Todo lo que nadie te ha dicho sobre la firma digital
Mónica Fustes
Aunque la digitalización administrativa y, en concreto, el uso de soluciones de firma electrónica, han experimentado un crecimiento exponencial a lo largo de los últimos años, sigue habiendo un gran desconocimiento a la hora de aplicarlo.
¡No queremos que caigas en el bucle de la desinformación!
Por ello, te traemos muchas de las preguntas con las que nos encontramos a diario para dar respuesta a todo aquello que nunca te han contado sobre firmar un documento con firma digital.
¿La firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma manuscrita en Europa?
POR SUPUESTO.
La validez legal de la firma electrónica se recoge en el Reglamento eIDAS.
La firma electrónica es totalmente legal y válida, no solo en la Unión Europea, sino también en otros muchos países del mundo.
El Reglamento nº910/2014, también conocido como Reglamento eIDAS, es aquel que reconoce las firmas electrónicas como válidas y legales en Europa.
Este Reglamento, es de aplicación directa en todos los estados miembros, mejorando el mercado interior único interterritorial y promoviendo la estandarización de procesos.
Todas las soluciones de firma que permite Docuten, cumplen con el Reglamento.
¿Es válida y legal la firma digital ante inspecciones de Hacienda o inspecciones laborales?
SÍ, ES VÁLIDA.
Siempre que la solución empleada de firma cumpla con el Reglamento eIDAS
Hacienda o cualquier otro tipo de organismo público debe ser conocedor de la existencia de la firma digital y tenerla en cuenta a la hora de hacer cualquier tipo de valoración documental.
Si mi compañía cuenta con un certificado de empresa, ¿puedo decir que tengo una solución de firma digital?
NO, NO ES EQUIVALENTE.
Tener un certificado de empresa no es sinónimo de tener una solución de firma digital. De hecho, nada más lejos de la realidad.
Un certificado digital es una certificación o documento electrónico expedido por una Autoridad de Certificación, como puede ser la FNMT, que vincula a una persona con una clave pública y confirma su identidad.
Este certificado digital servirá para realizar diversos trámites online, entre ellos, firmar un documento con firma digital.
Sin embargo, tener un certificado de empresa no se hace extensible a toda la compañía y, para que seas consciente de ello, formularemos una sola pregunta: ¿ese certificado lo pueden emplear todos los trabajadores para firmar un documento con firma digital? La respuesta es no. Una solución integral de firma digital va mucho más allá.
Diferencias firma digital y certificado digital
¿Necesito un certificado cualificado para firmar un documento con firma electrónica?
NO, NO ES ESTRICTAMENTE NECESARIO
Existen otros tipos de firma digital que pueden ser empleados con plenas garantías legales.
Contar con un certificado cualificado te permite firmar un documento con firma digital.
Sin embargo, como comentábamos anteriormente, el Reglamento eIDAS recoge varios tipos de firma electrónica como la firma avanzada.
Docuten cuenta con dos tipos de firma electrónica avanzada. Ambas cumplen con los requisitos legales establecidos en el Artículo 26. Estos son:
- Firma biométrica: solución que permite firmar documentos a través de firma manuscrita, en cualquier dispositivo móvil (tablet, smartphone) y con plena validez legal.
- Firma con OTP: es una firma digital realizada a través del envío de un código OTP de un solo uso al firmante y de validez temporal, vía SMS o bien vía email.
¿Qué debe registrar una firma biométrica para que se considere legal y segura?
La firma biométrica es un tipo de firma digital, recogido en el Reglamento eIDAS, dentro de la categoría de firma avanzada.
Reúne los requisitos legales de la firma electrónica avanzada, en los términos requeridos por el artículo 26 del Reglamento eIDAS, que regula a Firma Electrónica de documentos en el ámbito de la Unión Europea.
Este tipo permite firmar un documento con firma digital a través de firma manuscrita, desde cualquier dispositivo móvil (tablet, smartphone) y con plena validez legal.
Cuenta con completas garantías legales en caso de que, como ocurre en Docuten, se envíe el documento firmado con la información biométrica cifrada en el propio documento. Esto garantiza la inalterabilidad del documento debido a la imposibilidad de modificarlo posteriormente a la firma.
¿Qué información biométrica se recoge?
Los trazos de una firma biométrica están compuestos por: velocidad en X, velocidad en Y, aceleración en X, aceleración en Y, aceleraciones angulares, variación de presión, pseudopresión, número de trazos, orden de los trazos, duraciones de trazos, etc.
Este tipo de firma no se puede reproducir, pues los datos biométricos mencionados son muy complejos, intrínsecos a cada persona y difícilmente controlables.
La información biométrica se cifra y almacena utilizando el estándar ISO 19794-7 para facilitar la interoperabilidad futura de esos datos con herramientas de verificación forense, contando además Docuten con una herramienta de verificación forense propia.
De este modo, de la misma manera que en un momento dado la información biométrica puede utilizarse para identificar al firmante, aseguramos que dicha información no es accesible ni utilizable en forma alguna. En el mundo de la biometría es tan importante garantizar la privacidad de la información biométrica, como aprovechar su capacidad para identificar a las personas.
Únicamente bajo petición y autorización judicial sería posible desencriptar esa información biométrica incluida en el documento firmado digitalmente, para lo que se utilizaría la clave privada de desencriptado que se encuentra custodiada por un Prestador Cualificado de emisión de certificados independiente.
¿Es necesario que la firma digital aparezca en todas las páginas del documento?
NO, NO ES NECESARIO.
Firmar los documentos en todas sus páginas se ha convertido en costumbre, pero no es obligatorio por ley.
El hecho de firmar todas las páginas de un documento físico se ha convertido en costumbre. Esto se hace para confirmar y salvaguardar la integridad de cada una de las páginas.
Sin embargo, no es obligatorio por ley.
Los documentos firmados con firma electrónica no necesitan tener la firma en todas las páginas. Firmar contratos online, documentación laboral, mercantil y otro tipo de documentación, nunca ha sido tan sencillo.
Con una única firma y todos los datos registrados durante el proceso y en el documento de evidencias, la integridad del mismo está garantizada y es suficiente para validar la firma digital.
¿Cómo se firma electrónicamente y se hace visible la firma de un documento en un programa de firma electrónica como Docuten?
Se ha de tener en cuenta que para la visualización de las firmas en un documento, Docuten añade una última página con las firmas realizadas. Además en cada una de las páginas, se registra un texto donde se indica el Código Seguro de Verificación (CSV) y la URL donde hacer el cotejo de dichas firmas.
Por lo tanto, la integridad del documento y la identificación del firmante se muestra:
- Con una página adicional al documento para mostrar las firmas visibles, además de firmar digitalmente el documento por cada firma que introducimos.
- Incorporamos en el margen izquierdo de todas las páginas originales del documento un texto con el CSV para verificarlo y la URL a la que acceder para realizar esa verificación.
Y, ¿si ya ha sido firmado con anterioridad?
En caso de que el documento cuente con firmas anteriores, no podemos seguir la misma metodología que la anteriormente comentada, ya que estaríamos rompiendo la integridad del mismo y las firmas previas quedarían invalidadas.
Por lo tanto, no podríamos añadir esta última página con las firmas recogidas ni el Código Seguro de Verificación (CSV) y la URL donde hacer el cotejo.
¿Cómo se soluciona? Las firmas se recogen, pero no se hacen visibles.
A este respecto conviene añadir que a nivel legislativo no cambia absolutamente nada. El documento sigue siendo total y absolutamente legal, ya que en la normativa no hay obligación ninguna a hacer visibles las firmas electrónicas
Estamos aquí para ayudarte
Sabemos que son muchas las dudas que giran en torno a la firma digital. Por ello, si necesitas información personalizada para mejorar la eficiencia de tu compañía y quieres que una de nuestras expertas te ayude, no dudes en cerrar una cita con ella.
