Factura electrónica

Las notificaciones más frecuentes corresponden con los estados: aceptada, recibida, rechazada, pagada y procesada. No obstante, a continuación te mencionamos algunas notificaciones extra.

• Aceptada: el receptor de la factura, nuestro cliente, puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido aceptada. Desde Docuten se le envía un correo automático al proveedor que la ha remitido para informarle de este cambio de estado.
• Recibida: la factura ya ha sido procesada por el sistema y está pendiente de gestión por parte del receptor.
• Rechazada: el receptor de la factura, nuestro cliente, puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido rechazada por contener algún error o no estar conforme con ella. 
• En gestión: el receptor de la factura, nuestro cliente, puede cambiar el estado cuando la factura se encuentre en trámite o en gestión.
• Pendiente: este estado se le da a las facturas recibidas por correo electrónico y las cuales se deben procesar por OCR. Cuando tienen este estado significa que el lector OCR no ha podido extraer automáticamente todos los datos del PDF de la factura y esta debe ser revisada de forma manual por Docuten.
• Procesada: significa que el lector OCR ya ha extraído los datos del PDF de la factura y está lista para su tramitación. 
• Pagada: cuando el receptor, nuestro cliente, ha confirmado el pago de la factura.

Si se da el caso que decides integrar tu ERP con Docuten podrás configurar el envío de las notificaciones para que tus proveedores reciban una notificación por cada cambio de estado de las facturas.  Además, por si fuera el caso, podrías configurar (Ad hoc) tu sistema para que tu proveedor reciba una notificación de los cambios de estado que más te interesen.

El lector OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología que te permite convertir tus archivos PDF, en formato digital con datos editables. 

El uso de esta tecnología te permitirá el reconocimiento de caracteres de cualquier tipo de documentos como facturas y albaranes para indexar la información en tus sistemas internos.

Lo que se busca con esta tecnología es la automatización de procesos administrativos que quitan mucho tiempo a tus trabajadores, así como tener un mayor control de tus datos y de la trazabilidad de los mismos.

Si actualmente cuentas con un software empresarial de tipo ERP, CRM o cualquier otro, Docuten te ofrece la posibilidad de integrar la emisión o recepción de tus facturas con tu sistema actual.

 Esto es posible gracias al uso de las tecnologías:

• API Rest
• sFTP

Todos sabemos lo tedioso que resulta gestionar las facturas que recibimos de nuestros proveedores, por ello, cuanto más automatizados estén nuestros procesos ¡mucho mejor!

Docuten, te da la posibilidad de establecer checks automáticos para que cuando recibas las facturas de tus proveedores y éstas NO cumplan ciertos parámetros éstas se invaliden de forma automática. 

Los checks automáticos más empleados por nuestros clientes son las siguientes: 

👉 Si una factura llega duplicada, el sistema lo reconocerá y la devolverá al proveedor indicándole el motivo “rechazada por ser una factura duplicada”

👉 Si los proveedores te hacen llegar documentos que no tienen relación con las facturas, es decir, que no sean la propia factura, pedidos o albaranes, se rechazará automáticamente indicándole el motivo.

👉 Podrás indicar aquellos datos que son imprescindibles para que la factura sea validada: CIF, razón social, fecha y número de la factura, número de pedido o cualquier otra información identificativa para tu equipo.

👉 Podrás establecer un límite de entrada de facturas, de manera que, una vez llegado ese día, se le devolverá al proveedor indicándole el motivo.

Con estas validaciones automáticas consigues ahorrar una enorme cantidad de tiempo, ya que te permite gestionar un gran volumen de facturas.

Gracias a nuestra solución OCR tus proveedores podrán enviar sus facturas en PDF, adjuntarlas por correo electrónico y enviarlas a una cuenta de Docuten específica para ti. 

La tecnología OCR recogerá y estructurará la información de las facturas y las indexará en tus sistemas. 

En este punto, si hay facturas poco habituales que requieren un trabajo más exhaustivo contamos con un equipo dedicado a corregir y procesar manualmente los datos recogidos por el OCR. De esta manera, ayudamos a que el lector lo aprenda para futuras ocasiones.

Sí. Docuten cuenta con módulos de SAP factura  y MS Dynamics (Microsoft factura electrónica). 

Lo que buscamos es que la integración con tu ERP sea sencilla y rápida, con la implementación de estos módulos nos aseguramos de que sólo instales y configures las funcionalidades necesarias, sin la necesidad de desarrollar código. 

La integración de tu recepción electrónica de facturas SAP puede darse dentro de las soluciones  SAP, R/3, HANA y S/4 HANA. Todo con menores costes en tiempo y dinero.

Con MS Dynamics la recepción electrónica de facturas en un mismo punto permitirá mejorar la trazabilidad, el control y la operatividad de los procesos. 

Si tu proveedor envía sus facturas electrónicas a través del portal de FACeB2B debe tener en cuenta que es obligatorio que indique vuestro código DIRe, por ejemplo:

ESNIF_EMPRESA0000

En Docuten, la recepción de las facturas a través de FACeB2B se registra de la siguiente manera:

• El proveedor envía la factura a través de FACeB2B y vosotros al poco tiempo la tenéis disponible en vuestra carpeta de «Facturas Recibidas» -> «Procesadas».
• Cuando tengáis la factura en vuestra disposición podéis actualizar su estado y marcarla como rechazada, aceptada, pagada… y Docuten automáticamente enviará un email a tus proveedores notificándoles cada cambio de estado. Por si te interesa, puedes seguir descubriendo nuestras funcionalidades: ¿Qué notificaciones de estados reciben tus proveedores por las facturas que envían?