Uso de la firma digital en el sector educativo: caso de uso de Grupo ILERNA

Las nuevas tecnologías están ejerciendo un papel transformador en la sociedad en la que vivimos. Todos estos cambios tecnológicos y nuevas necesidades en los consumidores suponen un reto para las instituciones educativas. 

Así, estamos viviendo de primera mano el auge de la formación online, nuevas metodologías de estudio y de los procesos de gestión internos que conectan alumnos, trabajadores del centro y empresas externas. 

En este contexto, en búsqueda de agilizar los procesos administrativos, el uso de la firma digital en el sector educativo se está estandarizando y todo apunta a que cada vez más instituciones apostarán por esta solución. Hoy os traemos un ejemplo claro: el caso de éxito de Grupo ILERNA. 

📌 Caso de uso de firma digital en el sector educativo: Grupo ILERNA

Grupo ILERNA es un centro oficial de FP referente en España en el que se imparten ciclos formativos de Grado Medio y Grado Superior.  Se fundó en 2012 como resultado de la unión entre Acadèmia Tècnica y Les Heures (Lleida), centros con más de 50 años de experiencia en el sector educativo. En la actualidad cuenta con 8 centros presenciales repartidos por toda España y con la marca ILERNA Online que ofrece 26 ciclos de formación profesional online. Más de 100.000 alumnos se han formado en ILERNA. 

Esta dispersión geográfica y la gran cantidad de alumnos y docentes se traduce en un alto volumen de documentación a gestionar, lo que les llevó a apostar por un software de firma digital.

🔍 ¿Por qué Docuten? 

“Teníamos otro proveedor, pero en ese momento no nos ofrecía la posibilidad de mandar certificados firmados automáticamente y enviarlos mediante la API. En 2020 buscamos alternativas y por ello nos pusimos en contacto con Docuten que sí ofrecía esa solución. Posteriormente, y para unificar, trasladamos el envío de documentos firmados desde la plataforma hacia vosotros”. 

Jordi Freixa, CTO de Grupo ILERNA

✍️  Caso de uso en Grupo ILERNA

1. Envío automático y adhoc de certificados a los alumnos

Antes de contar con una solución de firma electrónica con opción de firma automática, firmaban manualmente (Adobe) uno a uno los certificados con el sello de la empresa. Posteriormente, los enviaban a los alumnos por e-mail, proceso que les ocasionaba una gran pérdida de tiempo. 

Ahora, aprovechando la funcionalidad de firma automática, generan los certificados de formación en su sistema y estos se envían firmados a los alumnos con su sello de empresa subido previamente a la nube de Docuten. 

2. Envío de documentación laboral a firmar 

Al contar con diferentes sedes repartidas por el territorio nacional, cada trabajador se desplazaba a su sede correspondiente para firmar presencialmente sus documentos en papel. Esto les generaba una pérdida de tiempo y recursos. 

Actualmente, suben la documentación* a Docuten (documento principal + adjuntos) y la remiten para la firma a través de la firma biométrica u OTP. Grupo ILERNA firma dicha documentación con su sello de empresa. 

*Contratos de trabajo, cambios y modificaciones de contrato, altas de nuevos empleados, compromisos de protocolos…

3. Departamento de prácticas (FCT): firma de convenios

Grupo ILERNA cuenta con bolsas de trabajo para sus alumnos. La dispersión geográfica de las partes involucradas (ILERNA, empresa y alumno) dificultaba la firma de documentación en tiempo y forma. 

Gracias a la firma digital, ahora pueden firmar a distancia esta documentación, agilizando los trámites, acortando tiempos y mejorando la experiencia de firma para todas las partes.

👨‍🏫 Ventajas de usar la firma digital en el sector educativo

Rapidez en la firma de cualquier trámite académico

Al llevar a cabo la gestión de documentos de forma manual, los empleados (administración y RRHH) y terceros implicados invierten mucho tiempo en tareas rutinarias. 

A la hora de firmar documentación se pueden dar 3 situaciones:

• Se realizan desplazamientos innecesarios.
• Envíos postales.
• Envío por fax o correo electrónico que obliga al firmante a imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta. 

Con un programa de firma digital conseguimos “rapidez” en el sentido más amplio de la palabra:

• Inicia el proceso de firma de forma sencilla.
• Envía el documento a firmar a golpe de clic a tus alumnos, docentes…
• Al final del proceso, ambas partes recibís el documento firmado de forma automatizada. 

Salva las distancias 

¿Envías las matrículas por correo postal a tus futuros alumnos? ¿Tus alumnos tienen que desplazarse al centro para recoger los certificados? ¿Envías toda la documentación laboral por correo electrónico?

¡Pónselo fácil! Agiliza todos los procesos de matriculación, contratación y entrega de documentos.

Además, minimizas el riesgo de que el futuro alumno abandone el proceso de matriculación (o de cualquier otro trámite) sencillamente porque no quiere perder tiempo en trámites tediosos que otra escuela quizás les ofrece en digital. 

Lo mismo ocurre con otros trámites: todas las partes intervinientes pueden firmar donde y cuando quieran, sin necesidad de desplazarse a las sedes o imprimir la documentación. 

Accede cuando y donde quieras a la documentación, independientemente de tu ubicación 

Todos los procesos analógicos generan papeles. Ponte en situación:

Por cada alumno ya contamos con pre matrícula, matrícula, convenios, certificados, memoria de prácticas… Todo ello sin tener en cuenta la documentación laboral de los empleados. 

¿La alternativa? Eliminar todos los costes asociados al almacenamiento físico gracias al almacenamiento en la nube o en el propio sistema de gestión de la organización educativa, con el cual podemos integrarnos. 

Con una solución de firma digital tienes toda la documentación accesible y custodiada en la plataforma web, con la posibilidad de aplicar filtros de búsqueda, lo que facilita aún más acceder a la información.

Máximas garantías legales y protección de la información 

Minimiza el riesgo de acceso a los datos personales por parte de personas externas a la organización. En Docuten aseguramos los documentos y comunicaciones, cumpliendo con las normativas más estrictas en seguridad (ISO 27001) y legislación (Reglamento eIDAS).

🧑‍💻 La digitalización administrativa en la educación

✅ Funcionalidades útiles en el sector educativo

En Docuten contamos con funcionalidades especialmente útiles para las instituciones educativas.

Firma automática

Se trata de una tipología de firma que se realiza de forma instantánea y desasistida, es decir, sin necesidad de que una persona física intervenga para poder firmar. 

Ejemplo:

Envío de certificados a los alumnos previamente firmados por la empresa de forma automática, como es el caso de uso de Grupo ILERNA.

Know Your Customer

De forma complementaria a la firma digital, podrás emplear la identificación electrónica que te ofrece Docuten. Gracias a la tecnología de Identificación electrónica, o KYC, podemos verificar la identidad de los interlocutores de forma fácil y rápida. 

Un ejemplo de uso es en la matriculación de los alumnos, como podemos ver en el siguiente gráfico:

Envío masivo

Puedes compartir uno o varios documentos a múltiples destinatarios en un solo proceso de firma. Es decir, podrás crear procesos de firma del mismo documento o documentos para varios firmantes, en un solo paso y de manera sencilla. 

Ejemplos: 

• Envío de la ley de protección de datos a todos los alumnos y trabajadores, en lugar de hacerlo uno a uno. 
• Envío del modelo 145 a los trabajadores. 

Plantillas editables

El uso de plantillas editables te permitirá recoger la información que necesitas antes de realizar la firma y podrás configurarlas por campos y validaciones. 

• Envío del Modelo 145 a los trabajadores. 
• Prematrícula: los futuros alumnos pueden rellenar sus datos y, por ejemplo, la titulación con la que se inscriben. 

Otras funcionalidades:

• Búsqueda avanzada aplicando filtros. 
• Subdivisión de la plataforma por centros educativos o departamentos. 
• Incluir documentos adjuntos. 

🧑‍💻 Conoce todas estás funcionalidades y más clicando aquí. 

Contacta con nuestro equipo

Las instituciones educativas están en un proceso de cambio a nivel interno: desde aulas virtuales, clases más interactivas, hasta nuevas metodologías de formación. ¿Por qué motivo aplicar solo las nuevas tecnologías en el aula? ¿Por qué no dar el salto a la digitalización administrativa? 

👉 Contacta con nosotros si quieres más información sobre nuestras soluciones de digitalización empresarial en el sector educativo, estaremos encantados de hablar contigo y encontrar la mejor solución para tu empresa. Sin compromiso, ¡claro!