Una funcionalidad muy útil para la gestión de facturas: la lectura del detalle de las líneas de factura

Si trabajas en un departamento de administración o finanzas, estarás más que familiarizado con el tema que vamos a tratar en este post.Se trata de esa tarea tediosa, que se entremezcla en el día a día de cualquier departamento de administración: la avalancha de facturas con sus correspondientes líneas infinitas que debes leer y picar manualmente en el ERP. 

¿Cuánto tiempo de tu jornada dedicas a esta tarea? Y lo más importante. ¿Cómo afecta a tu agudeza visual? Al estar continuamente fijando la vista en un mismo documento con líneas infinitas, no será extraño que cometas errores al picar la información  😅

Aquí te contamos todos los detalles de nuestra funcionalidad de lectura de líneas de factura. Si quieres saber más, sigue leyendo.

Lo primero, para que nos aclaremos todos ¿Qué son las líneas de factura?

Esto es una obviedad si trabajas en un departamento de administración o finanzas. Pero resulta interesante para aquellos que no estamos tan familiarizados con el tema.

Una factura ha de estar compuesta por tantas líneas de factura como productos o servicios compongan la transacción que se ha realizado.

Es decir que, si la factura corresponde a 5 productos, habrá de tener 5 líneas de factura. Cada una de estas líneas se compondrá, como mínimo, de los siguientes datos:

  • Nombre del producto o servicio.
  • Descripción del producto o servicio.
  • Precio por unidad.
  • Cantidad.
  • Tipo de unidad ( opcional).
  • Tipo de IVA (21%, 10% o 4%).
automatización del picado de líneas de factura

¿Qué casuísticas resolvemos en Docuten? 🧐

1. La extracción de los datos de cabecera de la factura y las líneas de factura

La primera de las cosas que resuelve nuestra funcionalidad de lectura es la eliminación del picado manual de los datos de cabecera de la factura (número, datos del emisor, datos del receptor, fecha, etc) y de las líneas integrantes de esta. Una vez recibidas en Docuten, las mismas se leerán de manera automática gracias a nuestra tecnología OCR.

De esta forma, la persona que gestione la factura podrá visualizar una doble pantalla en la que,  por un lado, se mostrará  la factura original y, por otro, los datos de esta factura extraídos y listos para contabilizar.

2. Asignación  de ítems a diferentes pedidos

La extracción de las líneas de factura permite la realización de diferentes acciones muy útiles, como la posibilidad de asignar los ítems correspondientes a los diferentes pedidos.

Normalmente, las facturas que recibimos de proveedores se corresponden con diferentes pedidos que previamente hemos registrado en nuestros sistemas. Con Docuten es posible vincular cada elemento de la factura a líneas de pedido distintas, tanto de manera manual como de manera automática.

líneas de factura

3. Asignación de líneas de ítems que se corresponden con distintos centros de coste

En ocasiones los ítems contenidos en cada una de las líneas de factura corresponden a diferentes centros de coste. Con la extracción de las líneas de factura es posible asignar los ítems a cada uno de estos centros de coste.

Automatiza la gestión de facturas con nuestro programa de recepción de facturas electrónicas

Como has podido comprobar, las ventajas de nuestra funcionalidad de lectura de líneas de factura son evidentes para las personas que, día a día, han de lidiar con la gestión manual de las facturas recibidas de proveedores.

Esta funcionalidad va aparejada a nuestro programa de gestión de la recepción de facturas, que ofrece diversos canales para la recepción de vuestras facturas (portal de proveedores, lector OCR, FACe y FACeB2B) de manera electrónica y automática.

En concreto, gracias a nuestra tecnología OCR, que permite el tratamiento y procesado de las facturas extrayendo los datos comentados con anterioridad.


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