Factura electrónica

Si tu proveedor envía sus facturas electrónicas a través del portal de FACeB2B debe tener en cuenta que es obligatorio que indique vuestro código DIRe, por ejemplo:

ESNIF_EMPRESA0000

En Docuten, la recepción de las facturas a través de FACeB2B se registra de la siguiente manera:

• El proveedor envía la factura a través de FACeB2B y vosotros al poco tiempo la tenéis disponible en vuestra carpeta de «Facturas Recibidas» -> «Procesadas».
• Cuando tengáis la factura en vuestra disposición podéis actualizar su estado y marcarla como rechazada, aceptada, pagada… y Docuten automáticamente enviará un email a tus proveedores notificándoles cada cambio de estado. Por si te interesa, puedes seguir descubriendo nuestras funcionalidades: ¿Qué notificaciones de estados reciben tus proveedores por las facturas que envían?

Es una plataforma de distribución de facturas electrónicas para la remisión de facturas entre subcontratistas y contratistas del Sector Público.

Además, a través de FACeB2B también se pueden remitir facturas entre clientes y proveedores del sector privado sin que estén enmarcadas en la contratación pública.

Desde Docuten podemos ayudarte con cualquier duda relativa a estos temas, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros.

La obligatoriedad comenzó el 1 de julio del 2018. Esta afecta a todas las facturas emitidas por proveedores de contratistas de la administración posteriormente de dicha fecha, en aquellos contratos firmados después del 1 de marzo, fecha de entrada en vigor de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.

El envío y la recepción de las facturas se tiene que realizar a través de un servicio de facturación electrónica de una Empresa de Servicios de Facturación (ESF), como es el caso de Docuten, ya que no existe un portal web propio del Ministerio que permita remitir las facturas, recibirlas o gestionar los estados.

El DIRe es un código alfanumérico que identifica de forma única a cada empresa receptora de facturas y a cada Empresa de Servicios de Facturación (ESF). Su estructura es la siguiente:

1. Código de país en la codificación ISO3166-1 alfa 2 país.
2. NIF de la entidad.
3. Código de 4 dígitos formado por números y consonantes.

Por ejemplo, el DIRe de Docuten es: ESB856309780000

Para la emisión de la factura es obligatorio indicar en ella el DIRe del destinatario al cual va dirigido, es decir, el de la empresa receptora (no el de la Empresa de Servicios de Facturación (ESF)).

Se pueden buscar este código y la información asociada a cada uno de ellos en el Directorio de Entidades (DIRe).

Para la recepción de facturas, la empresa receptora de facturas debe darse de alta en el Directorio de Entidades (DIRe) para, posteriormente, darse de alta en FACeB2B. 

Te explicamos cómo en este vídeo: 

Desde Docuten ayudamos a nuestros clientes con cualquier duda relativa a estos temas, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros.

Esta obligación afecta a todas las facturas emitidas después del 1 de julio del 2018 por proveedores de contratistas de la administración, siempre que sean contratos firmados después del 1 de Marzo, momento de entrada en vigor de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.

El DIRe es un sistema similar a la codificación DIR3. Esta última está exclusivamente dirigida a codificar en un repositorio común las unidades de las Administraciones Públicas. Sin embargo, la codificación DIRe está enfocada a entidades privadas y/o a entidades públicas que puedan actuar bajo el derecho privado.

Desde Docuten podemos ayudarle con cualquier duda relativa a estos temas, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros.

Para el envío de facturas no es necesario darse de alta en FACeB2B ni realizar ningún otro trámite con la Administración Pública. Sin embargo, para la recepción sí.

Lo único que hace falta para enviar esas facturas es usar un servicio de facturación electrónica de una Empresa de Servicios de Facturación (ESF), como es el caso de Docuten.

Desde Docuten ayudamos a nuestros clientes con cualquier duda relativa a estos temas, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros.

La empresa receptora de facturas debe darse de alta en el Directorio de Entidades (DIRe) para, posteriormente, darse de alta en FACeB2B. Finalmente debe autorizar a una Empresa de Servicios de Facturación (ESF) a conectarse en su nombre a FACeB2B para descargarse las facturas que lleguen dirigidas a sus unidades DIRe.

En este vídeo, te mostramos el proceso paso a paso.

Desde Docuten ayudamos a nuestros clientes a realizar este trámite, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros si tiene dudas al respecto.

Para poder emitir una factura a FACeB2B, deberás indicar el DIRe en las preferencias de emisión de tu cliente. Para ello, haz clic en «Administrar > Clientes» en el menú lateral y después selecciona a tu cliente. Haz clic en «Preferencias de emisión» en la esquina superior derecha y, tras indicar FACeB2B como método de envío, podrás indicar el código DIRe de tu cliente.

Se pueden buscar los DIRe y la información asociada a cada uno de ellos en el Directorio de Entidades (DIRe).

El formato de factura electrónica admitido por FACeB2B es facturae (XML) en las versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2, con una extensión específica para las facturas emitidas a través de esta plataforma.

A través de servicios de facturación electrónica como Docuten es posible subir la factura en formatos CSV y XML, o crearla a través de un formulario web.

¡La facturación electrónica ha venido para quedarse! si aún tienes dudas echa un vistazo 👉 Ley Crea y Crece.

Por ello las empresas especializadas en este campo ponen a tu disposición distintos canales electrónicos por donde tus proveedores pueden hacerte llegar sus facturas. 

Docuten te ofrece la garantía de que una vez que la plataforma las registre en tu cuenta, de manera simultánea, os llegará a ti y a tu proveedor una notificación vía mail con los distintos estados (aceptada, recibida, rechazada y pagada) de tus facturas.

Esta funcionalidad os permitirá tener información en tiempo real de lo que está pasando con las facturas. Por ejeplo, si alguna de ellas resultara rechazada podrías proceder con su gestión gracias al motivo de rechazo que se detalla en cada factura.

Los motivos van a depender de la configuración que se establezca, las reglas de negocio o cualquier otra casuística que hayas establecido.

En Docuten, disponemos de los siguientes canales para la recepción de tus facturas: 

• Facturas en PDF (por email)
• Portal de proveedores
• Peppol
• FACeB2B

Dentro de las empresas los responsables de los distintos departamentos en numerosas ocasiones tienen que seguir largos procesos para validar facturas provenientes de sus proveedores. 

De aquí la importancia del uso de workflows de aprobación por departamentos o áreas de negocio. 

Un workflow de aprobación consiste en establecer una cadena de participantes, para que dependiendo del orden de prioridad que se les establezca sean los responsables de validar o invalidar las facturas.  

Por ejemplo, el proceso que rige dentro de Docuten es el envío de manera secuencial de un mail de notificación a los participantes del workflow “x” para que valide si el contenido de la factura es correcto o si, por el contrario, la tiene que rechazar pudiendo especificar un motivo de rechazo. 

Si se da esta situación, se envía un mail de notificación con el motivo de rechazo a las personas que hayan intervenido en dicho workflow. Además, llegaría un mensaje de rechazo al proveedor.

Veámoslo en un ejemplo práctico. En este caso se ha creado un workflow para el área de administración de Docuten, en donde participan 4 personas.

El día 12 de septiembre de 2022 el proveedor “x” nos emite una factura por mail en formato pdf. En primera instancia se extraerían los datos gracias al OCR (del inglés Optical Character Recognition), después, se almacenaría en la plataforma de Docuten al mismo tiempo que, si la factura en cuestión cumple con los parámetros que la identifica con el workflow de administración, habrá llegado al primero de los participantes del workflow un correo electrónico solicitando la validación de dicha factura. El proceso se va delegando en el orden que se haya establecido, hasta llegar al validador número 4.

Aquí veremos cómo funcionan los cambios de estado para las facturas electrónicas que se envían en pdf y las que se envían a través del Portal de Proveedores ✍

Por último, mencionaremos qué ocurre con las notificaciones de estados en caso de que integres Docuten con tu ERP.

Para las facturas que llegan por mail en formato pdf se notificará a tu proveedor de los siguientes estados:

• Recibida: factura que ya ha sido procesada por el sistema y que está pendiente de gestión por parte del receptor.
• Rechazada: ocurre cuando la factura que se ha enviado no cumple con las reglas de negocio que ha establecido el receptor, también puede ocurrir porque el CIF/NIF o receptor o emisor no son correctos. En otros casos, se suele dar porque el importe de la factura no coincide con los patrones registrados, etc.

En caso de que la factura se rechace, se especificará un motivo de rechazo ❌

Para las facturas que se envían a través del portal de proveedores, como en este caso el proveedor accede con un usuario y contraseña, se le da más detalle de los estados de las facturas que han subido al portal.

Los cambios de estado que puede visualizar tu proveedor serían los siguientes:

• Abierta: si el receptor de la factura abre el enlace que tiene dicho email para poder verla en la plataforma, el estado de la factura pasa a ser “abierta”.
• Aceptada: el receptor de la factura puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido aceptada. Desde Docuten se le envía un correo automático al proveedor que la ha remitido para informarle de este cambio de estado.
• Rechazada: el receptor de la factura puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido rechazada por contener algún error o no estar conforme con ella.
• Cobrada: cuando el receptor ha procedido con el pago de la factura.
• Anulada: el receptor de la factura puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido anulada. La factura se puede anular cuando el proveedor y el receptor se han dado cuenta de que la factura no es correcta.

Si se da el caso que el receptor está integrado con su ERP, puede configurar el envío de las notificaciones para que el proveedor reciba una notificación por cada cambio de estado de las facturas. Entre los que se podría configurar (ad hoc) para que el proveedor reciba una notificación de los cambios de estado que te resulte de interés.

Es evidente que para el correcto funcionamiento de tu empresa uno de los pilares que no puedes descuidar es todo lo que concierne a la facturación y dados los tiempos que corren por qué no hablar de la facturación electrónica.

Por este motivo, Docuten te permite registrar diferentes estados en la recepción de tus facturas, entre los más usados estarían: aceptada, recibida, pendiente de aprobación, en gestión, pagada, etc. 

No obstante, cabe destacar que en tu condición de cliente no verás los mismos estados que los que pueden recibir o visualizar tus proveedores. Además, dichas notificaciones de estados también van a depender del canal por el que te envían las facturas tus proveedores, que pueden ser los siguientes:

• Facturas en PDF (por email)
• Portal de proveedores
• Peppol
• FACeB2B