Factura electrónica

¿Ya has creado facturas electrónicas con la plataforma, pero has introducido algún dato de manera errónea? Lo único que debes hacer para solucionarlo es lo siguiente:

1. Dirígete a la parte superior izquierda del menú lateral.
2. Pincha en el menú desplegable «Mis datos».
3. Al desplegarse el submenú, pincha en «Mi empresa».
4. Dentro de «Mi empresa» se abrirán varios campos con los datos rellenados para la correcta información de las facturas. Modifica estos datos según necesites y haz clic en Guardar.

¿Sigues teniendo problemas para modificar algún dato? Contacta con nuestro equipo de atención al cliente, estaremos encantados de atenderte.

Dependiendo a quién vayas a emitir tus facturas (sector público o privado) y de sus preferencias concretas, debes de elegir el formato de la factura electrónica.

El formato de la factura electrónica puede ser:

• Facturae v3.2 y v3.1: Formato estándar para facturar a la Administración pública. Documento XML que sigue la estructura fijada por el Ministerio de Industria. Incluye firma electrónica para garantizar autenticidad e integridad de la misma.
• PDF firmado: Formato típicamente usado para la facturación a privado.
• Factura en papel: Formato para imprimir desde tu ordenador y entregarla en mano.
• Facturae (v3.2.2). Por el momento, solo soportamos este formato para envíos a través de FACeB2B. En el futuro permitiremos el uso del Facturae 3.2.2 a través de otros canales de envío.

Puedes configurar por cliente el formato de factura electrónica que se le enviará en las preferencias de emisión de cada cliente, desde el apartado «Administrar» > «Clientes». Una vez aquí, accede al cliente en cuestión y haz clic en «Preferencias de emisión» en la esquina superior derecha. Una vez modificado, haz clic en «Guardar».

El canal por el cual debes de emitir tu facturae te lo debe indicar tu cliente. Si tu cliente es público, aquí te explicamos la información que te tienen que proporcionar.

Actualmente Docuten está integrado con los siguientes Puntos Generales de Entrada de facturas en las Administraciones Públicas:

• FACe: Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
• e.FACT: Administració Oberta de Catalunya.
• El Servicio de Facturación Electrónica del Gobierno de La Rioja.
• Plataforma de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
• Punto General de Entrada del País Vasco.
• Punto General de Entrada de Galicia.
• Plataforma de EsPublico (sedeelectronica.es)

Los Puntos Generales de Entrada integrados con FACe son:

• GE Factura Generalitat Valenciana.
• PUEF Andalucía.
• Canarias, en trámite.
• Castilla León.

En Docuten puedes programar la creación de facturas electrónicas periódicas para que se emitan solas en el período de facturación elegido.

El sistema también te va a permitir decidir si la factura queda (o no) configurada en borradores antes de cada envío.

Para poder crear una factura periódica debes tener configurada, como mínimo, una serie con numeración automática. Puedes crear series en «Preferencias» > «Series y numeración».

Además, si deseas que la factura se envíe directamente llegada la fecha prevista, debes tener configurada en tus preferencias la firma delegada. En caso de que vayas a dejar la factura en borradores y a enviarla manualmente, esta última preferencia no es necesaria, podrás firmar con tu propio certificado. Puedes modificar esta opción desde «Preferencias» > «Formato de factura».

Para crear una factura periódica, haz clic en «Nueva Factura», dentro de «Mis facturas» > «Facturas periódicas», en el menú lateral.

A continuación, selecciona el cliente al que le quieras enviar tu factura periódica. Seguidamente, se abrirá el formulario de factura indicando en la parte superior que se trata de una factura periódica. Indica la frecuencia de facturación, fecha de comienzo, número de facturas –este podrá ser indefinido–, etc. Cubre el resto de datos de la factura de forma normal y haz clic en «Guardar».

De esta forma, ya habrás creado tu factura periódica.

Las facturas poseen un estado dentro de su correcta tramitación. Desde Docuten puedes seguir todos los estados tanto de tu factura, haya sido emitida a cliente público o a privado.

Existen estados propios del envío a público y del envío a privado, que son descritos a continuación:

Estados asociados al envío de facturas a administraciones públicas (Puntos Generales de Entrada)

• Emitida: La factura se ha emitido correctamente.
• Registrada: La factura electrónica ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas y ha sido registrada administrativamente, proporcionando un número de asiento registral al proveedor.
• Anulada: La oficina contable o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura electrónica, presentada por el proveedor.
• Solicitada anulación: El proveedor solicita anulación de la factura electrónica informando también del motivo.
• Anulación aceptada: La unidad tramitadora acepta la solicitud de anulación de la factura electrónica.
  Cambia automáticamente el estado de tramitación de una factura a Anulada-3100 en el flujo de tramitación.
• Rechazada: La oficina contable o la unidad tramitadora han rechazado la factura, se debe indicar al proveedor el motivo del rechazo.
• Reenviada: Al reenviar la misma factura.
• Aceptada: El cliente acepta la factura que viene desde su PGE de facturas.
• Cobrada: Como emisor, puedes marcar tus facturas como cobradas dentro de la plataforma.

Estados asociados al envío de facturas a clientes privados

• Enviada: La factura se ha emitido correctamente.
• Abierta: El cliente ha abierto la factura desde el email que la plataforma autogenera en el momento del envío.
• Pagada: La obligación de pago derivada de la factura ha sido pagada.
• Cobrada: Como emisor, al igual que en facturae, puedes marcar tu factura para orientarte.

En el listado de Facturas –ya sean enviadas o recibidas–, podrás ver un listado con el  resumen de cada factura, donde se indica el estado actual de la misma.

También podrás conocer el estado e historial de tus facturas electrónicas a través del botón «Ver historia» en la esquina superior derecha, dentro de cada factura electrónica.

La factura rectificativa se emite para corregir una factura ordinaria. Por ello, es obligatorio añadir la información relativa a la factura que se rectifica y los datos sobre el motivo de la rectificación.

Para iniciar una factura rectificativa debes seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar “Nueva factura” en el menú lateral.
2. Marcar el campo de factura rectificativa.
3. Rellenar los campos obligatorios para que esta se emita de manera correcta.

Con Docuten podrás saber el estado en el que se encuentra tu factura electrónica en cada momento:

• Si ya ha sido registrada en FACe, eFact, etc.
• Si ha sido rechazada o no por el cliente.
• Si ha sido abierta.
• Si está pagada, etc.

Podrás ver todos estos estados en el historial de tramitación de cada factura enviada. Para esto, tendrás que dirigirte a la factura en cuestión y hacer clic en “Ver historia”, en la esquina superior derecha.

Tus facturas están guardadas de forma totalmente segura y respaldadas por copias de seguridad. Los accesos a tu cuenta se realizan de manera segura mediante conexiones SSL cifradas.

De esta manera, tus facturas permanecerán en la plataforma durante el periodo de prescripción y en caso de darte de baja y volver a querer suscribirte al servicio volverás a tener acceso a tu histórico de facturas.

Para introducir los datos de tus clientes en la plataforma:

Entra en tu cuenta de Docuten, accede al apartado de «Administrar» en el menú lateral y selecciona «Clientes». Desde este apartado, puedes modificar los datos de los clientes que ya tengas guardados o crear nuevos.

Para editar los datos de un cliente, solo haz clic en el CIF o en el icono de editar (lápiz), para acceder a sus datos. Haz las modificaciones que necesites y haz clic en «Guardar».

Para añadir clientes selecciona la pestaña «Añadir» en la esquina superior derecha. La propia plataforma te irá indicando cuáles son los datos necesarios que debes de introducir. A continuación haz clic en «Guardar» y tu cliente quedará guardado en la plataforma.

Un facturae tiene que ir firmado obligatoriamente. En Docuten podrás hacerlo mediante la firma delegada, es decir, firma de terceros, válida a nivel técnico y legal.

El DIR3 son tres códigos alfanuméricos necesarios para el correcto envío de las facturas electrónicas a una Administración Pública. El DIR3 es el Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas (AAPP). La información que aporta el DIR3 corresponde a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Estos tres códigos son obligatorios para emitir una facturae.

A continuación te mostramos en una imagen cómo aparecen en el formulario de facturas de Docuten. El órgano proponente no es obligatorio, pero sí que es utilizado en algunas AAPP.

Si tu cliente es la Administración Pública, debes de preguntar a qué Punto General de Entrada (PGE) de facturas están adheridos y cuáles son sus códigos DIR3. Ver ¿Qué es el DIR3?

Una vez que conoces a qué punto de facturas está adherida la administración a la que quieres facturar y cuáles son sus códigos DIR3, los pasos a seguir para enviar una factura a la Administración Pública son los mismos que para un cliente privado, solo debes indicar lo siguiente en las preferencias de emisión de tu cliente:

1. Debes indicar el PGE con el que trabaja tu cliente en el método de envío. Lo que conocemos como PGE, es el Punto General de Entrada utilizado por la Administración Pública para la recepción de facturas.
2. Indica cuál es el tipo de facturae, que en este caso será el formato v 3.2.

Crear una factura electrónica a través de la plataforma Docuten es muy sencillo:

A continuación, añade a tu cliente. Para ello, haz clic en “Administrar > Clientes” en el menú lateral y después en el botón “Añadir” situado en la esquina superior derecha. Cubre los datos de tu cliente y haz clic en “Guardar y configurar”. Ahora cubre las preferencias de emisión para tu cliente y haz clic en «Guardar».

Una vez creado tu cliente, haz clic en el botón de “Nueva factura” situado en el menú lateral. Si tienes más de un cliente creado, se te solicitará que selecciones el cliente de dicha factura. Rellena los campos requeridos por la nueva factura, siendo los campos obligatorios aquellos indicados con un asterisco rojo.

Una vez rellenados los campos de la factura, sigue las indicaciones de la plataforma. Revisa los posibles errores cometidos haciendo clic en “Comprobar errores”. Una vez hecho, haz clic en «Guardar». La factura se guardará como borrador en la carpeta de «Facturas pendientes de enviar». Desde ahí, haz clic en «Enviar» y tu factura se enviará a su destinatario en el formato requerido.

La firma delegada es un tipo de firma en el que se autoriza a un tercero a firmar digitalmente por el firmante original.

Docuten ofrece al cliente la posibilidad de autorizar a la plataforma a firmar sus facturas digitalmente. De esta manera, el documento será firmado por un certificado expedido por la Autoridad de Certificación a Docuten.

Este tipo de firma es totalmente legal. El Real Decreto 1496/2003 del 28 de Noviembre muestra en su artículo 5.3 la posibilidad de externalizar en un tercero la expedición de facturas.

Permitir a Docuten firmar tus facturas electrónicas implica no tener la necesidad de expedir un certificado electrónico a nombre de la propia empresa. Es una opción totalmente válida y segura para la empresa, que puede evitar así el gasto de la compra de un certificado electrónico, además de suponer un gran ahorro de tiempo, puesto que la firma se realiza automáticamente en el momento de envío sin tener que realizar ninguna acción adicional. Además, el uso de la firma delegada es compatible con cualquier navegador (Chrome, Firefox, Edge, Safari…).