Digitalización y sostenibilidad: una estrategia común

Hoy en día la tecnología se ha vuelto un aspecto fundamental en nuestras vidas. Ha transformado y modificado nuestra forma de vivir, de trabajar y hasta de entretenernos, dando un giro de 180º si lo comparamos con hace apenas unas décadas. Y la transformación digital en las empresas forma parte de ello.

¿En qué punto nos encontramos?

La UE todavía se encuentra en una fase muy incipiente del desarrollo tecnológico. Aspectos como la ciberseguridad, el tratamiento de datos o la inteligencia artificial actualmente se encuentran subdesarrollados en comparación con otros territorios de fuera de la Unión Europea, como Estados Unidos. Esta situación se debe principalmente a una falta de financiación previa y una falta de políticas que incentivasen su desarrollo.

Por ello, la UE ha creado el Programa Europa Digital 2021-2027. El objetivo es incentivar las inversiones en capacidades e infraestructuras digitales para fortalecer el ecosistema europeo, solventar esta carencia y potenciar el desarrollo de estas áreas. “La inversión en la adquisición de las capacidades más avanzadas en estos ámbitos, garantizando su utilización óptima de una forma interoperable en toda la UE y adquiriendo las competencias necesarias para desarrollarlas y utilizarlas, proporcionará un impulso esencial a la transformación digital de nuestras áreas de interés público y nuestra industria.”

La inversión pública es esencial para mejorar el nivel de transformación digital en las empresas, tanto en el sector público como privado. Sin embargo, no debemos entender la tecnología o la transformación digital en las empresas como un fin en sí mismo. Debemos entenderlo como una herramienta para mejorar nuestra vida, nuestros negocios o nuestro entorno. 

Ventajas de la digitalización

Gracias a la transformación digital en las empresas podremos obtener grandes beneficios. Por mencionar algunos:

• Aumento de la productividad de la empresa, al evitar la dedicación de tiempo en tareas manuales que podrían realizarse de forma automática.
• Mejorar y agilizar procesos internos, para evitar pérdidas de documentos o materiales, fricciones entre departamentos u obstáculos en las relaciones con clientes, proveedores o empleados.
• Mejora de la experiencia del consumidor. El cliente tiene una percepción positiva de la empresa, ya que entiende que está actualizada y al día en la tecnología.

Pero hay un beneficio que afecta de forma transversal a toda la compañía, y a toda la sociedad: la mejora del impacto medioambiental.

La sostenibilidad empresarial es uno de los aspectos más preocupantes en la actualidad. La emergencia climática es una realidad y las empresas deben convertirse en actores del cambio.

La combinación perfecta: digitalización y sostenibilidad

Ambos aspectos, digitalización y sostenibilidad, deben ir de la mano si queremos obtener la mayor eficiencia produciendo el menor impacto. Cuestiones como la reducción del uso de papel o del transporte, el empleo de energías renovables o materiales sostenibles son accesibles, en gran medida, gracias al uso de la tecnología digital.

Las empresas que cuentan con una estrategia basada en la sostenibilidad deben impulsarla con la digitalización.

Según el informe de Accenture La doble apuesta europea: una estrategia doble para impulsar la competitividad, “las empresas con una estrategia de transformación doble –basada en una combinación de las tecnologías digitales y la sostenibilidad– tienen 2,5 veces más probabilidades de posicionarse entre las compañías con mayor rendimiento”.

Por dónde comenzar la transformación digital en las empresas y el cambio hacia la sostenibilidad empresarial

Las empresas que se dan cuenta de la importancia que estos factores, digitalización y sostenibilidad empresarial, tienen para el desarrollo social y económico, serán las que obtengan una ventaja competitiva sobre el resto.

Pero, ¿por dónde comenzar? Cada caso es un mundo. Sin embargo, hay una serie de pasos que cualquier empresa que se esté planteando comenzar un proceso de digitalización y estrategia de sostenibilidad debe seguir:

Cambio en la cultura empresarial.

Lo primero, antes de nada, es comprender que una estrategia de este calibre debe entenderse como un cambio en la cultura empresarial. Sin el apoyo de la parte directiva y de todos los trabajadores, no llegaría a integrarse de forma completa. No hay que ver la importancia de la digitalización en las empresas o la sostenibilidad como departamentos específicos dentro de la misma, sino como un cambio integral que afecta a la empresa en su totalidad.

Análisis interno.

En segundo lugar, debemos empezar conociendo en qué estado se encuentra nuestra empresa, conocer sus puntos fuertes y débiles, analizar los procesos internos. Este paso debe hacerse en cada uno de los departamentos, pero también de forma global. Destacan aquellos procesos que afectan a toda la compañía, como la gestión documental o administrativa.

Establecer objetivos.

Una vez hemos hecho una evaluación en profundidad de la compañía, podremos establecer puntos de mejora y objetivos. Estos deben ser cuantificables y alcanzables para evitar caer en la frustración o no saber si se han alcanzado. Todo cambio estructural lleva tiempo.

Análisis de soluciones.

Cuando ya conocemos nuestros objetivos, será hora de analizar qué herramientas o soluciones serán las mejores para ayudarnos a alcanzarlos. Haciendo una valoración llegaremos a los proveedores indicados. Siguiendo el ejemplo anterior, es adecuado buscar un proveedor para obtener la digitalización de la gestión documental, que conllevaría una reducción del uso de papel y una reducción de la huella de carbono emitida.

Contratación.

Debemos contratar y contar con los proveedores que nos aporten más confianza, un buen servicio o producto y, además, que compartan la misma visión o valores, para evitar fricciones futuras y establecer una buena relación profesional. Una ventaja es tratar de contar el menor número de proveedores posibles, para que el riesgo de la inversión sea menor.

Integrar los cambios.

Para esto, es importante contar con proveedores que tengan experiencia en este proceso y nos ayuden a integrar los cambios en la compañía de forma adecuada, con documentación y material, demostraciones y una buena atención al cliente. Además, será importante una comunicación abierta y fluida que nos permita solventar cualquier incidencia y realizar una transición sencilla. También será necesario integrar cambios que no requieran una contratación externa, sino tan solo un cambio dentro de la organización, como por ejemplo la gestión de residuos y el reciclaje, o la reducción en el uso de consumibles.

Iterar.

Evaluar los resultados y comprobar que se está avanzando en la dirección adecuada es importante para evitar errores.

¿Y los resultados en materia de ahorro sostenible? 

Cada proceso de transformación digital de la empresa y de transformación sostenible debe estudiarse individualmente para conocer en qué medida se obtienen resultados. 

Continuamos con el ejemplo de la digitalización administrativa. Un posible objetivo sería la reducción de la huella de carbono, o la eliminación del papel. La mejor herramienta para alcanzar dicho objetivo sostenible es la transición a formato digital de todos los procesos de firma de documentación –como documentos laborales, mercantiles, jurídicos, etc.– y gestión de la facturación. 

Esta decisión estratégica causa un impacto positivo directo al eliminar todo el papel de las oficinas, además de evitar el envío postal, las emisiones de CO₂ producidas por el transporte de esa documentación, la tala de árboles, el gasto inherente de agua para la producción del papel, etc.

Por ejemplo, bajo un cálculo conservador, una multinacional del sector fashion retail que digitaliza en torno a 300.000 documentos, podría llegar a reducir su impacto de forma directa en 20.000 kg de CO₂, 5.500 kg de madera y 6.000.000 l de agua*.

Todos estos factores ayudarían a reducir la huella de carbono de la empresa, alcanzando nuestro objetivo marcado, y deben tenerse en cuenta a la hora de realizar cálculos en la estimación de resultados para obtener datos realistas.

*Docuten Tech SL cuenta con una herramienta interna de cálculo para conocer el ahorro sostenible de sus clientes. Los números son extraídos de su base de datos, bajo un cálculo conservador. Los resultados se obtienen partiendo de una premisa:  la fabricación de 1000 hojas de papel suponen la emisión de 16,5kg de CO₂  a la atmósfera, 9,1 kg de madera y 10.000 litros de agua.