestros servicios a la firma electrónica no lo dudamos.

4. Como responsable del Departamento de Informática, has vivido la implantación y onboarding de la plataforma de Docuten de primera mano. ¿Cómo calificarías el apoyo por nuestro lado?

Realizamos con vosotros las pruebas mediante el entorno de pruebas, lo que vosotros llamáis “sandbox” y resolvimos con rapidez los pequeños problemas iniciales. Posteriormente, integramos las aplicaciones, y nuestros proveedores de software recibieron vuestro apoyo de forma directa. Vuestro apoyo fue un factor determinante.

5. Una de las principales barreras para las empresas  que aún no han dado el salto a la transformación digital es el miedo a la posible reticencia por parte de los empleados a incorporar una nueva herramienta.  ¿Cómo se han adaptado los diferentes equipos? 

La reticencia es un mito, una excusa que a veces esconde la “pereza ante el cambio”. Si nos paramos a pensar los años que han sido necesarios para que servicios como el correo electrónico, el WhatsApp o Bizum han tardado en extenderse de forma general entre la población, nos daremos cuenta de que los empleados no tienen reticencias al uso de los nuevos servicios. Solamente podemos encontrar dificultades si la aplicación es complicada o está mal diseñada. 

Cuando la digitalización se presenta de forma sencilla, las reticencias desaparecen. En nuestro caso, podemos decir que los trabajadores no tienen reticencia, sino al revés, esperan poder disponer de toda la documentación y el proceso de firma en movilidad.

6. Ahora que la firma digital de documentos ya es una realidad en vuestro día a día ¿Podrías describirnos cuál era el proceso de firma de la documentación antes de trabajar con nosotros? ¿Cuál es el proceso ahora?

El proceso anterior obligaba a los trabajadores a desplazarse a nuestras oficinas, y firmar en ellas toda la documentación necesaria. Actualmente, el proceso se ha invertido, desde los sistemas les enviamos el aviso de que tienen nueva documentación a su disposición, y ellos examinan la documentación, firmando la misma, o incluso rechazándola si no consideran oportuna la firma.

7. Sabemos que hacéis especial hincapié en la importancia de la sostenibilidad y uno de nuestros objetivos es hacer que el mayor número de empresas pasen a ser “paperless”, ¿veis la digitalización administrativa y la eliminación del papel una palanca importante de la mejora sostenible? ¿Diríais que la integración de nuestra herramienta os ha ayudado a reducir la huella ecológica?

Sin ninguna duda, aunque no seamos conscientes, la impresión en papel es un proceso caro desde el mismo origen, pero también durante el ciclo de vida. Un documento firmado en papel no solo consume recursos cuando se origina, sino que obliga a almacenarlo durante 10 años, en muchos casos transportarlo, y al final de su vida a destruirlo o reciclarlo. El documento digital es mucho más eficiente en su ciclo entero de vida.

8. En Docuten valoramos especialmente ofrecer una atención personalizada a nuestros clientes ¿Cómo es la relación con nuestro equipo? 

La relación con el equipo de Docuten es formidable, trabajamos con Docuten desde hace años, con proyectos de factura electrónica, y en el arranque del proyecto de firma hemos sido atendidos y Docuten ha personalizado algunos procesos para facilitarnos la integración con nuestro software. O incluso algunas sugerencias en la interfaz de firma para facilitar a los firmantes el proceso.

9. Si algún compañero del sector, os preguntara sobre la posibilidad de implantar una solución de firma electrónica de documentos. ¿Cuáles serían vuestros consejos? ¿Le recomendaríais nuestra solución?

Lo recomiendo ya, tanto a compañeros del sector como a empresas de software que quieran integrar el proceso de firma. Esto último es una asignatura pendiente de muchos software, la mayoría es capaz de enviar a impresora o al correo ficheros en formato PDF, pero deja al usuario la integración con la firma. Abordando desde el software el proceso de firma, las aplicaciones aportan más valor a los usuarios.

Sin duda, nos quedamos con esto 👇🏻

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Después de leer este caso de éxito, quizás te hayan entrado dudas sobre, la validez de la firma digital, los tipos de firma electrónica o las funcionalidades específicas que tenemos disponibles y que podrían resolver multitud de problemas en tu día a día.

¿Necesitas hacer envíos masivos?, ¿enviar varios documentos a firmar en un mismo proceso? ¿Establecer una fecha tope para la firma de determinados documentos?

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