Tipos de firma digital | ¿Cuál debo utilizar en cada caso?
Mónica Fustes
- Con Docuten, firma tus documentos con plenas garantías legales a nivel nacional e internacional.
- Cada proceso de firma puede gestionarse con un tipo de firma diferente. Que no te hagan creer que solo es válido un tipo.
- Emplea cualquier dispositivo para realizar firmas electrónicas con el programa de firma digital de Docuten.
1. ¿Qué es la firma digital?
En Docuten queremos dar a conocer los tipos de firma digital así como sus casos de uso, para ello definiremos varios términos básicos y aplicaciones.
La firma digital es un mecanismo criptográfico que permite comprobar si un documento firmado digitalmente cumple con los puntos principales a nivel legal y registrando validez probatoria de la firma:
- Debes poder identificar al firmante de manera inequívoca.
- Debes poder garantizar que el documento firmado es el original, sin lugar a dudas y sin posibles alteraciones desde su firma.
Docuten está reconocido como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC), de acuerdo con el Reglamento (UE) Nº 910 / 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas (eIDAS).
Como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, establecemos los mecanismos necesarios para garantizar la seguridad en las comunicaciones y la recogida de todas las evidencias de todos los pasos del proceso.
La solución de firma digital ha demostrado ser segura, confiable y mucho más rápida que el proceso con pluma y papel. Contar con un programa de firma digital agiliza la digitalización de procesos de tu empresa.
2. ¿Cuáles son las ventajas de usar firma digital?
Son muchas las ventajas que presenta la digitalización de los procesos, más concretamente, el uso de firma digital en las empresas. Los programas de firma digital han demostrado ser muy útiles para agilizar las operaciones dentro de una compañía, aumentar la rentabilidad y mejorar los flujos de trabajo.
La firma digital no tiene nada que envidiarle a la firma manuscrita, esa con la que todos estamos familiarizados, y es más, es justo decir que presenta ventajas respecto al modelo de firma tradicional:
- Ahorro de costes: elimina todos los procesos administrativos manuales y evita gastos innecesarios de material, desplazamientos, almacenamiento de documentación…
- Ahorro de tiempo y errores: diminuye los errores del día a día y se elimina tareas tediosas que conllevan una alta inversión en tiempo de sus trabajadores.
- Legalidad: como ya vimos, en Docuten damos el soporte legal necesario y cumplimos con todas las normativas que afectan a la firma digital.
- Almacenamiento: todos los documentos se almacenan en la nube, por lo que puedes acceder a todos los archivos a golpe de clic. Esto ahorra mucho tiempo en el día a día y, en caso de inspecciones, es muy útil para localizar la información de forma rápida.
- Sostenibilidad: disminuye el uso de papel y el gasto de desplazamientos innecesarios, lo que se traduce en una disminución de emisiones CO2, 9kg de madera y 10.000 litros de agua.
Estas solo son algunas de las ventajas que te ofrece nuestro programa de firma digital. Puedes ampliar información sobre sus funcionalidades aquí.
3. ¿Cuáles son los tipos de firma digital de Docuten?
Existen varios tipos de firma digital tratadas en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014.
Todas las soluciones y tipos de firma electrónica ofrecidos por Docuten, plataforma de firma digital y facturación electrónica, cumplen con este Reglamento Europeo, eIDAS, así como con el resto de reglamentos internacionales de firma digital. Por ello, se presenta como una solución segura, legal y fácil de usar.
La firma simple, la firma electrónica avanzada, la firma automática y la firma cualificada son los tipos de firma que reconoce la Unión Europea, y también son las soluciones con las que contamos en Docuten para la digitalización empresarial de las empresas con las que trabajamos.
Entendiendo cada tipo de firma
Firma simple
La firma simple, por definición, son «los datos en formato electrónico anexos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar».
Es una solución fácil y rápida, pero su validez legal no está asegurada ya que no permite identificar al usuario de forma inequívoca. Recomendamos su uso para validaciones/aprobaciones internas de documentos enviados a firmar, quedando así reflejado en el documento de evidencias.
Es decir, aquellos documentos con poco riesgo jurídico, como puede ser la validación de los días de vacaciones de un trabajador.
Firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada según el Artículo 26, cumple los siguientes requisitos:
- «estar vinculada al firmante de manera única;
- permitir la identificación del firmante;
- haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y
- estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable».
En definitiva, la firma electrónica avanzada asegura la verificación de la identidad e integración de los datos firmados. Además, es una evidencia jurídica admisible como prueba en un juicio.
Docuten cuenta con dos tipos de firma electrónica avanzada. Ambas cumplen con los requisitos legales establecidos en el Artículo 26:
Firma biométrica
La firma biométrica es una solución que permite firmar documentos a través de firma manuscrita, en cualquier dispositivo móvil (tablet, smartphone) y con plena validez legal.
Este tipo de firma puede realizarse:
- Mediante la aplicación móvil de Docuten, disponible para Android, iOS y Windows
- Mediante la web de Docuten.
La firma biométrica cuenta con completas garantías legales:
- ¿Cómo se garantiza la inalterabilidad? El documento se envía firmado con la información biométrica cifrada en el propio documento. Esto garantiza la inalterabilidad del mismo debido a la imposibilidad de modificarlo posteriormente a la firma.
- ¿Cómo se garantiza la validez de la firma? La validez viene dada al almacenar los trazos biométricos de la firma de forma segura dentro del documento firmado: velocidad en X, velocidad en Y, aceleración en X, aceleración en Y, aceleraciones angulares, variación de presión, pseudopresión, número de trazos, duraciones de trazos, etc.
Además de esta información biométrica, el dispositivo también almacena la fecha y hora en la que se realizó la firma, así como datos adicionales del dispositivo empleado.
Docuten también cuenta con una herramienta de verificación forense que puede ser empleada por un perito calígrafo en caso de que haya cualquier litigio legal.
El mayor caso de uso de este tipo de firma, se produce cuando el propietario del documento requiere la firma del mismo sobre un dispositivo controlado y de forma presencial, por ejemplo, en una fuerza de ventas.
Firma con OTP (one-time-password)
La firma con OTP (One-Time Password) es una firma digital realizada a través del envío de un código OTP de un solo uso al firmante y de validez temporal, vía SMS o bien vía email.
Su uso proporciona una serie de ventajas:
- Cumple con todos los requisitos legales establecidos.
- En términos de usabilidad, la firma con OTP es una de las más sencillas de aplicar.
- Posibilidad de emplear la firma con OTP desde cualquier dispositivo (web, móvil o tablet) sin necesidad de instalar la app móvil.
- No requiere tener un certificado instalado en tu dispositivo.
Este tipo de firma digital es uno de los más utilizados por nuestros clientes para la firma de, por ejemplo, documentación de índole laboral. En concreto, una de las situaciones que más se produce es su uso bajo la dispersión geográfica de sus empleados ya que la firma con OTP resulta especialmente eficiente.
Firma automática
La firma automática es aquella que se realiza de forma instantánea, sin intervención de una persona física en el momento de firmar. Es decir, se realiza automáticamente siempre que se elija el uso de la misma, y sin notificar al firmante que tenga indicado este tipo de firma.
Esta funcionalidad es especialmente útil para aquellas compañías con un alto volumen de documentación a firmar, ya sea únicamente por parte de la empresa, o por parte de más firmantes. Por ejemplo, el departamento de RRHH podrá firmar automáticamente un contrato por parte de la empresa a través de un certificado digital que la identifique.
Firma electrónica cualificada
La firma electrónica cualificada es aquella que se realiza con un certificado digital de firma electrónica cualificada, es decir, un documento electrónico que vincula los datos de validación de una firma con una persona física o jurídica, con un par de claves (pública y privada).
Esta es la firma electrónica con mayor nivel de seguridad, ya que cumple con lo dispuesto en el Reglamento (UE) nº 910/2014 (Reglamento eIDAS). Goza de presunción de validez jurídica, siendo equivalente legalmente a la firma manuscrita. Esto significa que, en caso de conflicto, será considerada como una evidencia válida ante un tribunal sin necesidad de aportar ninguna prueba pericial.
Cabe destacar que en Docuten, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC), emitimos certificados cualificados con el que podrás firmar documentos con este nivel más alto de legalidad.
Con todo, aún siendo la tipología de firma electrónica con el mayor nivel de legalidad, es la que tiene menor usabilidad debido a la necesidad de tener un certificado cualificado expedido por un prestador cualificado de servicios de certificación auditado. Este tipo de certificado puede encontrarse alojado de forma centralizada o bien, en local, es decir, alojado en el propio equipo del firmante.
Con sus pros y contras, aunque su usabilidad sea menor, con este tipo de firma electrónica siempre tendrás una seguridad mayor al tener efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.
4. Usos de la firma digital
Una de las ideas más extendidas es pensar que la firma digital de documentación solo es rentable para el departamento de RRHH. Nada más lejos de la realidad, la firma digital, al igual que muchas otras herramientas de digitalización, debe estar presente en la mayoría de las áreas de una empresa para agilizar sus procesos internos.
Nuestra experiencia habla por sí sola: muchos de nuestros clientes comienzan implementando la herramienta en uno de los departamentos, extendiéndolo con el paso del tiempo a otras áreas de la empresa como consecuencia del buen rendimiento.
5. Ejemplos de usos de firma digital
¿Como puedo usar la firma digital en mi empresa?
Con el objetivo de dar la mayor flexibilidad posible, Docuten te permite el uso de diferentes tipos de firma para diferentes casos de uso en función de tu casuística. Esto es altamente beneficioso ya que se puede adaptar a las necesidades específicas de cada departamento o proceso de firma.
Nuestro conocimiento sobre las diferentes soluciones nos permiten asesorar a nuestros clientes para que escojan el método de firma digital más adecuado a su caso.
Un caso de éxito claro es el de Global Omnium.
Distintos tipos de firma para distintas necesidades y departamentos
Global Omnium presentaba una baja eficiencia y elevada inversión, no solo económica sino de tiempo, a la hora de gestionar sus procesos administrativos. Para dar solución a su problemática contratan la solución de firma digital de Docuten para cubrir la firma de documentación completa.
- Global Omnium emplea la firma con OTP para la firma de contratos laborales y mandatos por parte de sus clientes, mucho más sencilla al encontrarse dispersos geográficamente.
- Para los certificados de obra, al considerar necesario un plus más de seguridad, emplean la firma cualificada con certificado en local.
- Por último, para dar de alta a los clientes, emplean la firma biométrica, in situ.
Firma de contratos comerciales in situ
Alquiber necesitaba agilizar el proceso de firma de documentos como contratos de arrendamiento de vehículos, «recibís», órdenes de traslado, etc.
Por ello, implantaron una solución de firma biométrica app. De este modo todos los contratos comerciales son firmados a través de tablets, in situ, gracias a la solución de Docuten.
De España a Dubai en décimas de segundo. Cómo firmar contratos laborales con trabajadores deslocalizados
La dispersión geográfica de sus trabajadores impedía a Kimak (antiguo Grupo Caamaño) cumplir con la legalidad vigente en materia de firma de contratos laborales.
Necesitaban una solución urgente. Por ello, implementaron la firma digital con OTP de manera que sus trabajadores recibían y firmaban sus contratos laborales al momento, independientemente del continente o país en el que se encontrasen.
*La empresa coruñesa Grupo Caamaño ahora se llama Kimak.
Si quieres conocer más casos de éxito, puedes visitar nuestro blog. Seguro que hay una empresa con una casuística similar a la tuya, y así podrás conocer su experiencia de primera mano.
Si necesitas más información sobre el servicio y tipos de firma digital, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y te llamaremos lo antes posible:
