Factura eléctrónica

Información general

Crear una factura electrónica a través de la plataforma Docuten es muy sencillo:
1. A continuación, añade los datos de tu cliente, a través de Administrar > Clientes.
2. Haz clic en el botón de Nueva factura situado en el menú lateral. Si tienes más de un cliente creado, se te solicitará que primero selecciones el cliente de dicha factura.
3. Rellena los campos requeridos por la nueva factura, siendo los campos obligatorios aquellos indicados con un asterisco rojo.

Una vez rellenados los campos obligatorios, sigue las indicaciones de la plataforma. Revisa los posibles errores cometidos haciendo clic en Comprobar errores”. Una vez hecho, haz clic en Guardar. La factura se guardará como borrador en la carpeta de Facturas pendientes de enviar. Desde ahí, haz clic en Enviar y tu factura se enviará a su destinatario en el formato requerido.

Haz clic en Ver más para ver el paso a paso con capturas de la plataforma.

Si tu cliente es la Administración Pública, debes de preguntar a qué Punto General de Entrada (PGE) de facturas están adheridos y cuáles son sus códigos DIR3. Ver ¿Qué son los códigos DIR3?

Los pasos a seguir para enviar una factura a la Administración Pública son los mismos que para un cliente privado, solo debes indicar a mayores lo siguiente en las preferencias de emisión de tu cliente:
1. El PGE con el que trabaja tu cliente en el método de envío. Lo que conocemos como PGE, es el Punto General de Entrada utilizado por la Administración Pública para la recepción de facturas.
2. Cuál es el tipo de facturae, que en este caso será el formato v 3.2.

El DIR3 son tres códigos alfanuméricos necesarios para el correcto envío de las facturas electrónicas a una Administración Pública. El DIR3 es el Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas (AAPP). La información que aporta el DIR3 corresponde a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Estos tres códigos son obligatorios para emitir un facturae.

Un facturae tiene que ir firmado obligatoriamente, bien sea mediante certificado propio o por firma delegada, es decir, firma de terceros.

Dentro de la plataforma Docuten puedes elegir mediante qué método deseas firmar tu facturae, bien activando la opción firma delegada o bien cargando tu certificado propio. Esta opción la gestionas en «Preferencias» > «Formato de factura». Ambos métodos de firma son igualmente válidos a nivel técnico y legal.

La firma delegada es un tipo de firma en el que se autoriza a un tercero a firmar digitalmente por el firmante original.

Docuten ofrece al cliente la posibilidad de autorizar a la plataforma a firmar sus facturas digitalmente. De esta manera, la factura será firmada por un certificado expedido por la Autoridad de Certificación a Docuten.

Haz clic en Ver más para saber cómo activarla.

Debes tener marcado “No” en la opción de Firma delegada en «Preferencias» > «Formato de factura» .

Para poder firmar con un certificado digital, debes tener instalado en tu equipo un certificado electrónico emitido por una Autoridad Certificadora. Además, será necesario emplear Internet Explorer como navegador, así como tener instalada la última versión de Java.

La carga del certificado digital se produce en el momento del envío de la factura, cuando el usuario hace clic en Enviar. Antes de esto, sale un applet o aplicación java que permite la carga del certificado.

Para introducir los datos de tus clientes en la plataforma:
Entra en tu cuenta de Docuten, accede al apartado de «Administrar» en el menú lateral y selecciona «Clientes».

Tus facturas están guardadas de forma totalmente segura y respaldadas por copias de seguridad. Los accesos a tu cuenta se realizan de manera segura mediante conexiones SSL cifradas.

Puedes ver el historial de tramitación de cada factura enviada. Para esto, tendrás que dirigirte a la factura en cuestión y hacer clic en “Ver historia”, en la esquina superior derecha.

El canal por el cual debes de emitir tu facturae te lo debe indicar tu cliente. Si tu cliente es público, haz clic para Ver más y te explicamos qué datos te debe proporcionar.

La factura rectificativa se emite para corregir una factura ordinaria. Por ello, es obligatorio añadir la información relativa a la factura que se rectifica y los datos sobre el motivo de la rectificación.

Para iniciar una factura rectificativa debes seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar “Nueva factura” en el menú lateral.
2. Marcar el campo de factura rectificativa.
3. Rellenar los campos obligatorios para que esta se emita de manera correcta.

En el listado de Facturas –ya sean enviadas o recibidas–, podrás ver un resumen de cada factura, donde se indica el estado actual de la misma.

Las facturas poseen un estado dentro de su correcta tramitación. Desde Docuten puedes seguir todos los estados tanto de tu factura, haya sido emitida a cliente público o a privado.

Existen estados propios del envío a público y del envío a privado: enviada, recibida, abierta, pagada, cobrada, etc.

Haz clic en Ver más para conocer todos los posibles estados y qué significa cada uno.

En Docuten puedes programar la creación de facturas electrónicas periódicas para que se emitan solas en el período de facturación elegido.

El sistema también te va a permitir decidir si la factura queda (o no) configurada en borradores antes de cada envío.

Podrás crear facturas periódicas desde el menú lateral, en «Mis facturas» > «Facturas periódicas».

Haz clic en Ver más para conocer el paso a paso con capturas de la plataforma.

Dependiendo a quién vayas a emitir tus facturas (sector público o privado) y de sus preferencias concretas, debes de elegir el formato de la factura.
El formato de la factura puede ser:
– Facturae v3.2 y v3.1: Formato estándar para facturar a la Administración pública. Documento XML que sigue la estructura fijada por el Ministerio de Industria. Incluye firma electrónica para garantizar autenticidad e integridad de la misma.
– PDF firmado: Formato típicamente usado para la facturación a privado.
– Factura en papel: Formato para imprimir desde tu ordenador y entregarla en mano.
– Facturae (v3.2.2). Por el momento, sólo soportamos este formato para envíos a través de FACeB2B. En el futuro permitiremos el uso del Facturae 3.2.2 a través de otros canales de envío.

Haz clic en Ver más para conocer cómo modificar el formato de envío en Docuten.

FACeB2B

Es una plataforma de distribución de facturas electrónicas para la remisión de facturas entre subcontratistas y contratistas del Sector Público.

La obligatoriedad comenzó el 1 de julio del 2018. Afecta a todas las facturas emitidas después de esa fecha de proveedores de contratistas de la administración, en aquellos contratos firmados después del 1 de marzo, fecha de entrada en vigor de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.

Esta obligación afecta a todas las facturas emitidas después del 1 de julio del 2018 por proveedores de contratistas de la administración, siempre que sean contratos firmados después del 1 de Marzo, momento de entrada en vigor de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.

El formato de factura electrónica admitido por FACeB2B es facturae (XML) en las versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2, con una extensión específica para las facturas emitidas a través de esta plataforma.

El envío y la recepción de las facturas se tiene que realizar a través de un servicio de facturación electrónica de una Empresa de Servicios de Facturación (ESF), como es el caso de Docuten, ya que no existe un portal web propio del Ministerio que permita remitir las facturas, recibirlas o gestionar los estados.

Lo único que hace falta para enviar facturas a través de FACeB2B es usar un servicio de facturación electrónica de una Empresa de Servicios de Facturación (ESF), como es el caso de Docuten.

La empresa receptora de facturas debe darse de alta en el Directorio de Entidades (DIRe) para, posteriormente, darse de alta en FACeB2B. Finalmente debe autorizar a una Empresa de Servicios de Facturación (ESF) a conectarse en su nombre a FACeB2B para descargarse las facturas que lleguen dirigidas a sus unidades DIRe.

Haz clic en Ver más para ver un vídeo del proceso paso a paso.

El DIRe es un código alfanumérico que identifica de forma única a cada empresa receptora de facturas y a cada Empresa de Servicios de Facturación (ESF). Su estructura es la siguiente:
– Código de país en la codificación ISO3166-1 alfa 2 país.
– NIF de la entidad.
– Código de 4 dígitos formado por números y consonantes.

Para poder emitir una factura a FACeB2B, deberás indicar el DIRe en las preferencias de emisión de tu cliente.
Haz clic en Ver más.

El DIRe es un sistema similar a la codificación DIR3. Esta última está exclusivamente dirigida a codificar en un repositorio común las unidades de las Administraciones Públicas. Sin embargo, la codificación DIRe está enfocada a entidades privadas y/o a entidades públicas que puedan actuar bajo el derecho privado.