Caso de éxito Docuten: Siguetuliga

Siguetuliga es una plataforma social de deporte regional creada en 2011 por Diego López. Además, en Siguetuliga se dedican también a impulsar clubes deportivos. 

Hemos tenido la oportunidad de entrevistar a Diego López, CEO de Siguetuliga, para que nos hable sobre el uso que hacen de Docuten y Besepa, y qué supone para ellos trabajar con estas plataformas.

A continuación, ¡el vídeo con la entrevista completa de Diego!

 

Si no puedes ver el vídeo ahora, te dejamos aquí la entrevista escrita al completo.

¿Cuáles son los motivos que os llevaron en su momento a valorar la posibilidad de digitalizar la parte administrativa? ¿En qué punto estabais en la empresa?

Nosotros empezamos a digitalizar todo el tema de cobros y firmas cuando empezamos a cobrar a nuestros clientes durante los primeros meses. De hecho, ya empezamos casi con este sistema digital. Al final, principalmente, administrativamente, internamente, para todo el tema de cuando un cliente nos firma el contrato para empezar a usar nuestros servicios y cuando nos paga por ello. Toda esa parte ya la empezamos a hacer casi desde el minuto uno con Besepa y con Docuten.

¿Cuál es vuestro caso de uso de la plataforma Docuten?¿Y de Besepa?

Nosotros lo usamos en dos sentidos. El primero, que es por donde empezamos, es a nivel interno en la parte administrativa, usamos Docuten para las firmas de contratos que tienen nuestros clientes, los clubes deportivos, y Besepa para el cobro del propio contrato. Y en el otro sentido es que aplicamos eso mismo para nuestros clientes. Para que los clubes deportivos a su vez utilicen el mismo sistema para sus clientes, que son los socios y los padres de los socios. Al final cuando un socio, un padre, firma una autorización de una inscripción en un club, está firmando un mandato, que lo hace a través de Docuten y esa firma luego conlleva la creación de cargos que se hace de formas programada a través de Besepa. O sea que un club también tiene un sistema automatizado y digitalizado de firmas y cobros.

¿Por qué habéis tomado la decisión de uniros a Docuten para conseguir la transformación tecnológica?

Docuten nos daba unas posibilidades que otras empresas no nos daban en este sentido, que es que a parte de usarlo nosotros internamente, lo podíamos también trasladar a nuestros clientes para que nuestros clientes a su vez a sus clientes lo pudieran replicar.

A través de tecnología con APIs y demás lo pudimos integrar para que sean los clubes los que se aprovechen también de esta digitalización.

¿Cómo se ha realizado la transición interna entre los procesos tradicionales y los nuevos métodos digitales?

A nivel interno nos costó al principio un par de meses integrar todo de forma automática pero una vez lo conseguimos pues la verdad que a nivel administrativo, interno, es una maravilla, es un cambio que cualquier empresa debería pasar. Un proceso que al principio es costoso, porque integrarse con otras plataformas es costoso, sobre todo para cambiar los procesos administrativos, pero una vez que lo tienes, es poner en automático una parte que es muy automatizable.

En la parte administrativa, ¿qué mejoras habéis obtenido?

Sobre todo poner en automático todo el tema de cobros, emisión de factura, generación de factura, y no tener que dejar del lado del cliente por ejemplo el tema del pago. Una vez que un cliente contrata, acepta unas condiciones de nuestra plataforma, nuestro servicio, se acuerda con él una fecha de cobro y en el momento se crea ese cargo a través de Besepa y a nivel administrativo nos olvidamos, entre comillas, de eso. Después es simplemente controlar que la factura está generada, que ese cobro está enviado, y atender a las posibles incidencias que haya, pero es poner en automático algo que administrativamente se agradece mucho.

¿Cuánto ahorro de tiempo ha supuesto esta implementación?

Estamos hablando de igual unas 4 o 5 horas semanales. Simplemente con la gestión de las facturas y la emisión de recibos y demás, al ponerlo en automático, 4 o 5 horas semanales de gente que teníamos en el equipo dedicada a eso.

¿Supone un valor diferencial para vuestros clientes la gestión de sus mandatos y cobros de forma automática?

Sí, de hecho es un cambio que los clubes que son clientes nuestros valoran muchísimo, porque pasan de un sistema tradicional de firma en papel, generación de remesas en la banca online, todo a mano y una gestión manual, a directamente que el club comparta un enlace, el padre lo rellena desde su móvil o desde su ordenador y se acabó el proceso, no tiene más carga administrativa.

Entonces estamos hablando de que nuestros clientes son clubes deportivos que manejan 300, 500, 700 niños, y la gente que se dedica a eso a nivel administrativo pues está saturada con muchísimas cosas. Por otro lado, los padres también tienen mucho trabajo diario, como tenemos todos, y dificultades pues para tener que ir allí a pagar en mano, o tener que ir al club tal día a tal hora en pleno agosto para hacer la inscripción y llevar el número de cuenta. Todo eso se elimina. Desde el punto de vista de que un club ahora pues lo tiene centralizado, es un enlace que comparte con todo el mundo y esas personas, los padres y los socios lo completan desde cualquier lugar, en cualquier momento y demás. Lo que conlleva eso es la automatización de los cobros, cada mes los clubes tienen que emitir los cargos a los padres y los socios, y eso se hace una vez al año, se programa para todos, y se olvida. Desde el punto de vista del club es un antes y un después.

¿Qué recomendarías a otras empresas que se encuentran en una situación similar a la que se encontraba Sigue tu Liga en su momento?

Mi recomendación es que analicen su caso concreto, y luego que consideren un parón en su actividad mensual, y se integren con plataformas como Docuten o Besepa. Porque igual dos o tres meses de análisis interno y cambiar los procesos internos hacen que estén años sin preocuparse de eso, sin dedicarle tantas horas de forma recurrente, semanal, mensual, a tareas que son muy automatizables con plataformas como Docuten o Besepa.

 

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